Rambøll-rapport: Fortsat massive problemer med offentlige it-projekter!

Rambølls undersøgelser viser, at myndigheder udfordres af massive problemer med deres it-udbud og -projekter. Det gælder særligt ”Overskredne Budgetter, manglende konkurrence og fejl i leverancer”.

Nedenfor gennemgår vi nogle af Rambøll-rapportens highlights, hvor de adspurgte myndigheder bl.a. har svaret, at de ”i høj grad” kan bekræfte følgende udfordringer ved deres it-projekter:

• 46 % oplever, at den tilbudte kontraktsum overstiger budgettet
• 81 % oplever forsinkelse af leverancerne
• 79 % oplever flere fejl end forventet  
• 55 % oplever manglende funktionalitet
• 54 % oplever mange ekstraregninger ud over kontraktsum

De udfordringer, som omtales i Rambølls rapport, er desværre velkendte og er noget vi har talt om i mange år – helt tilbage fra Bonnerup-rapporten fra 2001 i kølvandet på Amanda-skandalen og endda før det.

Danmark er foregangsland inden for offentlig digitalisering. Vi er kåret som verdensmestre i offentlig digitalisering af FN. Vi har dog betalt en høj pris for dette ”verdensmesterskab” i form af kriseramte og kuldsejlede offentlige it-projekter. Det hører også med til historien, at det næsten er umuligt for offentlige myndigheder at estimere den kompleksitet, tid og økonomi, som et stort digitaliseringsprojekt er forbundet med. Det betyder omvendt ikke, at leverandørerne skal fritages for at leve op til det, de har skrevet under på i kontrakten.

Pointen er, at det ikke er vejen frem at bruge Rambøll-rapporten til at udpege en syndebuk. Rambøll-rapporten kortlægger og identificerer nogle af de udfordringer, som alle os, der til daglig arbejder med offentlig digitalisering kan bruge til at blive klogere på vores fælles virkelighed.

Men hvad kan vi så konkret gøre for at komme nogle af de udfordringer, som Rambøll-rapporten beskriver til livs?
Her kommer nogle highlights baseret på vores erfaringer i Bird & Bird:

• Sæt tilstrækkelig tid og økonomi af til anskaffelsen, inklusive til egne ressourcer
• Prioriter en kompetent og fast styring af projektet gennem hele udbudsforløbet og implementeringen med deltagelse af ressourcer, der har erfaring med digitaliseringsprojekter
• Gennemfør markedsundersøgelse og -dialog før udbuddet
• Involver brugere af systemet i arbejdet med kravspecifikationen
• Benyt udbudsformen udbud med forhandling
• Overvej en systemdemonstration som en del af udbuddet
• Overvej at stille krav til kodekvalitet og måling heraf
• Udarbejd en velafbalanceret kontrakt med fokus på projektstyring og samarbejde (ikke kun hvad, men også hvordan?)
• Del digitaliseringsprojekterne op i faser/delleverancer (”spis elefanten i små bidder”)
• Gennemfør eventuelt en pilotfase/et proof of concept
• Få lavet det sværeste først
• Hav stor fokus på samarbejdsrelationen – og kontinuitet i bemandingen på begge sider
• Opbyg en god og tillidsbaseret relation – brug ”Kodekset for det gode kunde- og leverandørsamarbejde”, som du kan finde her.
• Skab den rigtige konkurrence - dvs. sørg for at få det optimale felt af tilbudsgivere bl.a. gennem kravene til prækvalifikation
• Sørg for at skabe den bedst mulige konkurrence – herunder ved ikke at have for stort fokus på pris
• Hav en Plan B klar, hvis udbuddet eller projektet bliver forsinket (det bliver det!)
• Brug kontrakten aktivt i kontrakt- og leverandørstyringen
• Håndtér konflikter hurtigt og effektivt. Det betaler sig, at parterne tidligt i får skabt et rum for håndtering af uoverensstemmelser – og konflikter vil opstå!
• Vær klar til at ”trække stikket,” hvis projektet ikke står til at redde – og gør det hurtigt (”fast to failure”)