Ny vejledning om flere kvinder i ledelse

Erhvervsstyrelsen har udgivet en ny vejledning, der klargør kravene til, hvordan virksomheder skal fastsætte og rapportere om måltal og politik for kvinder i ledelsen.

REGLERNE KORT
Den 1. april 2013 trådte de nye regler om kvinder i ledelse i kraft. De omfattede virksomheder skal opstille måltal for andelen af kvinder i bestyrelsen samt udarbejde en politik for at øge andelen af kvinder på de øvrige ledelsesniveauer. Herudover indeholder reglerne en afrapporteringspligt, da virksomhederne skal redegøre for opfyldelsen af måltallet samt oplyse om deres politik. Erhvervsstyrelsen har udstedt en ny vejledning, der tilsigter at skabe yderligere klarhed over virksomhedernes forpligtelser.

Hvis virksomheden allerede har en ligelig fordeling af kvinder og mænd i ledelsen, er den ikke forpligtet til at fastsætte måltal og udarbejde en politik. Ved ligelig fordeling menes, at begge køn er repræsenteret med mindst 40 %. Uanset om virksomheden har en ligelig fordeling i bestyrelsen og/eller i den øvrige ledelse og derfor, som følge heraf, ikke har fastsat måltal og/eller udarbejdet en politik, vil virksomheden være omfattet af afrapporteringsforpligtelsen i årsregnskabsloven. Virksomheden vil derfor skulle oplyse om den ligelige fordeling.

OMFATTEDE VIRKSOMHEDER
Reglerne om fastsættelse af måltal og politik gælder for børsnoterede virksomheder og statslige aktieselskaber i regnskabsklasse D samt for store virksomheder, herunder erhvervsdrivende fonde, omfattet af regnskabsklasse C. Med store virksomheder forstås virksomheder, der overskrider to af følgende kriterier i to på hinanden følgende regnskabsår:

• en balancesum på 143 mio. kroner


• en nettoomsætning på 286 mio. kroner


• et gennemsnitligt antal heltidsbeskæftigede på 250.

Større finansielle virksomheder, betalingsinstitutter, investeringsforeninger og andre finansielle aktører vil blive omfattet af tilsvarende regler.

Vejledningen indeholder vigtige præciseringer og praktiske eksempler, der er værd at fremhæve:

LIGELIG FORDELING
Virksomheder med én direktør
Reglerne har især givet praktiske problemer for anpartsselskaber, der har valgt en ledelsesform med én direktør og ingen bestyrelse. Vejledningen præciserer, at i virksomheder, hvori det øverste ledelsesorgan består af et medlem, anses virksomheden for de facto at have en ligelig fordeling. Virksomheden skal derfor ikke opstille et måltal. Det er dog vigtigt at fremhæve, at virksomheden fortsat vil være forpligtet til at oplyse om den ligelige fordeling i ledelsesberetningen.

Bestyrelse med tre medlemmer
I virksomheder med tre bestyrelsesmedlemmer anses en fordeling med en kvinde og to mænd, som en ligelig fordeling. Der er derfor ikke krav om, at antallet af bestyrelsesmedlemmer øges for at komme op på en 40/60-fordeling. Virksomheden skal huske at oplyse om den ligelige fordeling i ledelsesberetningen.

I virksomheder med enten fire, seks eller otte medlemmer vil der derimod skulle være lige mange af hvert køn for at opfylde kravet om en ligelig fordeling. Der vil derfor skulle opstilles måltal, hvis der f.eks. er tre kvinder i en bestyrelse med otte medlemmer.

MÅLTAL
Hvis virksomheden har nået sin målsætning, men endnu ikke opnået en ligelig fordeling, skal der fastsættes et nyt måltal. Det nye måltal skal fastsættes til en større andel, end den andel, som kvinderne udgør på tidspunktet for fastsættelse af måltallet. Det er derfor ikke muligt at fastholde status quo. Hvis virksomheden ikke har nået sit måltal – eventuelt fordi måltallet først skulle realiseres efter en længere periode – vil det oprindelige måltal kunne opretholdes.

Erhvervsdrivende fonde
Det er alene de generalforsamlingsvalgte bestyrelsesmedlemmer, der tælles med ved vurderingen af, om en virksomhed har en ligelig fordeling, og det er også kun de generalforsamlingsvalgte medlemmer af bestyrelsen, som måltallet fastsættes for. Erhvervsdrivende fonde har ikke ejere og derfor heller ingen generalforsamling. Det er alene fondens vedtægt, der fastsætter bestyrelsens sammensætning. Kravet om måltal gælder derfor for alle de vedtægtsmæssige medlemmer af fondens bestyrelse, men ikke for de eventuelle medarbejdervalgte bestyrelsesmedlemmer.

POLITIK
Bestyrelsen er forpligtet til at udarbejde en politik for at øge andelen af kvinder i virksomhedens ledelsesniveauer under bestyrelsen. Der er kun krav om udarbejdelse af en politik, hvis virksomheden det seneste regnskabsår har beskæftiget mindst 50 medarbejdere. Vejledningen præciserer, at hvis et moderselskab opstiller måltal og udarbejder en politik på koncernniveau, vil beregningen af antallet af medarbejdere skulle ske på koncernniveau.

Virksomhederne skal foretage aktive handlinger for at øge andelen af kvinder, og det er ikke tilstrækkeligt, at de valgte tiltag er rettet mod ansættelse af nye medarbejdere. Tiltagene skal også være rettet mod de medarbejdere, der allerede er i virksomheden, f.eks. som en mentorordning.

SÆRLIGT OM KONCERNER
Retstillingen for koncerner har givet anledning til mange spørgsmål. Vedledningen præciserer, at et moderselskab for en koncern vil blive omfattet af reglerne, selvom moderselskabet ikke selv opfylder betingelserne, hvis betingelserne er opfyldt på koncernniveau. Det vil sige, at det er koncernens samlede antal medarbejdere og koncernomsætning mv., der bruges som beregningsgrundlag. Hvis et moderselskab opstiller måltal og politik for kvinder på koncernniveau, vil samtlige datterselskaber – også dem, der ikke selvstændigt vil være omfattet af forpligtelsen f.eks. udenlandske virksomheder – blive omfattet.

AFRAPPORTERING
For de fleste virksomheder fandt den første afrapportering baseret på de nye regler om kvinder i ledelse sted i begyndelsen af 2014. Afrapporteringen medførte adskillige praktiske udfordringer for de omfattede virksomheder. Vejledningen har taget højde for udfordringerne og indeholder en udførlig beskrivelse af, hvordan oplysningspligten skal håndteres i praksis. Der er ingen formkrav, men virksomhederne opfordres til at være så specifikke i deres rapporteringer som muligt.

Redegørelse for måltal
Virksomhederne skal årligt redegøre for måltallet – også selvom den fastsatte tidshorisont endnu ikke er udløbet. Det betyder, at virksomhederne hvert år skal 1) angive det fastsatte måltal, 2) oplyse om den aktuelle sammensætning af mænd og kvinder i bestyrelsen, 3) konkludere om måltallet er nået eller ikke er nået samt eventuelt 4) begrunde hvorfor måltallet ikke er nået. Virksomheden skal forholde sig til, hvad der er gjort for at opfylde måltallet og forklare, hvorfor målsætningen på trods heraf endnu ikke er nået. Det ikke er tilstrækkeligt at anføre, at måltallet ikke er opfyldt, fordi den angivne tidsperiode ikke er udløbet endnu.

Redegørelse for politikken
Virksomhederne skal redegøre for deres politik, hvilket betyder, at der skal oplyses om: 1) selve politikken 2) hvordan politikken omsættes til handling, f.eks. hvilke procedurer der er sat op etc. og 3) hvad der er opnået som følge af virksomhedens arbejde med kønssammensætningen i de øvrige ledelsesniveauer, og hvad virksomhedens forventninger er til arbejdet i fremtiden. Det er derfor ikke nok at oplyse, at virksomheden har indført en mentorordning.

Redegørelsesmåder
Vejledningen indeholder desuden en udførlig beskrivelse af forskellige redegørelsesmåder, f.eks. i ledelsesberetningen, på selskabets hjemmeside, i en særskilt CSR-rapport, eller i en Global Compact-rapport.

NYE PRAKTISKE UDFORDRINGER
Vi har hjulpet mange virksomheder med at implementere reglerne om kvinder i ledelse, og vi er løbende i dialog med Erhvervsstyrelsen om de praktiske udfordringer, reglerne medfører. Vi følger udviklingen nøje og kan besvare konkrete spørgsmål i relation til reglernes betydning for din virksomhed.

---