Jurainfo logo
LUK
Juridiske nyheder Arrangementer Find juridisk specialist Jobbørs Domme
Om Jurainfo Juridiske links Privatlivspolitik Kontakt
Ansøg om en profil Bliv kursusudbyder Bliv jobannoncør
Artikel

Når mistanken er vakt: En praktisk guide til foretagelse af interne undersøgelser i din virksomhed

Kromann Reumert
22/11/2021
Når mistanken er vakt: En praktisk guide til foretagelse af interne undersøgelser i din virksomhed
Kromann Reumert logo
Med skrappere lovgivning, øget risiko for ransagninger og dawn raids samt en større opmærksomhed omkring intern svig og korruption får flere og flere virksomheder behov for at foretage interne undersøgelser og analyser. Vi guider dig til, hvordan du skal gribe situationen an, hvis din virksomhed står foran en intern undersøgelse.

Der kan være mange grunde til, at virksomheder foretager interne undersøgelser. Nogle undersøgelser foretages på baggrund af henvendelser fra myndigheder, mens andre foranlediges af mistanke om medarbejdere eller samarbejdspartneres overtrædelse af interne regler, lovgivning eller uetisk adfærd. Undersøgelser ses også foretaget på baggrund af udefrakommende cyberkriminalitet eller svig. Uanset baggrunden og formålet med undersøgelsen er der en lang række skridt, som virksomheder bør være opmærksomme på, når interne undersøgelser foretages.


I det følgende giver vi dig nogle af de væsentligste praktiske skridt, som er en del af vores faste arbejdsprocesser, og som med fordel bør inddrages, når interne undersøgelser foretages.


Sikre data

En forudsætning for at foretage en intern undersøgelse er at sikre den data, som kan indeholde relevante oplysninger for undersøgelsen. Der bør derfor foretages back-up af al relevant data for at sikre materialet, ligesom evt. løbende, periodisk sletning bør standses. Man kan med fordel tænke bredt i forhold til datakilder og ud over mails også inddrage SMS-beskeder, Teams-data mm. Ligeledes bør I afdække, om også eksterne kilder kan belyse sagens forhold og derfor om muligt bør sikres. Af hensyn til princippet om dataminimering bør den relevante periode, som undersøgelsen skal forholde sig til, fastlægges for at begrænse datamængden.


Som oftest vil det være relevant også at sikre fysisk materiale i form af eksempelvis harddrives, mobiltelefoner, tablets og fysiske dokumenter mv.


Stop ulovligheden eller pengestrømmen


Lovovertrædelser skal stoppes omgående, og hvis ikke det er til hinder for retlige forpligtelser eller undersøgelsens formål, bør eventuelle igangværende handler og transaktioner også stoppes.


Nedsæt et undersøgelsesteam

Nedsæt et undersøgelsesteam med veldefinerede roller bestående af medarbejdere fra virksomheden og virksomhedens eksterne rådgiver. En klar rollefordeling er både med til at sikre, at undersøgelsen forløber effektivt, og at kommunikation holdes fortroligt og beskyttes af legal privilege.


Orienter og instruer relevante medarbejdere

Er det muligt i forhold til undersøgelsens karakter, bør I overveje at orientere relevante medarbejdere om, at der pågår undersøgelse og samtidig instruere dem i ikke at bortskaffe eller slette information, som kan være relevant for undersøgelsen. Samtidig skal de pågældende medarbejdere orienteres om deres tavshedspligt og særlig fortrolighed i forhold til oplysninger vedrørende undersøgelsen.


Foretag en "Early Case Assessment"

Ofte ved man ikke i den indledende fase, hvad der rent faktisk er sket. Det kan være en hjælp at gennemsøge nøglepersoners tilgængelige elektroniske information (typisk mailbokse eller SMS-data fra mobiltelefoner) for særlige søgeord og for en afgrænset periode. Det kan være med til at afdække, om en mistanke kan be- eller afkræftes, og om det berettiger en større og mere dybdegående undersøgelse.


Kromann Reumert har digitale værktøjer, der muliggør undersøgelse af elektronisk information af både større og mindre omfang, så der ikke iværksættes en større undersøgelse, end en mistanke giver anledning til.


Vurder legitimiteten af datagennemgangen

Sikrede mailbokse og telefoner vil normalt altid indeholde personoplysninger og oplysninger af privat karakter. Det er derfor vigtigt at vurdere, om der er et legitimt grundlag for at gennemgå mailbokse og mobiltelefoner, ligesom det er vigtigt at sikre - hvis der er et legitimt grundlag - at datagennemgangen sker på en måde, der friholder oplysninger af privat karakter fra undersøgelsen.


Lav en kommunikationsplan og et kriseberedskab

Aftal, hvem der udtaler sig og afstem alle speaking points med den juridiske rådgiver.
Har du spørgsmål til dette indlæg, er du mere end velkommen til at kontakte os.
Gå ikke glip af vigtig juridisk viden - Tilmeld dig vores nyhedsservice her.
Kromann Reumert logo
København
Sundkrogsgade 5
2100 København Ø
70 12 12 11
mail@kromannreumert.com
Aarhus
Rådhuspladsen 3
8000 Aarhus C
London
65 St. Paul's Churchyard
London EC4M 8AB
Nyhedsservice
Gå ikke glip af vigtig juridisk viden
Vælg selv dine interesseområder og modtag juridisk nyt fra landets førende specialister.
Tilmeld dig nu
Jobbørs
Jurist til lovarbejde og politikudvikling på jernbaneområdet i Transportministeriets departement
Dygtige jurister til et politisk og udfordrende miljø i Transportministeriets departement
Skarp jurist til kommunal- og forvaltningsret
Skarpe jurister til internationalt kontor (genopslag)
Annoncér dit stillingsopslag her
Faglige videoer, der kunne være relevante for dig
Har du styr på din eksportkontrol, når du eksporterer varer til udlandet?
Eksporterer din virksomhed varer til udlandet? Så er den formentligt underlagt reglerne om eksportkontrol. Annelise Lykke Schmidt, specialist i Trade Compliance, kommer i ovenstående video nærmere ind på reglerne relateret til eksportkontrol.
Jurainfo logo

Jurainfo.dk er landets største juridiske online-platform samt formidler af juridisk viden. Her finder du juridiske nyheder, kurser og arrangementer. Vi hjælper dagligt danske virksomheder med at tilegne sig juridisk viden samt at sætte virksomheder i forbindelse med den rigtige juridiske rådgiver, når de har brug for råd og vejledning.

Jurainfo.dk ApS
CVR-nr. 38375563
Vandtårnsvej 77, DK-2860 Søborg
(+45) 71 99 01 11
kontakt@jurainfo.dk
Ønsker du hjælp til at finde en specialist?
© 2021 Jurainfo.dk - Juridiske nyheder og arrangementer samlet ét sted