Miljømærker letter ordregivers dokumentationsbyrde i det bæredygtige indkøb

Miljømærker sætter rammen for udbuddet

Ordregivers ret til at anvende miljømærker i udbud er ikke ny som sådan, men blev implementeret i udbudsloven i 2016. Det er blot i de senere år – som med bæredygtighed generelt – at anvendelsen af miljømærker er blevet udbredt i tiltagende grad.

Det er vores vurdering, at ordregivers tiltagende tilbøjelighed til at anvende miljømærker er en god tendens; det fjerner en stor del af byrden forbundet med vurderingen af indleveret dokumentation for tilbudte produkter eller løsningers bæredygtighed og er med til at sætte rammen for udbuddet.

Vi har i en tidligere artikel beskrevet, hvordan ordregiver kan skarpvinkle udbudsprocessen fra start ved brug af bæredygtige egnetheds- og udvælgelseskriterier, se her. En af de vigtigste pointer i den sammenhæng er, at ordregiver skal besidde en god indsigt i det konkrete marked for at ramme det rette spændingsfelt mellem bæredygtige egnetheds- og udvælgelseskriterier.

Miljømærker kan anvendes som enten egnetheds- eller udvælgelseskriterium, det vil sige enten som et ultimativt krav eller som et konkurrenceparameter. Ordregivers markedsindsigt er i valget mellem de to derfor afgørende for, om rammen for udbuddet bliver sat korrekt, eller om den bliver urealistisk stram (eller unødvendigt lempelig). Det er derfor vores anbefaling, at den tvivlsomme ordregiver gennemfører en markedsdialog forud for udbudsprocessen.

Fordelene ved markedsdialogen kan du læse mere om her.

Miljømærkning Danmark viser vejen

Miljømærkning Danmark har ansvaret for Danmarks officielle miljømærker, Svanemærket og EU-Blomsten. Svanemærket og EU-Blomstens særlige styrke er, at de begge er baseret på den internationale standard ISO14024 og derfor udgør ”type 1-miljømærker”.

Vi har i samarbejde med Miljømærkning Danmark netop udgivet en artikel om brugen af miljømærker i udbudsprocessen, nærmere bestemt tre tips til en optimeret brug af miljømærkerne. Artiklen kan læses her.

Essensen af artiklen er, at man som ordregiver roligt kan anvende miljømærker i sine udbud.

Selvom brugen af miljømærker letter en del af byrden ved gennemgang af dokumentation, så fjernes den ikke helt. Ordregiver er fortsat forpligtet til at acceptere anden passende dokumentation i henhold til udbudslovens § 46, stk. 4.

Ordregivers forpligtelse til at acceptere anden passende dokumentation er begrænset

En central begrænsning i ordregivers forpligtelse til at acceptere anden passende dokumentation er 1-times-reglen. Denne vejledende regel slår fast, at ordregiver som udgangspunkt kun er forpligtet til at gennemgå og acceptere anden passende dokumentation, hvis ordregiver maksimalt skal bruge en time på det pr. tilbud, ud over hvad ordregiver skal bruge på at konstatere, om ansøgeren/tilbudsgiveren er i besiddelse af det påkrævede mærke.

1-times-reglen finder alene anvendelse, hvis en ansøger/tilbudsgiver ikke har det påkrævede mærke, selv om det har været muligt at opnå det inden for den gældende frist.

Ordregiver skal have sig for øje, at overholdelse af 1-times-reglen beror på en konkret vurdering i det pågældende udbud. Anvendelse af reglen er udtryk for et skøn, som foretages af ordregiver. Det er derfor vores formodning, at Klagenævnet for Udbud som udgangspunkt vil være tilbageholdende med at tilsidesætte anvendelse af reglen, så længe ordregiver reelt har foretaget et skøn.

Budskabet herfra er derfor: Brug miljømærker i dit udbud. De letter dokumentationsbyrden i det bæredygtige indkøb og sætter rammen for udbuddet, hvis de bliver anvendt korrekt.