Markedsdialogen optimerer bæredygtige udbud og minimerer risikoen for annullering af udbudsprocessen

Ordregivers forberedelse af markedsdialogen er central

Det er muligheden for skræddersyning og formfrihed, der gør markedsdialogen til et potentielt meget effektivt værktøj ved tilrettelæggelse af bæredygtige udbud.

Det er derfor afgørende, at man som ordregiver gør sig tanker om formålet med den konkrete markedsdialog samt beskriver dette klart og tydeligt i offentliggørelsen af dialogen.

En succesfuld markedsdialog er derfor afhængig af ordregivers forarbejde. Det skal forstås således, at en skarpvinklet og detaljeret præsentation og beskrivelse af anskaffelsen og ordregivers mål med den, vil forhøje chancen for at modtage kvalificerede og brugbare svar fra markedet under markedsdialogen.

En detaljeret beskrivelse af en konkret anskaffelse kan komme til udtryk ved, at ordregiver offentliggør en gennemarbejdet kravspecifikation, der indeholder detaljerede beskrivelser af mindstekrav og konkurrerbare krav i forbindelse med anskaffelsen. Det vil i den sammenhæng være formålstjenstligt, at ordregiver i hvert fald har gjort sig overvejelser eller truffet foreløbige valg om bæredygtige tiltag, herunder om bæredygtighedsaspektet skal indgå som mindstekrav eller konkurrenceudsættes, eller om der skal anvendes en blanding heraf.

Som supplement kan ordregiver med fordel overveje at formulere en række konkrete spørgsmål, der ønskes besvaret af markedet under markedsdialogen. Det hjælper til at afgrænse markedsdialogen til de forhold, som ordregiver ønsker input til, herunder hvorvidt ordregivers foreløbige valg overhovedet er mulige at opfylde.

Det er vigtigt at understrege, at en succesfuld markedsdialog, der lægger grundstenen for en succesfuld udbudsproces, kræver god forberedelse. Ordregiver skal nemlig have tid til at analysere de modtagne input fra markedets aktører for at kunne tage kvalificerede valg om justering af udbudsmaterialet efter markedsdialogen.

Billigere og bedre indkøb

Niels Bjerring, der er kontrakt- og udbudsansvarlig hos Rosendahls A/S, har deltaget i en række markedsdialoger indenfor udbud, og det er hans oplevelse, at markedsdialogen fører til mere omkostningseffektive udbud, hvor risikoen for annullering af udbudsprocessen formindskes.

”Der er ingen tvivl om, at en markedsdialog inden selve udbudsfasen, har en række åbenlyse fordele både for ordregiver og tilbudsgiver herunder:

• Klarhed i udbudsmaterialet, da vi ikke behøver at stille spørgsmål til ordregiver i udbudsprocessen.
• Transaktionsomkostningerne mindskes idet både ordregiver og tilbudsgiver skal bruge mindre tid i selve udbudsprocessen.
• Risikoen for at udbuddet annulleres grundet fejl i udbudsmaterialet minimeres, da markedsdialogen medvirker til afklaring af spørgsmål og eventuelle misforståelser i f.eks. kravspecifikationen.”

Rosendahls A/S har gennem sin mangeårige erfaring med deltagelse i udbud indenfor grafiske produkter og ydelser opbygget en forståelse for præmisser og beslutningsprocesser i det offentlige, og Rosendahls A/S har længe savnet større anvendelse af markedsdialogen, især indenfor den bæredygtige omstilling.

”Konsekvensen af manglende anvendelse af markedsdialog kan resultere i at ordregivers ønsker og krav om bæredygtig omstilling ikke kan indfries, hvis ordregiver er usikker på, hvilken form for bæredygtighed en given branche er i stand til at tilbyde ordregiver. Denne usikkerhed kan en markedsdialog være med til eliminere.”

Overvej altid at forberede udbud med en markedsdialog

Det er Bird & Birds anbefaling, at ordregivere som udgangspunkt altid overvejer, om det giver mening at anvende markedsdialogen inden igangsættelse af en udbudsproces. I nogle tilfælde vil det formentlig være en unødvendig omkostning. Det kan eksempelvis være ved udbud af standardydelser, hvor ordregiver har et indgående kendskab til markedet og de mulige tekniske løsninger, der eksisterer og er under udvikling.

Markedsdialogen kommer derimod til sin ret, når ordregiver skal begive sig ud på ubetrådt land. Når ordregiver skal udbyde en ydelse, hvor der hersker tvivl om, hvad markedet kan opfylde. Det er Bird & Birds anbefaling, at markedsdialogen eksempelvis anvendes i følgende tilfælde:

• Ordregiver kan anvende markedsdialogen som en generel oplysning til markedet om, at ordregiver fremadrettet vil fokusere på bæredygtighed i sine udbud, herunder give et overblik over de kommende udbud indenfor en nærmere afgrænset periode.
• Ordregiver overvejer at igangsætte et udbud med nye og (måske) uafprøvede tekniske løsninger, men mangler det fornødne kendskab til markedet. Markedsdialogen kan derfor anvendes af ordregiver til at få overblik over, hvordan markedets aktører vil kunne levere den påtænkte ydelse.
• Ordregiver skal trykteste sine foreløbige valg af mindstekrav i markedet for at få afklaret mindstekravenes indflydelse på prisen og leverandørfeltet, herunder hvordan ordregiver kan justere mindstekravene for at undgå unødig fordyrelse af projektet.