-(1)-(2)-(1)-(1)-large.jpg)
Klagenævnet for Udbuds kendelse af 4. oktober 2024, Babcock Vehicle Engineering Limited mod Forsvarsministeriets Materiel- og Indkøbsstyrelse
Kort om sagen
I februar 2024 udbød Forsvarsministeriets Materiel- og Indkøbsstyrelse ("FMI") to rammeaftaler om anskaffelse og vedligeholdelse af "off-road utility vehicles" til en samlet værdi på op til 2 milliarder kroner. Udbuddet blev gennemført som et udbud med forhandling efter forsvars- og sikkerhedsdirektivet. FMI prækvalificerede tre virksomheder, hvoraf Toyota Danmark A/S i konsortium med Babcock Vehicle Engineering Limited ("Konsortiet") endte med ikke at afgive tilbud, da FMI ikke havde besvaret deres spørgsmål..
Ifølge FMI's udbudsbetingelser skulle spørgsmål fra tilbudsgiverne indsendes og besvares via Q&A-modulet på udbudsportalen. Konsortiet forsøgte at indsende spørgsmål om aftenen den 30. april 2024, inden spørgsmålsfristen udløb den efterfølgende dag, men modtog en fejlmeddelelse om, at spørgsmålsfristen var passeret. Det lykkedes dog Konsortiet at fremsende spørgsmålene til FMI via fanen for tilbudsafgivelse i stedet og den 7. maj 2024 fremsendte Konsortiet også spørgsmålene via e-mail.
Den 15. maj 2024 meddelte FMI, at de ikke havde modtaget Konsortiets spørgsmål igennem Ethics. Konsortiet anmodede derfor om en udsættelse af tilbudsfristen, men det afviste FMI.
Som følge heraf indgav Konsortiet en klage til Klagenævnet for Udbud og anførte, at FMI havde handlet i strid med principperne om ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitet ved ikke at besvare de spørgsmål, som Konsortiet havde indsendt den 30. april 2024 på udbudsportalen, og ved ikke at udsætte tilbudsfristen på trods af, at det ifølge Konsortiet måtte stå klart for FMI, at der var sket en (teknisk) fejl ved indsendelsen af spørgsmålene.
Klagenævnet for Udbuds kendelse
Klagenævnet skulle derfor tage stilling til, om FMI havde pligt til at besvare Konsortiets spørgsmål, og om spørgsmålene var blevet stillet korrekt. Klagenævnet lagde her vægt på, at det fremgik af udbudsbetingelserne, at spørgsmål skulle stilles igennem Q&A-modulet på udbudsportalen for at sikre anonymitet og overholdelse af ligebehandlingsprincippet. Klagenævnet konstaterede, at det derfor ikke blot var en ordensforskrift.
Ifølge Klagenævnet var det Konsortiets ansvar at stille spørgsmålene korrekt, og en fejlagtig brug kunne ikke føre til, at FMI havde overtrådt principperne om ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitet. Klagenævnet henviste i den forbindelse til, at der ikke var konstateret tekniske driftsforstyrrelser og/eller enkeltstående fejl den dag, hvor Konsortiet havde forsøgt at indsende spørgsmålene. Dette blev understøttet af, at de øvrige tilbudsgivere den pågældende dag havde kunnet foretage upload af spørgsmål.
Derudover udtalte Klagenævnet, at det ville have været i strid med principperne om ligebehandling og gennemsigtighed, hvis FMI havde besvaret de fremsendte spørgsmål via e-mail, da dette ville være i strid med udbudsbetingelserne.
Klagenævnet fandt derfor ikke grundlag for at konstatere, at FMI havde pligt til at besvare Konsortiets spørgsmål eller udsætte tilbudsfristen.
Vores bemærkninger
Kendelsen fungerer som en påmindelse om Klagenævnets faste praksis, nemlig at både tilbudsgiver og ordregiver er bundet af de formkrav, der er fastsat i udbudsbetingelserne, selv når sådanne krav kan fremstå som uvæsentlige eller formalistiske.
Når udbudsbetingelserne opstiller "spilleregler" for tilbudsgiverne, er det tilbudsgivers ansvar og risiko at overholde disse regler. Konsortiet bar derfor risikoen for, at den foreskrevne metode for upload af spørgsmål ikke blev fulgt. Omvendt viser kendelsen, at spillereglerne også binder ordregiver. Hvis FMI havde besvaret spørgsmålene, selvom de var stillet på en måde, der afveg fra udbudsbetingelserne, ville det have været i strid med ligebehandlings- og gennemsigtighedsprincippet.
Derudover må kendelsen læses sådan, at ordregiver bærer ansvaret for eventuelle fejl i udbudssystemet – altså fejl på ordregivers side af bordet – som kunne have været skyld i, at spørgsmålene ikke var nået frem. Imidlertid kunne Konsortiet ikke løfte bevisbyrden for, at der var sket en teknisk fejl, og derfor faldt risikoen tilbage på dem.
Det er i øvrigt ikke den første klagesag, der udspringer af tekniske problemer. Tidligere i år har Klagenævnet forholdt sig til et lignende spørgsmål i sagen Anchersen A/S mod Trafikselskabet Movia, hvor Anchersens ansøgning om prækvalifikation var blevet afvist, fordi ansøgningen ikke var udfyldt og indleveret korrekt igennem udbudssystemet. I kendelsen BKI mod Region Syddanmark blev der også rejst spørgsmål om udbudssystemets funktioner som årsag for tilbudsgiverens udfordringer. Alle disse sager illustrerer tydeligt, hvordan små (primært tekniske) fejl kan få store og ærgerlige konsekvenser for tilbudsgiver – og ordregiver – da de i værste fald kan forhindre en tilbudsgiver i at deltage i udbuddet. Det gode råd er derfor at være i god tid, grundig i sin proces og undgå unødvendige spilleregler.
Jurainfo.dk er landets største juridiske nyhedsside. Her finder du juridiske nyheder, kurser samt ledige juridiske stillinger. Vi hjælper dagligt danske virksomheder med at tilegne sig juridisk viden samt at sætte virksomheder i forbindelse med den rigtige juridiske rådgiver, når de har brug for råd og vejledning.
-medium.jpg)
