Jurainfo logo
LUK
Juridiske nyheder Kurser Find juridisk specialist Jobbørs Domme
Om Jurainfo Podcasts Juridiske links Privatlivspolitik Kontakt
Ansøg om en profil Bliv kursusudbyder Bliv jobannoncør
Artikel

System- eller brugerfejl? Spørgsmål gik "off-road" på udbudsportalen

Kromann Reumert
04/11/2024
System- eller brugerfejl? Spørgsmål gik "off-road" på udbudsportalen
Kromann Reumert logo
I forbindelse med et indkøb af "off-road utility vehicles" til Forsvaret indsendte en tilbudsgiver sine spørgsmål til ordregiver på en anden underside på udbudsportalen end den, der var angivet i udbudsbetingelserne. Derfor besvarede ordregiver ikke spørgsmålene. Kendelsen fra Klagenævnet for Udbud illustrerer endnu en gang, at selv små fejl kan få store konsekvenser – også selv om der "blot" er tale om formkrav.

Klagenævnet for Udbuds kendelse af 4. oktober 2024, Babcock Vehicle Engineering Limited mod Forsvarsministeriets Materiel- og Indkøbsstyrelse


Kort om sagen 

I februar 2024 udbød Forsvarsministeriets Materiel- og Indkøbsstyrelse ("FMI") to rammeaftaler om anskaffelse og vedligeholdelse af "off-road utility vehicles" til en samlet værdi på op til 2 milliarder kroner. Udbuddet blev gennemført som et udbud med forhandling efter forsvars- og sikkerhedsdirektivet. FMI prækvalificerede tre virksomheder, hvoraf Toyota Danmark A/S i konsortium med Babcock Vehicle Engineering Limited ("Konsortiet") endte med ikke at afgive tilbud, da FMI ikke havde besvaret deres spørgsmål..


Ifølge FMI's udbudsbetingelser skulle spørgsmål fra tilbudsgiverne indsendes og besvares via Q&A-modulet på udbudsportalen. Konsortiet forsøgte at indsende spørgsmål om aftenen den 30. april 2024, inden spørgsmålsfristen udløb den efterfølgende dag, men modtog en fejlmeddelelse om, at spørgsmålsfristen var passeret. Det lykkedes dog Konsortiet at fremsende spørgsmålene til FMI via fanen for tilbudsafgivelse i stedet og den 7. maj 2024 fremsendte Konsortiet også spørgsmålene via e-mail.


Den 15. maj 2024 meddelte FMI, at de ikke havde modtaget Konsortiets spørgsmål igennem Ethics. Konsortiet anmodede derfor om en udsættelse af tilbudsfristen, men det afviste FMI.


Som følge heraf indgav Konsortiet en klage til Klagenævnet for Udbud og anførte, at FMI havde handlet i strid med principperne om ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitet ved ikke at besvare de spørgsmål, som Konsortiet havde indsendt den 30. april 2024 på udbudsportalen, og ved ikke at udsætte tilbudsfristen på trods af, at det ifølge Konsortiet måtte stå klart for FMI, at der var sket en (teknisk) fejl ved indsendelsen af spørgsmålene.


Klagenævnet for Udbuds kendelse

Klagenævnet skulle derfor tage stilling til, om FMI havde pligt til at besvare Konsortiets spørgsmål, og om spørgsmålene var blevet stillet korrekt. Klagenævnet lagde her vægt på, at det fremgik af udbudsbetingelserne, at spørgsmål skulle stilles igennem Q&A-modulet på udbudsportalen for at sikre anonymitet og overholdelse af ligebehandlingsprincippet. Klagenævnet konstaterede, at det derfor ikke blot var en ordensforskrift. 


Ifølge Klagenævnet var det Konsortiets ansvar at stille spørgsmålene korrekt, og en fejlagtig brug kunne ikke føre til, at FMI havde overtrådt principperne om ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitet. Klagenævnet henviste i den forbindelse til, at der ikke var konstateret tekniske driftsforstyrrelser og/eller enkeltstående fejl den dag, hvor Konsortiet havde forsøgt at indsende spørgsmålene. Dette blev understøttet af, at de øvrige tilbudsgivere den pågældende dag havde kunnet foretage upload af spørgsmål.


Derudover udtalte Klagenævnet, at det ville have været i strid med principperne om ligebehandling og gennemsigtighed, hvis FMI havde besvaret de fremsendte spørgsmål via e-mail, da dette ville være i strid med udbudsbetingelserne.


Klagenævnet fandt derfor ikke grundlag for at konstatere, at FMI havde pligt til at besvare Konsortiets spørgsmål eller udsætte tilbudsfristen.


Vores bemærkninger 

Kendelsen fungerer som en påmindelse om Klagenævnets faste praksis, nemlig at både tilbudsgiver og ordregiver er bundet af de formkrav, der er fastsat i udbudsbetingelserne, selv når sådanne krav kan fremstå som uvæsentlige eller formalistiske. 


Når udbudsbetingelserne opstiller "spilleregler" for tilbudsgiverne, er det tilbudsgivers ansvar og risiko at overholde disse regler. Konsortiet bar derfor risikoen for, at den foreskrevne metode for upload af spørgsmål ikke blev fulgt. Omvendt viser kendelsen, at spillereglerne også binder ordregiver. Hvis FMI havde besvaret spørgsmålene, selvom de var stillet på en måde, der afveg fra udbudsbetingelserne, ville det have været i strid med ligebehandlings- og gennemsigtighedsprincippet. 


Derudover må kendelsen læses sådan, at ordregiver bærer ansvaret for eventuelle fejl i udbudssystemet – altså fejl på ordregivers side af bordet – som kunne have været skyld i, at spørgsmålene ikke var nået frem. Imidlertid kunne Konsortiet ikke løfte bevisbyrden for, at der var sket en teknisk fejl, og derfor faldt risikoen tilbage på dem. 


Det er i øvrigt ikke den første klagesag, der udspringer af tekniske problemer. Tidligere i år har Klagenævnet forholdt sig til et lignende spørgsmål i sagen Anchersen A/S mod Trafikselskabet Movia, hvor Anchersens ansøgning om prækvalifikation var blevet afvist, fordi ansøgningen ikke var udfyldt og indleveret korrekt igennem udbudssystemet. I kendelsen BKI mod Region Syddanmark blev der også rejst spørgsmål om udbudssystemets funktioner som årsag for tilbudsgiverens udfordringer. Alle disse sager illustrerer tydeligt, hvordan små (primært tekniske) fejl kan få store og ærgerlige konsekvenser for tilbudsgiver – og ordregiver – da de i værste fald kan forhindre en tilbudsgiver i at deltage i udbuddet. Det gode råd er derfor at være i god tid, grundig i sin proces og undgå unødvendige spilleregler.


Læs Klagenævnet for Udbuds kendelse af 4. oktober 2024

Gå ikke glip af vigtig juridisk viden - Tilmeld dig vores gratis nyhedsservice her →
Har du spørgsmål til dette indlæg, er du mere end velkommen til at kontakte os.
Kromann Reumert logo
København
Sundkrogsgade 5
2100 København Ø
70 12 12 11
mail@kromannreumert.com
Aarhus
Rådhuspladsen 3
8000 Aarhus C
London
65 St. Paul's Churchyard
London EC4M 8AB
Gratis Nyhedsservice
Gå ikke glip af vigtig juridisk viden
Vær den første til at modtage relevante juridiske nyheder inden for dine interesseområder
Tilmeld dig nu
Fagligt indhold, der kunne være relevante for dig
Biodiversitet i udbud. Er grøn det nye sort?
Jurainfo Exclusive logo
PODCAST
Biodiversitet i udbud. Er grøn det nye sort?
Biodiversitet ligger højt på den politiske agenda og kommer i fremtiden til at blive en større del af offentlige udbud. Hvor meget fylder biodiversitet i dag og på længere sigt? Det kommer vi ind på i denne episode, som er relevant for bøde offentlige ordregivere og private tilbudsgivere.
Kan du påvirke udbudsmaterialet fra det offentlige?
Jurainfo logo
EXCLUSIVE
VIDEO
Kan du påvirke udbudsmaterialet fra det offentlige?
Kan man som privat tilbudsgiver påvirke udbudsmaterialet fra det offentlige? Det kommer Anja Piening, specialist i udbudsret, nærmere ind på her.
Artikler, der kunne være relevante for dig
Kørestole "gjord" af det rette stof
Kørestole "gjord" af det rette stof
02/12/2024
Udbud
Uklare og skønsprægede mindstekrav i udbudsmaterialet førte til annullering af kontrakttildeling
Uklare og skønsprægede mindstekrav i udbudsmaterialet førte til annullering af kontrakttildeling
29/11/2024
Udbud
Kommunale indkøb på hjælpemiddelområdet – Skelnen mellem Leverandøraftaler og Prisindhentninger
Kommunale indkøb på hjælpemiddelområdet – Skelnen mellem Leverandøraftaler og Prisindhentninger
02/12/2024
Udbud
Tilbudsgivere fra tredjelande kørt ud på et sidespor
Tilbudsgivere fra tredjelande kørt ud på et sidespor
05/12/2024
Udbud, EU-ret
Kan man genforhandle endelige tilbud i et udbud med forhandling?
Kan man genforhandle endelige tilbud i et udbud med forhandling?
05/12/2024
Udbud
Ny kendelse fra Klagenævnet for Udbud: Scania Danmark A/S mod I/S REFA
Ny kendelse fra Klagenævnet for Udbud: Scania Danmark A/S mod I/S REFA
06/12/2024
Udbud
Jurainfo logo

Jurainfo.dk er landets største juridiske nyhedsside. Her finder du juridiske nyheder, kurser samt ledige juridiske stillinger. Vi hjælper dagligt danske virksomheder med at tilegne sig juridisk viden samt at sætte virksomheder i forbindelse med den rigtige juridiske rådgiver, når de har brug for råd og vejledning.

Jurainfo.dk ApS
CVR-nr. 38375563
Vandtårnsvej 62B, DK-2860 Søborg
(+45) 71 99 01 11
kontakt@jurainfo.dk
Ønsker du at udgive materiale?
2024 © Jurainfo.dk - Juridiske nyheder og arrangementer samlet ét sted