Tre gode råd til håndtering af dokumentation i udbuds­processer

En ansøger eller tilbudsgiver skal udelukkes fra at deltage i en udbudsprocedure, hvis tilbudsgiveren er omfattet af en af udelukkelsesgrundene i udbudsloven. For de objektive udelukkelsesgrunde i § 135, stk. 1-4 og de frivillige udelukkelsesgrunde i § 137, stk. 1, nr. 2 og nr. 7, skal ordregiver indhente dokumentation for, at tilbudsgiveren ikke er omfattet af en udelukkelsesgrund.

Derudover kan ordregiver efter udbudslovens § 140 stille mindstekrav til ansøgers eller tilbudsgivers egnethed. Fastlæggelsen af kravene skal imidlertid overholde de generelle principper om ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitet, ligesom kravene ifølge udbudslovens § 140, stk. 2 skal være relevante for den pågældende kontrakt.


Råd nr. 1: Er kravene til dokumentation lovlige?

Når ordregiver stiller krav om, at en ansøger eller tilbudsgiver opfylder visse mindstekrav, skal ordregiveren i udbudsbekendtgørelsen anføre, hvordan ansøgeren eller tilbudsgiveren skal dokumentere, at kravene er opfyldt.

For egnethedskrav vedrørende økonomisk og finansiel formåen, kan det ske efter en af måderne i udbudslovens § 154, stk. 1, nr. 1-3. En tilbudsgiver er dog altid berettiget til at dokumentere sin egnethed med ethvert andet dokument, som ordregiver vurderer passende efter udbudslovens § 154, stk. 2.

I Klagenævnet for Udbuds kendelse af 23. juli 2019, Urbaser A/S mod Ringkøbing-Skjern Kommune, havde ordregiver krævet, at tilbudsgiverne dokumenterede deres økonomiske formåen ved årsregnskaber for de seneste tre regnskabsår. Klager opfyldte ikke selv kravene til økonomisk formåen. Derfor valgte klager at basere sig på sit norske moderselskab, der imidlertid var nystartet, og derfor kun kunne fremlægge nøgletal for 2018. Ordregiver foretog en konkret vurdering og fandt, at moderselskabets økonomiske og finansielle formåen ikke var passende i forhold til at opveje klagers egen manglende økonomiske formåen. Klagenævnet tilsidesatte ikke ordregivers vurdering i henhold til udbudslovens § 154, stk. 2.

For egnethedskrav vedrørende teknisk og faglig formåen skal dokumentationen ske på en eller flere af måderne beskrevet i udbudslovens § 155, nr. 1-12 – fx en liste over alle bygge- og anlægsarbejder, der er udført inden for de seneste 5 år eller 3 år for tjenesteydelser, Listen er udtømmende, og ordregiver kan ikke (lovligt) stille alternative krav til dokumentation.


Råd nr. 2: Hvornår skal dokumentation indhentes?

Når deltagerne i en udbudsproces indgiver en ansøgning eller tilbud, skal de udfylde et ESPD (European Single Procurement Document). ESPD'et er et foreløbigt bevis for ansøgernes eller tilbudsgivernes egnethed.

Inden kontrakten tildeles skal ordregiver kræve endelig dokumentation for oplysningerne i ESPD'et. Det klare udgangspunkt er, at ordregiver alene skal indhente dokumentation fra den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten. Det betyder, at ordregiver ikke kan indhente dokumentation i standstill-perioden eller efter tildelingen af kontrakten. Ordregiver skal have indhentet dokumentation, før der kan træffes en endelig tildelingsbeslutning, der starter standstill-perioden.

Ordregiver kan dog indhente dokumentation fra ansøgere eller tilbudsgivere når som helst i udbudsprocessen, hvis det er nødvendigt for, at udbudsprocessen kan gennemføres korrekt.

Derfor er det vigtigt, at man som ordregiver tænker indhentelse af dokumentation ind i udbudstidsplanen, så der er afsat tilstrækkeligt med tid til at indhente dokumentation (ca. 2-3 uger), inden kontrakten tildeles.


Råd nr. 3: Husk undersøgelsespligten

Ordregiver kan som udgangspunkt lægge de oplysninger, som en ansøger eller tilbudsgiver kommer med, til grund ved udvælgelse af deltagere og tildeling af kontrakten. I tvivlstilfælde skal ordregiver foretage en effektiv kontrol af dokumentationen i ansøgningen eller tilbuddet, jf. udbudslovens § 159, stk. 3, og oplysningerne i forhold til tildelingskriterierne, jf. udbudslovens § 164, stk. 2.

Hvornår der er tale om et tvivlstilfælde afhænger af en konkret vurdering. Undersøgelsespligten kan fx indtræde, hvis oplysningerne er åbenbart urigtige, eller hvis ordregiver får oplysninger fra en tredjepart, der miskrediterer en ansøger eller tilbudsgivers oplysninger.