Regler for hjemmearbejdspladsen

De fleste virksomheder befinder sig stadig i en ny og ekstraordinær situation, som fortsat giver anledning til en række spørgsmål og udfordringer i forbindelse med hjemmearbejdspladsen. Med den seneste forlængelse af de skærpede restriktioner, vil mange medarbejdere derfor fortsat skulle arbejde hjemmefra til og med i hvert fald den 28. februar 2021. Og for næsten lige så mange medarbejdere, er hjemmearbejde noget, som vil være en del af arbejdet fremover.

Husk arbejdsmiljøet

Virksomheder skal først og fremmest være opmærksomme på, at de almindelige pligter under arbejdsmiljølovgivningen gælder, når medarbejderen arbejder hjemmefra. De almindelige pligter indebærer helt overordnet, at virksomheder har pligt til at sørge for og medvirke til, at arbejdsforholdene på hjemmearbejdspladsen er sikkerheds- og sundhedsmæssigt fuldt forsvarlige. Hvis medarbejderen har flere arbejdsgivere, har virksomheder en samarbejdspligt.

Når hjemmearbejde er regelmæssigt og svarer til mindst en dag inden for en normal arbejdsuge, udløser det krav til indretning af arbejdsstedet, herunder til skærmarbejde. Det betyder, at medarbejdere som over en vis periode arbejder hjemmefra flere dage om ugen som følge af restriktioner udløst af coronavirus, er omfattet af reglerne under arbejdsmiljøloven.

Mere konkret betyder det, at virksomheder skal fokusere på regler for skærmarbejde, krav til arbejdspladsvurdering (APV), sundheds- og sikkerhedsarbejde, hvileperiode og fridøgn mv.

I forhold til krav om udarbejdelse af en APV har Arbejdstilsynet tilkendegivet, at virksomheder uanset den nuværende situation fortsat har pligt til at udarbejde en APV. Modsat har virksomheder dog mulighed for at udsætte valg af arbejdsmiljørepræsentanter. I forhold til hvileperiode og fridøgn har Arbejdstilsynet bemærket, at der er adgang til at fravige reglerne om, at medarbejdere skal have en hvileperiode på mindst 11 sammenhængende timer i døgnet og et ugentligt fridøgn. Det gælder dog kun hvis der er tale om konkrete arbejdsprocesser, som er ekstraordinært arbejdsbelastede på grund af coronavirus. Det betyder, at virksomheder, der kommer under særligt arbejdspres, kan have adgang til at opretholde deres aktiviteter.

Arbejdstilsynet har meldt ud, at der normalt ikke bliver ført tilsyn i private hjem, medmindre der er tale om alvorlige ulykker eller klager.

Øget fokus på databeskyttelse

Udover arbejdsmiljølovgivningens almindelige pligter kan hjemmearbejdet samtidig resultere i store udfordringer for datasikkerheden. Virksomheder skal derfor sikre iværksættelse af de rette sikkerhedsforanstaltninger, som blandt andet følger af persondatareglerne, når medarbejderne arbejder hjemmefra. I den forbindelse skal virksomheder især være opmærksomme på:

• At sikkerhedsniveauet skal modsvare det øgede trusselsbillede mod Danmark
• At processer for fjernadgang sikres, og at medarbejdere er bekendte med processen
• At infrastruktur understøtter fjernadgang, og at virksomheden har tilstrækkelig kapacitet, licenser, mv.
• At der stilles tilstrækkelige krav til sikring af fysiske sikkerhedsniveau
• At der sikres jævnlige systemopdateringer

I lyset af at størstedelen af databrud opstår som led i forretningsrejser og hjemmearbejde, kan medarbejdere samtidig bidrage til at sikre at virksomheden overholder persondatareglerne ved eksempelvis at have særligt fokus på:

• Udelukkende at benytte de sikre kommunikationskanaler som virksomheden stiller til rådighed
• Overholdelse af de krav og sikkerhedspolitikker som virksomheden stiller til rådighed
• Sikring af fjernadgang, brug af kryptering og jævnlige systemopdateringer
• Sikring af fysisk adgang til computeren i overensstemmelse med virksomhedens retningslinjer

Hjemmearbejde fra udlandet

For medarbejdere, der bor i et EU/EØS-land og arbejder i et andet EU/EØS-land, kan hjemmearbejde rejse særlige spørgsmål om social sikring og skat.

I forhold til social sikring har Udbetaling Danmark oplyst, at hjemmearbejde på grund af coronavirus ikke kommer til at påvirke den sociale sikring i Danmark, da hjemmearbejde anses for nødvendig for at mindske smittespredningen.

Virksomheder med medarbejdere, der eksempelvis bor i Sverige og arbejder i Danmark, vil derfor ikke opleve, at der sker ændringer i deres sociale sikring på trods af hjemmearbejde.

For samme medarbejdere gælder Øresundsaftalen. Det indebærer normalt, at der bliver trukket skat i det land, medarbejderen arbejder i, selv om medarbejderen har hjemmearbejdsdage, der hvor medarbejderen bor. Denne aftale gælder, når arbejdet i det land medarbejderen pendler til, udgør mindst halvdelen af arbejdstiden i hver tre-måneders periode. Hvis medarbejderen på grund af coronavirus har flere hjemmearbejdsdage end normalt, kan det betyde, at medarbejderen ikke længere kun beskattes i det land, medarbejderen pendler til.

Det psykiske arbejdsmiljø

Hjemmearbejdet har også sat sit aftryk i det psykiske arbejdsmiljø, da den generelle trivsel og mentale sundhed hos medarbejderne kan blive sat under pres uden det almindelige sociale samvær med kollegaer.

Virksomheder har en forpligtelse til at sikre, at arbejdet planlægges, tilrettelægges og udføres, så det er sikkerheds- og sundhedsmæssigt fuldt forsvarligt. Det betyder, at virksomheder skal forebygge belastninger i det psykiske arbejdsmiljø.

For at sikre et sikkert og sundt psykisk arbejdsmiljø med de ændringer, som coronavirus har medført, kan virksomheder sørge for:

• At holde en løbende dialog med medarbejderne over eksempelvis videomøder
• At tale individuelt med medarbejderne om deres trivsel
• At skabe klarhed i arbejdet og have en god kommunikation
• At hjælpe medarbejderne, hvis det er nødvendigt, med at sætte grænser mellem arbejde og fritid

IUNO mener

Hjemmearbejdspladsen skaber forsat udfordringer, og virksomheder skal derfor sammen med medarbejderne sikre, at den midlertidige hjemmearbejdsplads sikres bedst muligt. Virksomheder bør derfor sørge for en løbende dialog med medarbejderne og søge at afhjælpe eventuelle gener, der måtte opstå som led i den nye hjemmearbejdsplads.

IUNO anbefaler desuden, at virksomheder udarbejder klare retningslinjer, der sikrer, at persondata fortsat behandles forsvarligt når medarbejderne arbejder hjemmefra, navnlig hvis hjemmearbejde bliver udgangspunktet fremadrettet. Det er samtidig vigtigt, at virksomheder også fører aktivt tilsyn med, at retningslinjerne faktisk overholdes i praksis.