Rapporten "Private virksomheders transaktionsomkostninger ved offentlige udbud" har vist, at det i gennemsnit koster hver tilbudsgiver ca. 5,5 % af kontraktsummen at byde på et offentligt IT-udbud. Vi giver vores bedste råd til, hvordan I optimerer jeres chancer for at vinde et udbud og samtidig forsøger at holde omkostningerne nede.
Rapport: Dyrt at byde på offentlige udbud i IT-branchen
Center for forskning i offentligt-privat samspil har i samarbejde med Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen udarbejdet rapporten "Private virksomheders transaktionsomkostninger ved offentlige udbud". Rapporten undersøger, hvor høje omkostninger der er forbundet med at byde på offentlige udbud i 8 forskellige brancher. Ifølge rapporten udgør transaktionsomkostningerne ved udbud inden for IT-branchen gennemsnitligt ca. 5,5 % af kontraktværdien (svarende til ca. 500.000 kr.). Udbud inden for IT-branchen er dermed de udbud, der, i forhold til kontraktværdien, er næstdyrest at deltage i – kun overgået af udbud inden for vidensrådgivning. Enkelte meget store IT-udbud trækker formentlig de gennemsnitlige omkostninger væsentligt op, men ikke desto mindre er IT-udbud omkostningstunge.
Omkostninger på omkring 500.000 kr. afholder formentlig flere virksomheder fra overhovedet at byde på offentligt udbudte kontrakter. Enhver virksomhed skal derfor være forberedt på at investere et betydeligt beløb, inden den giver sig i kast med at byde på offentlige udbud.
Hvordan undgår I unødvendige omkostninger?
En tilbudsgivers bedste chance for at undgå unødige omkostninger ved et offentligt udbud er selvsagt at vinde kontrakten. For at optimere jeres chancer – og samtidig begrænse omkostningerne – bør I som tilbudsgivere altid have følgende tre elementer for øje:
- Konditionsmæssighed
- Tilbudsprisen
- Tilbuddets indhold.
1. Konditionsmæssighed
Det er den klare hovedregel, at kun konditionsmæssige tilbud kan vinde et udbud. Det er således afgørende, at I sikrer jer, at tilbuddet opfylder alle de krav, der stilles i udbudsmaterialet. Til det formål bør I nøje gennemgå udbudsmaterialet, herunder særligt behovsopgørelsen eller kravspecifikationen, for at afklare, hvilke mindstekrav tilbuddet skal opfylde. I skal i den forbindelse være opmærksomme på både formelle krav til f.eks. tilbuddets omfang, format og indleveringstidspunkt, men i høj grad også de materielle krav til det system, der skal leveres.
Husk, ved gennemgangen af jeres tilbud, også at sikre, at der ikke er taget forbehold. Forbehold kan nemlig give ordregiver ret – og i nogle tilfælde pligt – til at afvise tilbuddet. For at være på den sikre side bør I derfor undgå forbehold af enhver art. Hvis udbudsmaterialet indeholder forhold, som er uacceptable, bør I stille spørgsmål til disse så hurtigt som muligt, da I derved kan få afklaret, om I overhovedet ønsker at afgive et bud, før I bruger unødige ressourcer på at formulere et tilbud.
For at lette gennemgangen af jeres tilbud for krav og forbehold anbefaler vi, at:
- I afklarer eventuelle uklare forhold i udbudsmaterialet gennem spørgsmål til ordregiver – hold jer ikke tilbage med velbegrundede spørgsmål
- I laver en tjekliste over alle formelle og materielle krav til tilbuddet og angiver, hvor i jeres tilbud I opfylder kravene
- I lader én eller flere, der ikke har været med til at udarbejde tilbuddet, gennemgå tilbuddet og tjeklisten, inden det sendes. Der kan med fordel bruges både personer med juridiske og tekniske kompetencer til at gennemgå tilbuddet.
2. Tilbudsprisen
Prisen vægtes som regel højt ved vurdering af tilbuddene, og prisen vil derfor i mange tilfælde være afgørende for, om man vinder udbuddet eller ej. Det handler således om at balancere tilbuddet, så det er lavt nok til at vinde udbuddet, men samtidig giver jer en fornuftig indtægt i kontraktens varighed. Hvis I allerede ved gennemgangen af tidligere udbud kan konstatere, at I ikke kan give en konkurrencedygtig pris, bør I overveje, om det overhovedet kan betale sig at bruge ressourcer på at udarbejde et tilbud.
I kan med fordel kaste et blik på de vindende tilbud fra tidligere lignende udbud – eventuelt i form af en anmodning om aktindsigt. De enkelte udbud er selvsagt ikke direkte sammenlignelige, men de kan give jer en indikation på, hvilket prisleje tilbuddet skal ligge i for at være konkurrencedygtigt.
3. Tilbuddets indhold
Ved udarbejdelsen af tilbuddet kan I med fordel have omkostningsminimering for øje. I skal også her finde balancen mellem en tilstrækkelig beskrivelse af jeres løsninger, produkter, metoder mv. uden at bruge flere ressourcer på tilbuddets udarbejdelse end nødvendigt. Det er i den forbindelse vigtigt at holde fokus på, hvad ordregiver konkret beder om – og lægger vægt på i evalueringen – i udbudsmaterialet, herunder behovsopgørelsen/kravsspecifikationen, og bruge kræfterne på at imødekomme netop det. Lange beskrivelser af best practices, alternative løsninger og andre forhold, der ikke knytter sig direkte til det, ordregiver efterspørger, tjener sjældent noget formål og er blot ressourcekrævende for jer.
Tilbuddets omfang afhænger af det enkelte udbud, og der kan således ikke gives nogen generel rettesnor herfor. Dog er det vigtigt, at I holder jer inden for de grænser, som ordregiver i nogle tilfælde fastsætter i udbudsmaterialet, idet en overskridelse af f.eks. et fastsat sideantal i yderste konsekvens kan medføre, at tilbuddet afvises som ukonditionsmæssigt.
Rådene ovenfor vil ikke sikre jer at vinde udbuddet, men de vil kunne begrænse jeres omkostninger for at udarbejde et tilbud, der under ingen omstændigheder vil kunne vinde udbuddet.
Læs rapporten "Private virksomheders transaktionsomkostninger ved offentlige udbud".
-medium.jpg)
-(1)-(2)-(1)-(1)-medium.jpg)
