Ny vejledning om aktindsigt i udbudssager

Vejledningen beskæftiger sig overordnet med tre væsentlige problemstillinger:

Den første problemstilling vedrører selve aktindsigtsprocessen. Her gives vejledning om valg af rette hjemmelsgrundlag for aktindsigt – hvilket i udbudssager oftest vil være lov om offentlighed i forvaltningen og nogle gange miljøoplysningsloven – men herunder også, hvem der har ret til aktindsigt efter hjemmelsgrundlaget. Der vejledes desuden om nogle typiske faldgrupper såsom (i) rette myndighed, (ii) identifikationskravet samt (iii) ressourcereglen og tidsfrister. Der gives også en særlig vejledning om udbudslovens "nye" regel i § 5 a, der begrænser aktindsigtsadgangen til massemedier og aktører, som er klageberettigede vedrørende det pågældende udbud.

Den anden problemstilling vedrører, hvad der kan gives aktindsigt i vedrørende udbudssager. Afsnittet gennemgår (i) hvilke dokumenter, der kan undtages fra aktindsigt efter offentlighedsloven, (ii) ekstraheringspligten, (iii) de oplysninger, der kan undtages fra aktindsigt og (iv) princippet om meroffentlighed.

Den tredje og sidste problemstilling vedrører videregivelse af oplysninger under udbudsproceduren, hvilket omfatter alle oplysninger, som ordregiver modtager under eksempelvis konkurrencepræget dialog eller udbud med forhandling. Dette afsnit er bredere end det overordnede tema om 'aktindsigt' og indeholder vejledning om, hvordan både ordregiver og tilbudsgiver kan kommunikere tydeligt om, i hvilket omfang specifikke oplysninger må deles med de øvrige tilbudsgivere eller skal holdes fortrolige.

Herudover indeholder vejledningen nogle overvejelser, der særligt er målrettet tilbudsgivere – eksempelvis vejledning om, hvorvidt det overhovedet er nødvendigt at anmode om aktindsigt. Tilbudsgivere vejledes også særligt om, hvordan de skal skære sagen korrekt til, og hvilke af tilbuddets oplysninger, de må forvente, at der kan opnås aktindsigt i.

Endelig indeholder den også nogle overvejelser tiltænkt ordregivere, herunder hvordan der kan underrettes om tildeling på en måde, der vil mindske behovet for aktindsigt for tilbudsgiverne. For ordregivere gives der dermed vejledning i, hvordan man sikrer en mere smidig proces, og hvordan situationer kan forgribes, så behovet for aktindsigt kan være mindre.

Vores bemærkninger

Vejledningen er et godt redskab for både ordregivere og tilbudsgivere, når de står i en aktindsigtssituation. Og det er helt oplagt, at hvis ordregiver sikrer en høj grad af gennemsigtighed i forbindelse med eksempelvis underretninger, så vil også tilbudsgiver nr. 2 typisk få den tilstrækkelige, nødvendige og relevante indsigt til at forstå baggrunden for evalueringen og tildelingen, som derfor mindsker lysten eller behovet for en aktindsigt. Vi har positive erfaringer med, at et underretningsbrev for eksempel vedlægges den fulde evalueringsrapport, som måske endda også indeholder afsnit om de "tvivlssituationer", som ordregiver er blevet sat i, og som for eksempel forklarer baggrunden for en berigtigelse, vurderingen af et konditionsmæssighedsforhold eller de udslagsgivende faktorer omkring et muligt, unormalt lavt tilbud. Den ordregiver, som sikrer gennemsigtigheden, er således typisk mindre udsat for "konspiratoriske tanker" end den lukkede ordregiver.

Klagenævnet for Udbud har i de seneste år haft fokus på at offentliggøre flere afgørelser om aktindsigt, om end der vist ikke er kommet helt så meget ud af det fokus, som man kunne håbe. Men vejledningen samler de væsentligste overvejelser fra lovgivning og praksis, herunder udbudslovens § 5 a, i et format, der er særligt velegnet som opslagsværk i forbindelse med udbudssager.