Nu er det lettere at indhente dokumentation om ESPD-forhold

Den 30. januar 2017 ændrede Erhvervsstyrelsen den serviceattest, som virksomheder kan bruge som dokumentation for, at de lever op til en række kriterier i forbindelse med udbud, så den nu også dækker udenlandske bestyrelses- og direktionsmedlemmer. Med ændringen bliver det Erhvervsstyrelsens opgave at indhente straffeattester for alle personer i ledelsen – uanset om de er danske eller udenlandske. I praksis bliver det derfor markant lettere for virksomheder med udenlandske medlemmer i ledelsen at indsende endelig dokumentation for oplysningerne i det (en anelse udskældte!) eESPD.

SERVICEATTESTEN ER TILSTRÆKKELIG DOKUMENTATION
Erhvervsstyrelsen har offentliggjort, at serviceattesten fremover kan anvendes af ordregivere som fuldstændig dokumentation for, at en dansk ansøger eller tilbudsgiver i en udbudsprocedure ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudsloven. Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen bakker i øvrigt op om denne vurdering.

Tidligere har det været sådan, at hvis der var udenlandske medlemmer af ledelsen hos et tilbudsgivende selskab – det være sig bestyrelsen, direktionen eller andre, som har beføjelse til at repræsentere, kontrollere eller træffe beslutninger for selskabet – så var serviceattesten ikke tilstrækkelig dokumentation, da den alene dækkede danske medlemmer af ledelsen. Selskabet skulle derfor yderligere indhente straffeattester for sine udenlandske ledelsesmedlemmer – og det gav en markant mere besværlig arbejdsgang.

En række selskaber har i 2016 konstateret, at det bestemt ikke er i alle lande, hvor man opererer med straffeattester på samme måde som i Danmark. I nogle lande anser man det (udbudsretligt) slet ikke for nødvendigt at kræve straffeattester som dokumentation for ikke at være omfattet af udelukkelsesgrundene. Andre har oplevet sagsbehandlingstider på flere måneder og gentagne opkrævninger hos notarer. Og endelig har selskaber oplevet, at man i nogle lande anser det for decideret uhøfligt at bede en medarbejder om en straffeattest.

Ændringerne i serviceattesten trådte i kraft den 30. januar 2017, og derfor er det nu blevet Erhvervsstyrelsens opgave at indhente straffeattester for alle registrerede personer i ledelsen – uanset om de er danske eller udenlandske.

HVAD BETYDER DET I PRAKSIS? 
Fremover kommer det til at fungere sådan, at når man som tilbudsgiver anmoder om en serviceattest, skal der for udenlandske ledelsesmedlemmer indtastes fødselsdato og uploades en kopi af ID sammen med en samtykkeerklæring og en tro og love-erklæring for disse. Det betyder, at det ikke er nødvendigt at indhente straffeattester for alle ledelsesmedlemmer som det har været hidtil, netop fordi det fremover bliver Erhvervsstyrelsens opgave.

Når man som tilbudsgiver anmoder om serviceattesten, så kræver det, at man har givet Erhvervsstyrelsen fuldmagt til at indhente strafoplysningerne om virksomheden, herunder de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 135.

Ifølge Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen er serviceattesten fremover tilstrækkelig dokumentation for ordregiverne. Der er dog den undtagelse, at hvis en ordregiver er kommet i tvivl om, hvorvidt et udenlandsk ledelsesmedlem er straffet, så har ordregiver alligevel en pligt til at kontrollere og sørge for, at forholdet bliver dokumenteret. Efter forarbejderne til bestemmelsen kræver det, at ordregiveren er blevet bekendt med forhold, som indikerer, at ansøger/tilbudsgiver er blevet dømt.

SÅDAN INDHENTER DU EN SERVICEATTEST 
Nedenfor har vi lavet et forslag til, hvordan virksomheder kan indhente en serviceattest:

1. Indhent følgende fra udenlandske personer i bestyrelse, direktion eller tilsynsråd:
   
   
   
   • Fødselsdatoer
   
   
   • Kopier af ID
   
   
   • Samtykkeerklæringer – brug Erhvervsstyrelsens skabelon (Erklæringen er gældende i 4 uger)
   
   
   • Tro og-love-erklæringer – brug Erhvervsstyrelsens skabelon (Erklæringen er gældende i 4 uger).
   
   
   
   


2. Den person, der indsender anmodningen om serviceattest, skal have fuldmagt til disse to elementer:
   
   
   
   • Fuldmagt fra virksomheden til at give samtykke til, at Erhvervsstyrelsen indhenter strafoplysningerne om virksomheden
   
   
   • Fuldmagt fra virksomheden til at afgive erklæring om, hvorvidt virksomheden inden for de sidste 4 år er blevet dømt for en af de obligatoriske udelukkelsesgrunde (herunder konkurrencelovsovertrædelser, bestikkelse, svig, terror, terrorfinansiering, hvidvask, børnearbejde, menneskehandel eller gæld til det offentlige på over 100.000 kr.).
   
   
   
   

Fuldmagten fra virksomheden behøver ikke at være på skrift, og den skal ikke uploades, når man anmoder om serviceattesten.

I næste nyhedsbrev stiller vi skarpt på forholdet mellem udbudslovgivningen og persondataloven – og vi ser også på spørgsmålet om, hvordan man bør indhente straffeattester.

Læs mere om den lavpraktiske del af anmodningen om serviceattest på virk.dk



[layerslider id="67"]

 

---