Fremtidens bogføring er digital

Den seneste udgave af bogføringsloven trådte i kraft den 1. juli 2022. Den opdaterede lovtekst indeholder blandt andet krav til digitalisering af danske virksomheders bogføring, og den udfolder sig over en årrække frem mod 2026.

Beskrivelse af bogføringsprocedurer

Som første del af ændringen har det siden 1. januar 2023 været et krav, at bogføringspligtige virksomheder udarbejder en beskrivelse dels af virksomhedens procedurer, for at sikre at alle virksomhedens transaktioner løbende registreres, dels af procedurer, for at sikre at virksomhedens regnskabsmateriale opbevares på betryggende vis, og endeligt af hvilke medarbejdere der er ansvarlige for procedurerne.

Den udarbejdede beskrivelse skal opbevares, så den kan udleveres til Erhvervsstyrelsen i forbindelse med eventuel kontrol.

Udbyder af et bogføringssystem

Selvom hovedparten af de omfattede virksomheder allerede i dag skønnes at anvende et digitalt bogføringssystem, lever systemerne ikke i alle tilfælde op til de fremtidige krav.

Som et yderligere led i sikring af kvaliteten af virksomhedernes bogføringsmateriale, er der således indsat krav i lovgivningen til, hvordan et digitalt bogføringssystem, der udbydes eller anvendes til bogføring, skal udformes. Det er hensigten med denne lovgivningsmæssige ændring at skabe basis for, at der med tiden gennemføres automatisk erhvervsrapportering.

Som udbyder af et digitalt bogføringssystem kan man i perioden 1. februar til 1. oktober 2023 anmelde sit system til Erhvervsstyrelsen. Herefter er det hensigten, at Erhvervsstyrelsen i løbet af november 2023 begynder at udstede registreringsbeviser for digitale standard bogføringssystemer og endeligt offentliggør en liste over registrerede digitale standard bogføringssystemer, der lever op til kravene, den 1. januar 2024.

Krav til digitale bogføringssystemer

Bogføringsloven opstiller tre overordnede krav til digitale bogføringssystemer:

1. For det første skal systemet understøtte en løbende registrering af virksomhedens transaktioner med angivelse af bilag for hver registrering og en betryggende opbevaring af registreringer og bilag i fem år.
2. Dernæst skal systemet opfylde anerkendte standarder for it-sikkerhed, herunder for bruger- og adgangsstyring, og sikre automatisk sikkerhedskopiering af registreringer og bilag.
3. Endeligt skal systemet understøtte automatisering af administrative processer, herunder ved automatisk fremsendelse og modtagelse af e-fakturaer og ved mulighed for kontering i overensstemmelse med en offentlig standardkontoplan i registrerede bogføringssystemer.

Tilpassede og specialudviklede bogføringssystemer

Vælger en virksomhed at anvende et bogføringssystem, der ikke er registreret i Erhvervsstyrelsens register over godkendte systemer, påhviler det virksomheden at sikre, at bogføringssystemet opfylder de samme krav, som lovgivningen stiller til de registrerede systemer.

Virksomheder skal bogføre digitalt

Det er intentionen, at alle virksomheder, der har pligt til at indberette årsrapport til Erhvervsstyrelsen, hvilket i praksis vil sige virksomheder i regnskabsklasse B, C og D, skal leve op til kravene i den nye bogføringslov og bogføre digitalt den 1. juli 2024.

For mange virksomheder vil den praktiske implementering imidlertid først finde sted den 1. januar 2025, idet kravet gælder for regnskabsår, der begynder efter den 1. juli 2024, og hovedparten af danske virksomheder har regnskabsår, som følger kalenderåret.

I løbet af 2026 skal alle øvrige virksomheder og foreninger samt alle ikke-regnskabspligtige virksomheder, hvor den erhvervsmæssige nettoomsætning i hvert af de to seneste indkomstår har været mere end 300.000 kroner, ligeledes bogføre digitalt.

Kontrol og sanktioner

Erhvervsstyrelsen kan efter den nye bogføringslov gennemføre en risikobaseret kontrol af overholdelse af lovens regler. Kontrollen kan blandt andet baseres på oplysninger fra andre kontroller, myndigheder eller et generelt kendskab til særlige brancher forbundet med risiko. I forbindelse med kontrol kan virksomhederne anmodes om at stille det bagvedliggende regnskabsmateriale til rådighed.

Erhvervsstyrelsen kan desuden kræve, at en virksomhed indsender en erklæring afgivet af en godkendt revisor om overholdelse af bogføringslovens regler.

Overtrædelse af bogføringsloven straffes i udgangspunktet med bøde, hvis størrelse afhænger af virksomhedens omsætning, overtrædelsens grovhed og varighed, og om der er tale om gentagne overtrædelser.

Endeligt giver den nye bogføringslov Erhvervsstyrelsen adgang til at anmode skifteretten om at opløse en virksomhed, hvis virksomheden enten ikke overholder reglerne eller undlader at efterkomme Erhvervsstyrelsens påbud.

Bech-Bruuns kommentarer

Kravet om digital bogføring vil unægteligt gøre det mere vanskeligt for virksomheder - der i hvert fald i hele eller dele af deres levetid har foretaget bogføring - at bortskaffe regnskabsmateriale i perioden op til et økonomisk nedbrud.

Fra et insolvensretligt synspunkt må det forventes, at der bliver bedre forudsætninger end i dag for at gennemgå virksomheders regnskabsmateriale. Dette med henblik på at afdække økonomiske dispositioner i tiden op til en opløsning, konkurs eller rekonstruktion, efterhånden som de digitale bogføringsprocedurer implementeres i de danske virksomheder.

Hos Bech-Bruun har vi benyttet os af kunstig intelligens i en årrække, særligt til at gennemgå store datamængder som f.eks. bogføringsmateriale. Det er forventningen, at brugen af kunstig intelligens - som også er under konstant og hastig udvikling - i samspil med et mere fuldstændigt, digitalt regnskabsmateriale, vil føre til endnu bedre og mere fuldstændige undersøgelser. Anvendelsen af kunstig intelligens er således med til at reducere tidsforbrug og omkostninger, særligt når det handler om store datamængder, som ellers ville skulle gennemgås manuelt. Opgaverne kan derfor løses mere effektivt, og der vil blive frigivet tid til at håndtere den øvrige bobehandling og de oplysninger, som fremkommer på baggrund af undersøgelserne af det digitale bogføringsmateriale.

Endelig er ændringen af bogføringslovens regler sket i samspil med ændringer af blandt andet årsregnskabsloven. I årsregnskabslovens er der således indarbejdet skærpede krav om revisionspligt og brug af revisor for mindre selskaber. Et øget krav om revision forventes at medføre, at det ikke længere er muligt for virksomheder at spekulere i at fravælge revision for på den måde at undgå at komme i myndighedernes søgelys. Kravet om øget revision forventes yderligere at bidrage til, at særligt kuratorer, ikke på samme måde som hidtil, kan blive sat i situationer, hvor man skal forsøge at rekonstruere det økonomiske transaktionsspor - en opgave, der ofte er meget omkostningstung for boet eller ligefrem umulig.

Datoerne for virksomheders digitale bogføring i denne nyhed er ikke i alle tilfælde fastsat endeligt endnu. Bech-Bruun følger naturligvis udviklingen løbende, og hvis der måtte være spørgsmål i relation til de nye regler, er I naturligvis velkomne til at kontakte os.