Forventet indkøb skal inddrages i evalueringen

Klagenævnet for Udbud har i en ny kendelse fastslået, at det (reelt) forventede indkøb skal inddrages, når en ordregiver vurderer de tilbudte priser i et sortimentsudbud.

Sortimentsudbud - Hvad er det?
Ifølge udbudsreglerne er man som ordregiver forpligtet til at beskrive det udbudte i en sådan grad, at potentielle tilbudsgivere ved, hvad der ønskes tilbud på og har mulighed for at sammensætte og optimere deres tilbud. I visse situationer kan det dog være vanskeligt - endsige umuligt - for en ordregiver at fastlægge sit præcise behov på forhånd. Det kan eksempelvis være tilfældet, hvis der er behov for at indkøbe mange forskellige varer løbende, men at det er vanskeligt at definere, hvornår, og i hvilket omfang, der er brug for hvilke leverancer. I sådanne situationer kan man som ordregiver med fordel benytte sig af et såkaldt "sortimentsudbud" - dvs. udbyde en rammeaftale, som kan omfatte flere hundrede eller ligefrem flere tusinde forskellige varer inden for et afgrænset sortiment. Sortimentsudbud er ikke særskilt reguleret i udbudsreglerne, men Klagenævnet for Udbud har anerkendt, at der kan være et behov for større fleksibilitet i forhold til denne type udbud, bl.a. for så vidt angår beskrivelsen af det udbudte og evalueringen af de modtagne tilbud.

Udfordringer ved vurdering af pris i sortimentsudbud
En af de betydeligste udfordringer ved at anvende sortimentsudbud er, at tilbudsevalueringen skal opfylde kravene om ligebehandling og gennemsigtighed. I en nyere kendelse fra Klagenævnet for Udbud har Klagenævnet fastslået, at det følger af ligebehandlings- og gennemsigtighedsprincipperne, at den prisberegning, som indgår i evalueringen, skal være repræsentativ i forhold til det forventede indkøb. Klagenævnets kendelse vedrørte KomUdbuds udbud af en rammeaftale om levering af bl.a. sygeplejeartikler. Tildelingskriteriet var det "økonomisk mest fordelagtige tilbud" med underkriterierne "Pris", "Kvalitet" og "Service". Rammeaftalen om levering af sygeplejeartikler indeholdt 495 varelinjer og tilbudsgiverne skulle oplyse prisen for én vareenhed pr. varelinje. I udbudsbetingelserne havde KomUdbud angivet, at prisen ville blive vurderet ud fra den summerede pris pr. tilbudt vare, dvs. at KomUdbud ville lægge enhedspriser for de enkelte varelinjer sammen uden hensyntagen til de forventede indkøbsmængder. Tilbudslisten - og særligt evalueringen - tog således ikke hensyn til, at der måske reelt var et volumenmæssigt markant større behov for indkøb af produkt A og måske tæt på intet behov for indkøb af produkt B.

De enkelte enhedspriser varierede fra få øre til flere hundrede kroner, ligesom nogle varer forventedes indkøbt i få enheder, mens andre forventedes indkøbt i flere millioner enheder. Klagenævnet afgjorde, at KomUdbuds evalueringsmodel favoriserede tilbud, som var udtryk for, at tilbudsgiverne havde prioriteret eller spekuleret i at tilbyde lave eller lavere priser på forholdsvis dyre produkter med en forventet begrænset efterspørgsel og eventuelt samtidig tilbyde højere enhedspriser på produkter til få øre, som forventedes at skulle leveres i store mængder. Evalueringen var derfor i strid med ligebehandlings- og gennemsigtighedsprincippet.

Med andre ord kan det udledes af Klagenævnets kendelse, at det er i strid med udbudsreglerne at basere prisevalueringen i et sortimentsudbud på en direkte sammenlægning af enhedspriserne for de tilbudte varer - medmindre hver varelinje forventes indkøbt i lige store mængder - uanset om denne fremgangsmåde er beskrevet i udbudsbetingelserne.

Ændring af praksis
Den nye kendelse fra Klagenævnet er særligt bemærkelsesværdig, fordi Klagenævnet i en tidligere kendelse af 27. januar 2011 accepterede, at prisevalueringen for en udbudt rammeaftale, som omfattede 29 forskellige parykker blev foretaget ved, at ordregiveren - som angivet i udbudsbetingelserne - lagde priserne for de enkelte parykker sammen uden at tage højde for det forventede indkøb. Det har også i visse sektorer været fast praksis, at evalueringen f.eks. (alene) var baseret på en opstillet og klart beskrevet case, uden den nødvendigvis var baseret på et decideret forventet indkøb.

Klagenævnets nye kendelse efterlader imidlertid næppe tvivl om, at prisevalueringen i et sortimentsudbud, som det klare udgangspunkt, ikke alene kan basere sig på en direkte sammenlægning af de tilbudte enhedspriser, medmindre hver varelinje forventes indkøbt i lige store mængder. Ligebehandlings- og gennemsigtighedsprincipperne medfører, at prisevalueringen skal afspejle det forventede indkøb. Som eksempler nævner Klagenævnet, at dette typisk kan ske ved at inddrage et skønnet indkøbsbehov/-volumen eller at foretage en vægtning af hver enkelt varelinje. Den konkrete fremgangsmåde vil dog fortsat bero på ordregivers skøn.
Læs hele kendelsen her.

 

---