Fokus på persondata i ansættelsesforholdet

Rekruttering

Ved rekruttering af nye medarbejdere bør man som arbejdsgiver særligt være opmærksom på følgende:

• Oplysningspligt i forbindelse med modtagelse af ansøgningen
• Brug af et rekrutteringsbureau
• Når man som arbejdsgiver benytter et rekrutteringsbureau betyder dette ikke, at ens egne forpligtelser over for ansøgeren frafalder, herunder fx vedrørende oplysningspligten.
• Indhentelse af referencer
• Indhentelse af referencer kan støttes på interesse af vejningsreglen og samtykke.
• Opbevaring og sletning af personoplysninger
• Som arbejdsgiver vil man have en saglig interesse i at opbevare ansøgninger, så længe ansættelsesprocessen pågår. Hvis man ønsker at opbevare ansøgninger efter ansættelsesprocessen er gennemført, skal man fortsat have et sagligt grundlag herfor. Ellers skal ansøgningerne mv. slettes. Eksempelvis vil man kunne opbevare en ansøgning længere, hvis man frygter at kunne blive mødt med beskyldninger om diskrimination og derfor ønsker at kunne dokumentere ansættelsesforløbet. Hvis man som arbejdsgiver ønsker at opbevare en ansøgning med henblik på en eventuel senere ansættelse, skal der indhentes et samtykke fra ansøgeren.

Ansættelsesforholdet

I det løbende ansættelsesforhold bør man som arbejdsgiver særligt være opmærksom på følgende:

• Oplysningspligt i forbindelse med indgåelse af ansættelsesforholdet
• Indhentning af samtykke til brug af portrætfotos på fx hjemmeside og personlighedstests
• Kontrol af medarbejdere, fx GPS-overvågning af køretøjer, logning af medarbejderes brug af Internet og mail mv.
• Som arbejdsgiver bør man være opmærksom på, at medarbejderne udtrykkeligt skal oplyses om eventuelle overvågningstiltag forud for behandlingen af sådanne oplysninger.

Ophør af ansættelsesforholdet

Ved ophør af ansættelsesforholdet bør man som arbejdsgiver særligt være opmærksom på følgende:

• Sletning af personoplysninger, der ikke længere er relevante
• Umiddelbart efter ansættelsesforholdets ophør skal arbejdsgiveren sikre, at alle oplysninger, hvor der ikke længere er et formål med deres behandling, slettes.
• Fortsat opbevaring af oplysninger, der er relevante og herefter løbende sletning.

Arbejdsgiveren skal herudover være klar til på ethvert tidspunkt at efterleve den registreredes rettigheder fx vedr. indsigt i egne oplysninger, sletning af oplysninger og tilbagetrækning af samtykke.

Som arbejdsgiver skal man desuden være opmærksom på, at man vil skulle udarbejde en fortegnelse over personaleadministration, man skal sikre et passende niveau for behandlingssikkerhed, og man skal indgå databehandleraftaler med evt. underleverandører, der behandler persondata på arbejdsgiverens vegne.