Digitaliseringen i den offentlige sektor kræver brug af SaaS løsninger – derfor skal udbudsprocesserne tage hånd om udfordringerne ved denne leveranceform

Vi giver her et kort bud på, hvordan man som offentlig ordregiver når i mål med sit indkøb af SaaS-ydelser, hvor der gennem markedsundersøgelse og effektiv konkurrence opnås den bedst mulige løsning.

Kend dit marked – og kend dig selv

Udbud af SaaS-ydelser kræver indgående markedsundersøgelse.

En ordregiver bør, inden der iværksættes en udbudsprocedure, gennemføre en markedsundersøgelse med henblik på at udforme sit udbud, herunder undersøge, hvilke løsninger der er på markedet, hvordan markedet fungerer mv., hvorefter ordregiver i sidste ende kan tilpasse sit udbudsmateriale og sine krav til markedet.

Dette er særligt vigtigt i forhold til udbud af SaaS-ydelser, hvor ydelser og løsninger fra de store spillere, Microsoft, Amazon m.fl., som udgangspunkt leveres efter ”take it or leave it ”-princippet.

Er det producenten selv eller en forhandler, der byder ind på opgaven? Dette er et af de spørgsmål, der bør indgå i markedsundersøgelsen. Uanset, hvem der byder ind, er det væsentligt at have indsigt i de bagvedliggende kommercielle vilkår, så udbudsforretningen ikke resulterer i unødige costdrivers, hvor leverandøren ikke kan sikre en eventuel back to back aftale, og/eller hvor der generelt set er uforenelighed med markedets leveringsvilkår.

Ligeledes kræver udbud af SaaS-ydelser en intern markedsanalyse af, hvorvidt organisationen er gearet til en SaaS-løsning. Hvordan anvendes eksisterende hardware og software i forhold til SaaS-løsningen? Hvordan fungerer it-miljøet, fra mobiltelefoner til interne processer og applikationer? Er der behov for integrationer? Dette er alt sammen indledende overvejelser, som ordregiver skal have sig for øje.

Kvalitativ konkurrence, hvilke barrierer er der?

Ordregiver skal gøre sig umage med at udarbejde sin evalueringsmodel, da modellen skal kunne rumme de potentielle tilbudsgiveres forskellige ydelser og vilkår, som ordregiver har opnået indsigt i under markedsundersøgelsen.

Udbudsmaterialet for SaaS-løsninger vil alt andet lige være mere sparsomt end ved anskaffelser af traditionelle it-ydelser, da materialet skal skæres ind til benet for at være foreneligt med markedets standardløsninger og -betingelser, der sjældent ser sig tilpasset den enkelte kunde.

Ordregiver bør derfor have sit fokus rettet mod leverandørernes serviceydelser og servicemål, så ordregiver får dækket sit forretningsmæssige behov, hverken mere eller mindre. Som oftest opererer SaaS-leverandørerne med forskellige serviceniveauer (”guld”, ”sølv” og ”bronze”), og hver enkelt leverandør kan have forskellige oppetider, svar- og reaktionstider. Nogle leverandører har garanterede løsningstider, mens andre ikke har, i hvert fald ikke for alle kategoriseringer.

Det er derfor væsentligt, at udbudsmaterialet tilpasses markedet, og at evalueringsmodellen tager højde for, at leverandørerne har ufravigelige vilkår og skalerbare løsninger, der skal kunne håndteres. En mulighed for ordregiver er at udarbejde kortfattede bilag til kontrakten om henholdsvis drift, service og vedligeholdelse samt servicemål, hvor det er leverandørens løsningsmodel, der er i fokus, frem for ordregivers kravspecifikation.

Ordregiver bør således holde sig til at stille helt overordnede krav til drift, support, vedligeholdelse og servicemål og evaluere på leverandørernes standardløsninger, for så vidt angår veldefinerede, velafprøvede, fleksible og skalerbare standardprocesser samt garanterede servicemål, herunder operationelle målemetoder og relevante typer af transaktioner, der dækker ordregivers forretningsmæssige behov.

Prismodel, hvordan fungerer SaaS-markedet?

At man som kunde i SaaS-udbud i højere grad skal tilpasse sig leverandørens vilkår gælder særligt i forhold til prismodellen.

Omkostninger til SaaS-ydelser varierer alt efter behov. Den typiske form for prissætning i cloud-markedet baserer sig på ordregivers forbrug, herunder antal brugere, transaktioner, datamængde, samt ordregivers ønskede serviceniveau (”guld”, ”sølv” eller ”bronze”).

En måde, at løse markedets forskellige vilkår på, er, at man som ordregiver opstiller sine forventede forbrugsscenarier, herunder sikrer sig mulighed for op- og nedskalering, ved hjælp af trappetrin, og således vægter og beregner tilbudspriserne på baggrund af dette.

Herudover er det væsentligt at have for øje, hvordan leverandørerne almindeligvis prissætter sine ydelser, og fra hvilket tidspunkt disse ydelser løber og forfalder til betaling.

F.eks. vil man for SaaS-kontrakten almindeligvis have én løbende ydelse for henholdsvis licens, drift, support og vedligeholdelse, hvorimod man for on-premise løsninger som oftest anskaffer softwaren, en engangsydelse for licensen, og herefter betaler for løbende vedligeholdelse. Betaling af implementeringsydelser for SaaS-kontrakten modsvarer dog i grove træk on-premise løsninger, hvor man almindeligvis opererer med løbende betaling ved milepæle, enten på baggrund af medgået tid, fast pris eller målpris.

Er du klar til at skræddersy dine forretningsmæssige behov til standardløsningen – og ikke omvendt?