Der er fortsat grænser for aktindsigten

Interne arbejdsdokumenter er fortsat undtaget fra krav om aktindsigt, og det ændres ikke, selvom der deltager eksterne eksperter i en arbejdsgruppe, der har set og modtaget de interne dokumenter pr. e-mail. Interne evalueringsrapporter er også undtaget aktindsigt, når der udarbejdes en offentliggjort evalueringsrapport.

AKTINDSIGT I INTERNE DOKUMENTER
Ion Beam Applications S.A. klagede den 30. januar 2015 over, at Region Midtjylland den 23. januar 2015 afslog en anmodning om aktindsigt i, hvad regionen kategoriserede som "interne og fortrolige evalueringsdokumenter". Klagenævnet for Udbud behandlede sagen efter reglerne om partsaktindsigt efter forvaltningsloven.

Dokumenterne var udarbejdet af en arbejdsgruppe, der havde ansvaret for en del af evalueringen af modtagne tilbud på etableringen af et partikelterapicenter som led i opførelsen af Det Ny Universitetshospital i Skejby. Det var som led i klagen et tema, at visse af deltagerne i arbejdsgruppen ikke var ansat af Region Midtjylland, men på Aarhus Universitet. Eftersom disse deltagere også havde modtaget de pågældende evalueringsdokumenter gjorde Ion Beam Applications gældende, at dokumenterne havde mistet deres interne karakter. Det afviste Region Midtjylland blandt andet med, at deltagerne i arbejdsgruppen var underlagt Region Midtjyllands instruktion. De øvrige deltagere i arbejdsgruppen var ansat i hhv. regionen og på Skejby Sygehus.

Reglerne på området er, at retten til aktindsigt ikke omfatter interne dokumenter, jf. forvaltningslovens § 12, stk. 1, og offentlighedslovens § 23, stk. 1. Interne dokumenter er, jf. forvaltningslovens § 12, stk. 1, 2. pkt., og offentlighedslovens § 23 stk. 1, nr. 1, dokumenter, der ikke er afgivet til udenforstående.

Klagenævnet for Udbud slog for det første fast, at de dokumenter, som blev udvekslet mellem Region Midtjylland og regionens egne sygehuse, herunder de deltagere i arbejdsgruppen, som var medarbejdere ved disse sygehuse, måtte anses for at være interne dokumenter, herunder med henvisning til sundhedslovens angivelse af regionernes opgaver.

Klagenævnet for Udbud lagde for det andet til grund, at de eksterne eksperter i arbejdsgruppen udførte evalueringen med Region Midtjylland som "midlertidig opdragsgiver". De informationer, de pågældende eksperter modtog under deltagelsen i arbejdsgruppen, var således fortrolige for deres "sædvanlige/daglige arbejdsgiver". Eksperternes deltagelse betød derfor ikke, at evalueringsdokumenterne var afgivet til udenforstående. Nævnet slår således fast, at ekstern bistand i forbindelse med en udbudsproces ikke nødvendigvis medfører, at alle dokumenter udvekslet mellem den ordregivende myndighed og sådanne eksterne deltagere, per definition skal anses som "eksterne dokumenter".

AKTINDSIGT I FORELØBIGE EVALUERINGSDOKUMENTER
Desuden afgjorde Klagenævnet for Udbud, at der ikke var adgang til aktindsigt i de foreløbige evalueringsdokumenter, herunder vedrørende Ion Beam Applications' eget tilbud. Begrundelsen var, at der skal sikres adgang til en åben drøftelse under evalueringen af de enkelte tilbud uden, at noter fra sådanne drøftelser er genstand for aktindsigt. Afvisning af aktindsigt i evalueringsdokumenter vedrørende de andre tilbud skete med henvisning til, at disse evalueringer indeholdt forretningshemmeligheder. Afvisningen af indsigt i disse foreløbige evalueringsdokumenter blev yderligere støttet af, at den endelige bedømmelse blev udsendt til parterne i en evalueringsrapport.

KLAGE OVER SAGSBEHANDLINGSTID
Ion Beam Applications klagede desuden over sagsbehandlingstiden, men Klagenævnet for Udbud fandt ikke denne kritik berettiget. Aktindsigtsmaterialet indeholdt omkring 1.200 sider, og anmodningen blev lovet behandlet i uge 8 (inden for 23-28 dage), hvilket også skete. Henset til materialets omfang, blev dette anset for rimeligt.

AFGØRELSENS BETYDNING
Det er fortsat muligt at undtage visse interne dokumenter fra aktindsigt, og denne mulighed indskrænkes ikke nødvendigvis af, at der inddrages personer, som ikke er ansat i den ordregivende myndighed. Det afgørende er, hvem de optræder på vegne af. Denne afgørelse er vigtig, da den medfører fortsat mulighed for inddragelse af de bedste ressourcer på området, hvor alternativet alene var ansatte hos ordregiveren.

Foreløbige evalueringsrapporter kan desuden holdes ude af aktindsigt, hvilket styrker muligheden for en åben diskussion af tilbuddene, men samtidig øger det muligheden for at omgå udbudsreglerne, da den "rigtige" begrundelse kan indsættes i den endelige evalueringsrapport.

---