Kend din lejer – betydningen af korrekt identifikation

Det kan være binavne, stråmænd, personer uden CPR-nummer, selskaber “under stiftelse”, eller underskrifter for virksomheder af personer uden dokumenteret ret til at tegne. Sådanne situationer kan få betydelige konsekvenser for dig som udlejer.

Hvem er den rette aftalepart?

Når du udlejer erhvervslokaler, er det vigtigt at kunne bevise, hvem lejeren er, hvis du skal kunne tage affære, i tilfælde af at lejekontrakten bliver brudt.

Det kræver:

• korrekt angivelse af juridisk enhed
• CVR-nummer
• underskrift med tegningsret
• klar identifikation af fysiske personer, hvis de underskriver lejekontrakten, f.eks. som kautionister (kopi af sundhedskort og legitimation).

Hvis kontrakten er indgået med en forkert lejer eller ukendt underskriver, kan krav rent praktisk ikke rettes mod lejer.

I boliglejeforhold gælder samme behov for identifikation af lejer, typisk via kopi af sundhedskort og pas eller kørekort.

Myndighedskrav og oplysningspligt

I visse situationer kan offentlige myndigheder rette henvendelse til udlejer med henblik på at få oplyst, hvem der driver virksomhed fra et bestemt lejemål. Det kan eksempelvis ske i forbindelse med skatte- og afgiftsforhold, miljøforhold eller kontrol med ulovlig virksomhed.

Hvis udlejer ikke kan dokumentere lejers korrekte identitet, kan det:

• Vanskeliggøre myndighedens sagsbehandling
• Medføre gentagne henvendelser og krav om redegørelser
• I visse tilfælde føre til, at udlejer inddrages nærmere i sagen

Manglende klarhed om lejers identitet kan således indebære både administrativ belastning og omdømmemæssig risiko.

Opsigelse og ophævelse – formalia er afgørende

Korrekt identifikation får særlig betydning ved udlejers opsigelse og ophævelse.

En ophævelse forudsætter væsentlig misligholdelse og skal meddeles den rette aftalepart. Hvis ophævelsen sendes til en forkert juridisk enhed, eller hvis der er usikkerhed om, hvem der er lejer, kan udlejer risikere, at ophævelsen anses for ugyldig.

Tilsvarende gælder ved opsigelse, hvor frister og formkrav også skal iagttages nøje. En formelt mangelfuld opsigelse kan medføre, at lejeforholdet fortsætter, og at udlejer mister et opsigelsesvindue.

Vi har desværre set flere eksempler på, at underskriver på lejekontrakten ikke er den reelle lejer eller ikke kan fremsøges på den oplyste adresse. Det medfører, at fogedretten ikke kan bistå med en udsættelse af lejer.

I konkurs- eller rekonstruktionssituationer får identifikationen yderligere betydning. Her er det afgørende at vide, om lejer er et kapitalselskab, en personligt drevet virksomhed eller en fysisk person – og om der foreligger personlig hæftelse.

Risikominimering i praksis

Vi anbefaler, at du som udlejer som led i kontraktindgåelse og løbende administration:

1. Indhenter og arkiverer opdateret CVR-udskrift
2. Kontrollerer tegningsregler og legitimation, kopi af sundhedskort og legitimation i form af pas eller kørekort på underskrivere, evt. selvskyldnerkautionister særligt når lejer er en personligt ejet virksomhed
3. Sikrer at eventuelle ændringer i selskabsstruktur meddeles skriftligt af lejer
4. Indhenter kopi af sundhedskort og pas eller kørekort, ved boligudlejning.

En systematisk tilgang ved indgåelsen af lejeaftalen kan forebygge betydelige problemer senere i forløbet.

Afsluttende bemærkninger

For enhver udlejer er korrekt identifikation af lejer ikke blot en formalitet. Det er en forudsætning for effektiv håndhævelse af lejekontrakten, korrekt håndtering af myndighedshenvendelser og begrænsning af økonomisk risiko.

Kendskab til og dokumentation for den rette aftalepart, er derfor et grundlæggende element i professionel ejendomsadministration.