Hvilke kontrolforanstaltninger må du bruge over for dine medarbejdere?

Grænsen mellem arbejdsgivers ledelsesret og kontrolforanstaltninger over medarbejderes privatliv kan være vanskelig. I denne artikel kan du læse, hvilke betingelser der skal være tilstede for at etablere en kontrolforanstaltning, og hvilke regler der i øvrigt gælder på området.

Lovlige og ulovlige kontrolforanstaltninger

En kontrolforanstaltning på arbejdspladsen kan f.eks. være tv-overvågning, overvågning af e-mails og internetbrug eller regelmæssige tests for alkohol eller narkotika.

Hvis du som arbejdsgiver etablerer en kontrolforanstaltning, skal en række betingelser være opfyldt, for at den er lovlig.

Foranstaltningen skal:

• Være sagligt begrundet i driftsmæssige årsager. Det kan eksempelvis være kontrolurstempling til sikring af arbejdstidens overholdelse, udfyldelse af arbejdssedler o. lign. til sikring af korrekt udmåling af den præsterede arbejdsydelse. Eller tv-overvågning eller personlig visitation til sikring af uregelmæssigheder såsom bortfjernelse af materiale fra arbejdspladsen.
• Have et fornuftigt formål og etableres på en sådan måde, at der er et rimeligt forhold mellem mål og midler.
• Ikke virke krænkende for medarbejderen. Hvis du f.eks. ønsker at iværksætte en visitationsordning, skal den gælde for alle personalegrupper, ligesom visitation af kvinder som hovedregel skal udføres af kvinder.
• Ikke forholde medarbejderen tab eller nævneværdig ulempe. Det kan være at medarbejderen skal kompenseres for den tid der går med kontrollen, hvis foranstaltningen medfører unødigt ophold.
  

Husk at informere dine medarbejdere

Som udgangspunkt skal medarbejderne informeres om kontrolforanstaltningen senest 6 uger inden den iværksættes. Du skal som arbejdsgiver informere om de driftsmæssige årsager til foranstaltningen, samt specifikt hvilke oplysninger der indsamles, og hvordan de håndteres.

Det er imidlertid muligt at undlade at informere medarbejderne forud for kontrolforanstaltningen, hvis målet med foranstaltningen dermed forsømmes. Det kan også være, at der er driftsmæssige grunde til, at en forudgående meddelelse ikke kan lade sig gøre.

I så fald skal medarbejderne oplyses om kontrolforanstaltningen hurtigst muligt efter iværksættelsen. Og de skal samtidig oplyses om, hvorfor der ikke kunne gives besked om kontrolforanstaltningen på forhånd.

Udarbejd en politik på området

Indfører du som arbejdsgiver ulovlig kontrolforanstaltning, risikerer du at skulle betale godtgørelse til de berørte medarbejdere. For at undgå at havne i tvivlsspørgsmål om lovligheden af dine kontrolforanstaltninger vil vi anbefale, at du udarbejder en politik på området. Denne kan konkret indsættes i personalehåndbogen, hvortil der henvises til i medarbejderens ansættelseskontrakt.

Hvis du ønsker hjælp til at udarbejde en politik om kontrolforanstaltninger eller ønsker en vurdering af en kontrolforanstaltning, så er du naturligvis velkommen til at kontakte os.