Elektroniske underskrifter og NemID i HR-administrationen

Elektroniske underskrifter, herunder digital signatur med brug af nøglekort (NemID), er i fremdrift – og der er betydelige administrative fordele at hente ved at udskifte fysiske underskrifter med elektroniske underskrifter i HR-administrationen.

Elektroniske underskrifter er en samlebetegnelse for underskrifter, der sker elektronisk på en skærm eller gennem brug af nøglekort (NemID) frem for fysisk ved underskrift med hånden.

I korthed findes der flere forskellige typer af løsninger med elektroniske underskrifter, herunder som nævnt løsninger med brug af nøglekort (NemID), som bl.a. bliver brugt af det offentlige. En sådan løsning, der indebærer en digital signatur, med brug af en personlig adgangskode og en kode fra et nøglekort må anses for en særlig sikker løsning.

Andre løsninger består i elektronisk underskrift uden brug af nøglekort (NemID), fx ved at medarbejderen påfører sin underskrift i en underskriftsboks elektronisk med en mus eller på en trykfølsom skærm ved at føre en finger eller en pen på en skærm.

Dansk ret indeholder ikke generelle formkrav om, at aftaler skal underskrives eller være indgået på en bestemt måde. En aftale kan indgås mundtligt, via e-mail, elektronisk eller stiltiende gennem parternes adfærd eller på anden måde. Det afgørende er, at der foreligger en viljeserklæring om at indgå en aftale, samt at denne viljeserklæring har materialiseret sig.

Traditionelt har det dog været anbefalingen af bevismæssige grunde, fx for at kunne bevise at medarbejderen har modtaget en ansættelseskontrakt, og at medarbejderen har accepteret vilkårene heri, at ansættelsesaftaler bliver indgået skriftligt og med fysisk underskrift. Der er også visse vilkår i ansættelsesaftaler, som det, fx fordi vilkårene er bebyrdende, eller der i lovgivningen er særlige formkrav, traditionelt er anset mest sikkert at indgå med en fysisk underskrift.

Retsplejeloven stiller også i visse tilfælde krav om bevis for et dokuments originalitet, og der kan blive behov for særlig teknisk bevisførelse for retten (herunder i form af såkaldt ”systembevis”), hvis en medarbejder fx ikke vil vedkende sig en elektronisk underskrift.

Et systembevis er et teknisk bevis for domstolene, der gennemføres ved fremlæggelse af teknisk dokumentation og vidner til støtte for, at systemet er troværdigt, og at dokumentet er lagret i den version, der er underskrevet, samt at det ikke har været muligt at ændre i dokumentet mv. Et sådant bevis stiller relativt store krav til et it-system.

De fleste løsninger med elektroniske underskrifter, herunder ikke mindst nøglekort-løsningerne (NemID), må imidlertid i dag anses som fuldt ud ligeså sikre at bruge som fysiske underskrifter.

Et system med elektroniske underskrifter kan blive ramt af IT-nedbrud, hacking m.v., og der kan opstå identifikationsproblemer; altså problemer med at henføre en elektronisk underskrift til den pågældende person. I sådanne tilfælde vil sikkerheden og risici ved brug af elektroniske underskrifter i høj grad komme til at bero på det enkelte it-system og virksomhedens brug af elektroniske underskrifter.

LETT bistår med at afdække mulighederne for og fordelene ved at anvende elektroniske underskrifter i den enkelte virksomhed samt at kortlægge og håndtere de risici, der kan være forbundet hermed.

---