Jurainfo logo
LUK
Juridiske nyheder Arrangementer Find juridisk specialist Jobbørs Domme
Om Jurainfo Juridiske links Privatlivspolitik Kontakt
Bliv forfatter Bliv kursusudbyder Bliv verificeret specialist Bliv jobannoncør
Artikel

Vejledning om brug af digitale underskrifter på selskabsretlige dokumenter

Kromann Reumert
27/07/2021
Vejledning om brug af digitale underskrifter på selskabsretlige dokumenter
Kromann Reumert logo
Erhvervsstyrelsen har 9. juli 2021 udstedt en vejledning om brugen af digitale underskrifter på selskabsretlige dokumenter, eksempelvis stiftelsesdokumenter, generalforsamlingsprotokollater, bestyrelsesreferater, fusions- og spaltningsplaner. Vi giver dig her et overblik over de væsentligste emner i forhold til Erhvervsstyrelsens praksis vedrørende digitale underskrifter.

For at en digital underskrift skal have samme virkning som en fysisk underskrift, skal den opfylde visse tekniske krav, som er nærmere beskrevet i eIDAS-forordningen1. Underskrifter, der opfylder disse krav, anses for at være "kvalificerede elektroniske signaturer". Ved anmeldelse til Erhvervsstyrelsen af et digitalt underskrevet dokument skal certifikatet, der verificerer identifikationen på underskriveren og tidspunktet for underskriften m.v., være inkluderet.


Erhvervsstyrelsen accepterer følgende digitale underskrifter

  • Underskriftsløsninger der bruger NemID-validering til at signere med. Det kunne eksempelvis være Penneo, ligesom at DocuSign tilbyder en sådan løsning. Denne underskrifttype kan anvendes af personer, som har et dansk CPR-nr.
  • De underskriftsløsninger, som er listet på EU-Kommissionens liste over kvalificerede signaturer (eIDAS Trusted List). Listen omfatter EU/EØS-landene og er den sidst godkendte løsning for Storbritannien. 
  • Underskrift i hånden med et tegneprogram, eksempelvis på iPad med en touchskærm.


Følgende accepteres umiddelbart ikke

  • Underskrift med en kursiv eller anden skrifttype i et tekstbehandlingsprogram, for eksempel i Word
  • Underskrift der udelukkende er valideret via underskrivers e-mailadresse
  • Underskrift af en fuldmægtig på vegne af underskriver, hvor fuldmagten ikke er indberettet til Erhvervsstyrelsen sammen med anmeldelsen.


Brug af andre løsninger end de godkendte

Hvis Erhvervsstyrelsen modtager en anmeldelse af et selskabsretligt dokument, som er underskrevet ved brug af en digital løsning, som ikke opfylder kravene til at være en kvalificeret elektronisk signatur, vil Erhvervsstyrelsen foretage en konkret vurdering af, om underskriften kan godkendes. Erhvervsstyrelsen vil i den sammenhæng lægge vægt på om, løsningen fungerer på en sådan måde, at der sikres en entydig identifikation af underskriveren. Hvis ikke det er tilfældet, vil anmeldelsen forventeligt blive afvist, idet dokumentet ikke vil anses som værende underskrevet.


Vejledningen indeholder ikke oplysninger om digitale underskriftsløsninger udenfor EU/EØS/Storbritannien, og disse vil derfor blive vurderet konkret efter visse retningslinjer. Tilsvarende gælder brugen af andre løsninger end de, der fremgår af listen i DK og/eller EU.


Det er fortsat tilladt at indberette dokumenter, som er underskrevet i hånden og derefter scannet. Disse anses i sagens natur ikke for at være underskrevet digitalt.


Tidsmæssige forhold

Ved en digital underskrift, der opfylder de tekniske krav skabes der et certifikat. Certifikatet indeholder blandt andet oplysning om tidspunktet, hvor dokumentet er blevet underskrevet af den enkelte underskriver. I den sammenhæng skal man være opmærksom på, at underskriftstidspunktet skal hænge sammen med de oplysninger, der fremgår af dokumentet. Underskriftstidspunktet regnes som værende det tidspunkt, hvor dokumentet er underskrevet og ikke en anden beslutningsdato anført i dokumentet. Er der flere underskrivere, er det tidspunktet, hvor den sidste person underskrev, der er gældende.


Det betyder i praksis, at Erhvervsstyrelsen ikke accepterer ordninger, hvor digitale underskrifter indhentes forudgående og kortvarigt opbevares på underskriverens vegne indtil et senere tidspunkt (eksempelvis efter en senere begivenhed er indtrådt).


I forhold til stiftelser fører ovennævnte til, at stiftelsen først tillægges retsvirkning fra den dato, hvor den sidste stifter underskriver stiftelsesdokumentet, uanset om en tidligere stiftelsesdato er anført på stiftelsesdokumentet.


Hvor det ikke praktisk er muligt, at alle parter underskriver på det relevante tidspunkt, kan der udstedes en tydelig afgrænset specialfuldmagt. Denne fuldmagt skal i givet fald indsendes sammen med anmeldelsen til Erhvervsstyrelsen. Hvis fuldmagten ikke er indberettet, vil registreringen blive afvist.


Dokumenter der ikke indberettes til Erhvervsstyrelsen

En række selskabsretlige dokumenter indberettes ikke til Erhvervsstyrelsen. Det gælder eksempelvis generalforsamlingsprotokollater eller bestyrelsesmødereferater, hvor der ikke er truffet anmeldelsespligtige beslutninger. Disse er dog stadig underlagt samme krav, idet vejledningen finder anvendelse på alle selskabsretlige dokumenter.


Det betyder også, at eksempelvis en låneaftale eller en virksomhedsoverdragelsesaftale, som underskrives af de tegningsberettigede, men som ikke er et selskabsretligt dokument, ikke behøver at blive underskrevet i overensstemmelse med de retningslinjer, der er beskrevet i vejledningen.


Vejledningen indeholder en udtømmende oplistning af dokumenter, der skal underskrives i henhold til de selskabsretlige regler for digitale signaturer.


Opbevaring af dokumenter der er underskrevet digitalt

Selskabsretlige dokumenter, der er underskrevet digitalt, skal ligesom øvrige selskabsretlige dokumenter opbevares i mindst fem år regnet fra udløbet af det regnskabsår, hvor dokumentet er udarbejdet. Man skal være opmærksom på, at certifikatet for den digitale underskrift anses for at være en del af dokumentet og skal derfor opbevares sammen med selve dokumentet.

Har du spørgsmål til dette indlæg, er du mere end velkommen til at kontakte os.
Gå ikke glip af vigtig juridisk viden - Tilmeld dig vores nyhedsservice her.
Kromann Reumert logo
København
Sundkrogsgade 5
2100 København Ø
70 12 12 11
mail@kromannreumert.com
Aarhus
Rådhuspladsen 3
8000 Aarhus C
London
65 St. Paul's Churchyard
London EC4M 8AB
Nyhedsservice
Gå ikke glip af vigtig juridisk viden
Vælg selv dine interesseområder og modtag juridisk nyt fra landets førende specialister.
Tilmeld dig nu
Artikler, der kunne være relevante for dig
Sidste chance for at omdanne dit IVS – undgå tvangsopløsning og konkurs
Sidste chance for at omdanne dit IVS – undgå tvangsopløsning og konkurs
16/09/2021
Selskabsret, Øvrige
Generationsskifte Omstrukturering - August 2021
Generationsskifte Omstrukturering - August 2021
01/09/2021
Skatte- og afgiftsret, M&A, Selskabsret
Bliv opdateret på MAR: Nyt om safe harbour-regimet ved tilbagekøbsprogrammer og guidelines om udsættelsesadgangen
Bliv opdateret på MAR: Nyt om safe harbour-regimet ved tilbagekøbsprogrammer og guidelines om udsættelsesadgangen
24/08/2021
Finansiering og bankret, Selskabsret
Tid til at håndtere de sidste IVS'er
Tid til at håndtere de sidste IVS'er
12/08/2021
Selskabsret, Øvrige
Vejledning om brug af digitale underskrifter på selskabsretlige dokumenter
Vejledning om brug af digitale underskrifter på selskabsretlige dokumenter
27/07/2021
Selskabsret
Den nye Fondsmæglerlov er vedtaget: Grundlaget for reguleringen af fondsmæglerselskaberne ændres
Den nye Fondsmæglerlov er vedtaget: Grundlaget for reguleringen af fondsmæglerselskaberne ændres
07/06/2021
Selskabsret, Finansiering og bankret
Jurainfo logo

Jurainfo.dk er landets største juridiske online-platform samt formidler af juridisk viden. Her finder du juridiske nyheder, kurser og arrangementer. Vi hjælper dagligt danske virksomheder med at tilegne sig juridisk viden samt at sætte virksomheder i forbindelse med den rigtige juridiske rådgiver, når de har brug for råd og vejledning.

Jurainfo.dk ApS
CVR-nr. 38375563
Vandtårnsvej 77, DK-2860 Søborg
(+45) 71 99 01 11
kontakt@jurainfo.dk
Ønsker du hjælp til at finde en specialist?
© 2021 Jurainfo.dk - Juridiske nyheder og arrangementer samlet ét sted