Selskabers muligheder for at afholde ordinær general­forsamling i lyset af corona-krisen

Loven giver sundheds- og ældreministeren mulighed for at fastsætte regler om forbud mod afholdelse og deltagelse i større forsamlinger, arrangementer, begivenheder m.v. (det såkaldte "forsamlingsforbud").

På pressemøde den 17. marts 2020 meddelte Statsministeren, at regeringen nu indfører forbud mod forsamlinger på mere end 10 personer. Forbuddet gælder fra onsdag den 18. marts 2020 kl. 10.00 til mandag den 30. marts 2020.

Som følge af forbuddet vil det således kun være muligt at gennemføre fysiske generalforsamlinger med op til 10 deltagere i perioden frem til den 30. marts 2020.
Forbuddet betyder i praksis, at generalforsamlinger – hvis de overhovedet gennemføres – bør gennemføres uden fysisk deltagelse fra kapitalejerne. Dette kan enten ske som en fuldstændig elektronisk generalforsamling (se herom nedenfor) eller ved brug af skriftlige fuldmagter kombineret med deltagelse fra ét medlem fra direktion og eventuel bestyrelse samt eventuelt en dirigent.

I loven fra den 12. marts 2020 blev sundheds- og ældreministeren desuden bemyndiget til i samråd med justitsministeren at fastsætte regler, som medfører, at pligter, der ifølge anden lovgivning påhviler private aktører over for det offentlige, fraviges, i det omfang det som følge af forsamlingsforbuddet vil være umuligt eller uforholdsmæssigt vanskeligt for den private aktør at opfylde pligten. Dette vil særligt have betydning i relation til de danske selskabers pligt til at aflægge årsrapport.
Månederne marts, april og maj er højsæson for afholdelse af ordinære generalforsamlinger i danske virksomheder. Den ordinære generalforsamling skal afholdes i så god tid, at den godkendte årsrapport kan indsendes til Erhvervsstyrelsen, så den er modtaget i Erhvervsstyrelsen senest 5 måneder efter regnskabsårets afslutning – dog undtagen børsnoterede virksomheder og statslige aktieselskaber, som skal indsende årsrapporten senest 4 måneder efter regnskabsårets udløb. Dette betyder i praksis, at for selskaber, som har kalenderåret som regnskabsår, skal årsrapporten være indsendt til Erhvervsstyrelsen inden senest den 31. maj.

Sundheds- og ældreministeren udnyttede den 17. marts 2020 den bemyndigelse, som er indeholdt i loven fra den 12. marts 2020, så virksomheder får en midlertidig mulighed frem til 30. marts 2020 for at fravige visse pligter i årsregnskabsloven, herunder pligten til at indsende årsrapport og afholdelse af generalforsamling. Bekendtgørelsen træder i kraft den 18. marts kl. 10.00. Uagtet muligheden for at udskyde indsendelsen af årsrapporten bør det overvejes, om den ordinære generalforsamling alligevel kan gennemføres – om end på anden vis end oprindeligt planlagt – og om årsrapporten således alligevel kan blive godkendt og indsendt inden udløbet af den oprindelige frist i årsregnskabsloven.

I lyset heraf har vi nedenfor – på generelt niveau – forsøgt at besvare en række af de praktiske spørgsmål, der opstår i forbindelse med forberedelse og gennemførelse af den ordinære generalforsamling.

Det er vigtigt at bemærke, at uanset hvad der fremgår nedenfor, skal man altid følge vedtægternes bestemmelser om, hvordan generalforsamlingen skal gennemføres..


1. Muligheden for at udskyde indsendelsen af årsrapporten

Som beskrevet ovenfor har sundheds- og ældreministeren netop udnyttet bemyndigelsen i loven fra den 12. marts 2020 til at fastsætte regler, der medfører, at den nuværende frist for danske selskabers indsendelse af årsrapport vil blive forlænget.

Efter bekendtgørelsens ikrafttræden kan virksomheder, som er omfattet af årsregnskabsloven, udskyde indsendelsen af årsrapporten til Erhvervsstyrelsen til senest 8 uger efter ophøret af forbuddet mod deltagelse i større forsamlinger m.v., dvs. (på nuværende tidspunkt) fra den 30. marts 2020. Muligheden for at udskyde indsendelsen af årsrapporten forudsætter dog, at følgende tre betingelser alle er opfyldt:

Selskabet har ikke allerede godkendt årsrapporten og derved afholdt den ordinære generalforsamling.
Selskabet har flere ejere, end der lovligt må deltage i forsamlinger som følge af et forbud mod afholdelse af og deltagelse i større forsamlinger mv. (dvs. p.t. mere end 10 personer).
Selskabets vedtægter giver ikke mulighed for at afholde en fuldkommen elektronisk generalforsamling (se nærmere herom nedenfor).
Det er derfor relevant at vurdere, hvorvidt selskabet opfylder alle tre betingelser.

Fristen efter den nye bekendtgørelse kan dog ikke blive kortere end fristen efter de hidtil gældende frister i årsregnskabsloven, dvs fem måneder efter regnskabsårets udløb – undtagen børsnoterede virksomheder og statslige aktieselskaber, som skal indsende senest fire måneder efter regnskabsårets udløb.


2. Muligheden for at aflyse/udskyde en allerede indkaldt generalforsamling

Muligheden for at aflyse generalforsamlingen og udskyde den til en ny dato

Hvis der er udsigt til, at der vil deltage mere end 10 personer i den fysiske generalforsamling, bør kapitalejerne opfordres til at undlade at møde fysisk op og i stedet afgive skriftlig fuldmagt. Den skriftlige fuldmagt kan eventuelt gives til dirigenten.

Alternativ vil bestyrelsen kunne vælge at aflyse generalforsamlingen. Bestyrelsen vil altid kunne aflyse en allerede indkaldt generalforsamling, så længe generalforsamlingen ikke er påbegyndt. Annulleringen af indkaldelsen og aflysningen skal finde sted på samme måde som indkaldelsen.  Aflysningen kan ske helt frem til tidspunktet for generalforsamlingens påbegyndelse.

Samtidig med aflysningen af den oprindelige ordinære generalforsamling bør der orienteres om det nye tidspunkt for den ordinære generalforsamling, hvis det kendes.

Den nye generalforsamling skal sikres indkaldt efter de sædvanlige regler for indkaldelse til ordinær generalforsamling, herunder med det fastsatte indkaldelsesvarsel. Indkaldelse skal ske således, at årsrapporten fortsat kan vedtages på generalforsamlingen og indsendes til Erhvervsstyrelsen inden fristen efter årsregnskabsloven.


Muligheden for at udskyde tidspunktet for en allerede påbegyndt generalforsamling

Hvis generalforsamlingen allerede er påbegyndt, men man ønsker at udsætte den til en anden dato, kræver det generalforsamlingens vedtagelse med simpelt flertal. Den nye generalforsamling skal indkaldes på ny efter de sædvanlige regler for indkaldelse til ordinær generalforsamling, herunder med det fastsatte indkaldelsesvarsel. De fremmødte på generalforsamlingen kan derfor ikke blot blive enige om, at generalforsamlingen udskydes til afholdelse på et senere tidspunkt uden udsendelse af en ny indkaldelse.


3. Mulighederne for afvikling af generalforsamlingen uden fysisk deltagelse

Det er muligt at afholde enten en delvis eller en fuldstændig elektronisk generalforsamling. En elektronisk generalforsamling er en generalforsamling, hvor kapitalejerne eller nogle af disse deltager ved anvendelse af elektroniske medier, f.eks. via telefon, skype eller andet tilsvarende medium, uden at være fysisk til stede på den samme fysiske lokation.

Bestyrelsen har altid mulighed for at afholde en såkaldt delvis elektronisk generalforsamling. Ved en delvis elektronisk generalforsamling har kapitalejerne blot en mulighed for, og således ikke en pligt til, at deltage elektronisk, herunder afgive stemme. Den delvist elektroniske generalforsamling forudsætter dog, at en fysisk generalforsamling afholdes simultant – men maksimalt med 10 fysiske deltagere som følge af det nye forsamlingsforbud.

Hvis det fremgår af det pågældende selskabs vedtægter, at generalforsamlingen skal afholdes et specifikt sted, fx selskabets hjemsted, vil det udelukkende være muligt at afholde en delvis elektronisk generalforsamling, hvis generalforsamlingen styres og fysisk foregå det pågældende sted med maksimalt 10 deltagere.

En generalforsamling betegnes som fuldstændig elektronisk, hvis den alene afholdes elektronisk og uden adgang til fysisk fremmøde. Afholdelse af en fuldstændig elektronisk generalforsamling kræver hjemmel i selskabets vedtægter, og det kræver således, at dette er blevet vedtaget af generalforsamlingen ved en tidligere lejlighed. Hvis selskabets vedtægter indeholder bestemmelse om afholdelse af fuldstændig elektroniske generalforsamlinger, er det vores klare anbefaling, at generalforsamlingen gennemføres på denne måde.


4. Muligheden for at stemme ved fuldmagt

For at undgå at kapitalejerne fysisk møder op på generalforsamlingen, bør selskabet opfordre kapitalejerne til at afgive deres stemme enten ved brev eller fuldmagt. Denne løsning kan eventuelt kombineres med muligheden for afholdelse af en delvis elektronisk generalforsamling.

I denne forbindelse bør man særligt være opmærksom på, om selskabets vedtægter opstiller særlige regler for afgivelse af stemme ved skriftlig fuldmagt.

Forudsat at vedtægterne ikke bestemmer andet, kan alle kapitalejere i princippet møde ved skriftlig fuldmagt.

Der stilles som udgangspunkt ikke nogen formkrav til en skriftlig fuldmagt. Det er imidlertid væsentligt, at fuldmagten er tydelig, og at navn og adresse på kapitalejeren fremgår på en sådan måde, at man kan identificere kapitalejeren (fuldmagtsgiveren) og fuldmagtstager. Fuldmagten skal være dateret og underskrevet af fuldmagtsgiver. Hvis der opstår tvivl om en fuldmagts gyldighed på generalforsamlingen, er det dirigenten, som afgør om fuldmagten er gyldig. .


5. Afholdelse af generalforsamlingen som planlagt

Udbetaling af ordinært udbytte på baggrund af årsrapporten kræver, at årsrapporten er underskrevet af direktion, bestyrelse og revisor samt godkendt på den ordinære generalforsamling.

Hvis selskabets bestyrelse agter at foreslå generalforsamlingen at træffe beslutning om udbetaling af ordinært udbytte, kan kapitalejerne således have en interesse i, at generalforsamlingen gennemføres og ikke udskydes til et senere tidspunkt.
For at imødekomme denne berettigede interesse kan det overvejes at gennemføre den ordinære generalforsamling ved brug af skriftlige fuldmagter og alene med de faste dagsordenspunkter om godkendelse af årsrapporten og anvendelse af overskud eller dækning af underskud så hurtigt som muligt og samtidig lægge op til, at andre forslag udsættes til en ekstraordinær generalforsamling. Den ekstraordinære generalforsamling kan gennemføres, så snart forholdene igen tillader dette under betryggende omstændigheder. En sådan fremgangsmåde imødekommer hensynet til at få godkendt og indsendt årsrapporten i rette tid og eventuel kunne udbetale et godkendt udbytte. Samtidig imødekommer den hensynet til at sikre, at så mange kapitalejere som muligt deltager i drøftelserne på generalforsamlingen, og at der finder en meningsudveksling sted på en senere generalforsamling om eventuelle forslag, som er henlagt til generalforsamlingen.

Det kan altid på en ordinære generalforsamling besluttes at indkalde til en ekstraordinær generalforsamling til behandling af et bestemt emne, uanset at punktet ikke er optaget på dagsordenen for den ordinære generalforsamling.

Det bemærkes i den forbindelse, at selskabets vedtægter kan indeholde krav om, at en nærmere angiven del af kapitalejerne efter stemmer og/eller efter kapital skal være til stede eller repræsenteret på generalforsamlingen, for at generalforsamlingen er lovlig. Det er derfor vigtigt at undersøge, om dette gælder for det konkrete selskab.