Persondataforordningens betydning for ejendomsbranchen

Den 25. maj 2018 træder den nye persondataforordning i kraft. Det indebærer skærpede krav til behandling af persondata - også for ejendomsbranchen. Overholder en virksomhed ikke reglerne, kan det have alvorlige konsekvenser i form af store bøder.


 

I ejendomsbranchen spænder persongalleriet vidt, og branchens aktører behandler allerede nu store mængder forskelligartede personoplysninger f.eks. i form af oplysninger om lejere, medarbejdere, eksterne serviceudbydere f.eks. mæglere, pedeller og ejendomsadministratorer m.fl. Ejendomsbranchens aktører bliver herved også ramt af de nye regler og gør derfor klogt i at følge med.

Persondata er et vidt begreb og omfatter enhver oplysning, der kan henføres til en fysisk person. Det kan f.eks. være navn, adresse, telefonnummer, CPR-nummer, initialer, stilling, IP-adresse mv. En behandling af enhver håndtering af oplysninger med eller uden brug af automatiseret databehandling, eksempelvis indsamling, registrering, systematisering, ændring, søgning og videregivelse af personoplysninger.

Der er i dag mange virksomheder, der ikke har fokus på persondata og derfor ikke overholder den nugældende persondatalov. Reglerne i persondataforordningen ligner på mange områder de regler, der gælder i persondataloven i dag, men der er en række ændringer, som vil få stor betydning.

Den mest omtalte ændring er, at bødeniveaet for brud på reglerne bliver hævet markant.

Overtrædelse af persondatareglerne vil fra 25. maj 2018 kunne medføre bøder på op til 20 millioner euro eller 4 pct. af virksomhedens samlede årlige globale omsætning.


Væsentlig ændring

En anden væsentlig ændring, som giver store udfordringer på tværs af brancher, er det såkaldte dokumentationskrav.

Dokumentationskravet indebærer, at virksomheder - på et hvilket som helst tidspunkt - skal kunne dokumentere lovligheden af sine behandlinger af personoplysninger.

En ejer af en udlejningsejendom skal f.eks. være opmærksom, hvis ejeren vælger at overlade ejendomsadministrationsopgaven til en leverandør (databehandler). Ejeren kan outsource opgaven, men ikke ansvaret.

Hvis leverandøren laver fejl, kan det herved føre til en bøde til ejeren. Derfor er det nødvendigt at sikre, at leverandøren også overholder reglerne. Overblik over behandling af personoplysninger og opfyldelse af forordningens krav kan være en omfattende og tidskrævende opgave. Aktørerne i ejendomsbranchen bør derfor allerede nu forholde sig til de kommende krav, inden forordningen endeligt kan håndhæves. Det kræver ledelsesopbakning, prioritering og allokering af de fornødne ressourcer.

På grund af ejendomsbranchens kompleksitet vurderer vi, at ejendomsbranchens aktørers største udfordring bliver ovennævnte krav om dokumentation af, at personoplysninger behandles i overensstemmelse med forordningen. I den forbindelse bliver det vigtigt, at de enkelte aktører i branchen formår at skabe overblik over samtlige behandlinger af branchens forskelligartede personoplysninger.

Når det nødvendige overblik er skabt, skal aktørerne implementere de nødvendige procedurer for at sikre, at behandlingen af personoplysninger fortsat sker i overensstemmelse med persondataforordningens krav. Aktørerne skal også sikre og påse, at eksterne serviceudbydere, som behandler oplysninger på vegne af aktørerne, også behandler oplysninger i overensstemmelse med reglerne.

---