Jurainfo logo
LUK
Juridiske nyheder Arrangementer Find juridisk specialist Jobbørs NYT Domme
Om Jurainfo Bliv samarbejdspartner Juridiske links Privatlivspolitik Kontakt
Artikel

Nye krav til opbevaring af erhvervsmæssige dokumenter fra årsskiftet

IUNO
14/12/2020
Nye krav til opbevaring af erhvervsmæssige dokumenter fra årsskiftet
IUNO logo
En ny kontrolpakke fra regeringen, der træder i kraft 1. januar 2021, indeholder blandt andet et nyt krav om, at danske selskaber skal opbevare visse selskabsdokumenter i minimum fem år. Overholdes reglerne ikke, kan ledelsen blive pålagt bøder og selskabet risikerer at blive tvangsopløst. Lignende regler kommer til at gælde for visse erhvervsdrivende virksomheder.

Den 1. januar 2021 træder dele af den såkaldte ”kontrolpakke” i kraft. Kontrolpakken indeholder en lang række nye regler, som har til formål at styrke selskabs- og regnskabskontrollen. Kontrolpakken indeholder ændringer til blandt andet selskabsloven, årsregnskabsloven, revisorloven og erhvervsvirksomhedsloven.

Krav om opbevaring i mindst fem år


Fra regnskabsår der begynder den 1. januar 2021 eller senere, skal danske selskaber opbevare deres selskabsdokumenter efter nye krav. Et af kravene er, at dokumenterne skal opbevares i minimum fem år fra udgangen af det regnskabsår, hvor dokumentet er udarbejdet.


For virksomheder som er omfattet af erhvervsvirksomhedsloven, gælder der tilsvarende krav om at opbevare virksomhedsdokumenter i minimum fem år. Enkeltmandsvirksomheder er undtaget fra de nye krav.


Hvilke dokumenter skal opbevares?

Begrebet ”selskabsdokumenter” omfatter de dokumenter og bilag, som selskaber er forpligtede til at udarbejde efter selskabsloven. Der er tale om en bred definition, der blandt andet omfatter stiftelsesdokumenter, vedtægter, forretningsorden, generalforsamlingsprotokollater, dokumentation om ejerforhold, ejerbog og dokumentation for indbetaling af selskabskapital.

Kravet til opbevaring gælder ikke kun de dokumenter, som selskabet selv udarbejder, men også dem der er lavet af eksterne rådgivere såsom revisorer eller advokater. Desuden omfatter kravet også frivilligt producerede bilag såsom dokumenter af økonomisk eller regnskabsmæssig karakter.


Virksomheder omfattet af erhvervsvirksomhedsloven skal i vidt omfang opbevare de samme typer af dokumenter.


Hvordan skal dokumenterne opbevares?

Dokumenterne skal opbevares, så de uden vanskeligheder kan gøres tilgængelige for offentlige myndigheder. Opbevaring kan ske fysisk eller elektronisk, og der gælder intet krav om, at det er de originale dokumenter, som skal gemmes. For fysiske kopier gælder det dog, at dokumenterne skal opbevares i Danmark.

Det er vigtigt at have for øje, at reglerne også gælder, hvis et selskab ophører med at eksistere, for eksempel ved likvidation eller opløsning ved erklæring. I disse tilfælde vil det altså fortsat være nødvendigt at opbevare dokumenterne for det lukkede selskab i en årrække efter nedlukningen.

Risiko for bødestraf og tvangsopløsning


I tilfælde af manglende eller mangelfuld opbevaring af dokumenterne kan ledelsen straffes med bøde, og i yderste konsekvens kan Erhvervsstyrelsen vælge at tvangsopløse selskaber og virksomheder, der ikke følger reglerne.


IUNO mener

IUNO anbefaler, at ledelsen i alle danske selskaber og virksomheder allerede nu begynder at forholde sig til de nye krav.

Det er særligt vigtigt, at ledelsen sikrer sig, at dokumenterne opbevares forsvarligt og på betryggende vis. Hvis dokumenterne opbevares elektronisk, anbefaler IUNO, at der løbende laves en sikkerhedskopi, også hvis dokumenterne opbevares i skyen. Opbevares dokumenterne derimod fysisk, anbefaler IUNO, at der laves tiltag, der sikrer, at dokumenterne i rimeligt omfang er beskyttet mod brand, tyveri og lignende


[Lov om ændring af årsregnskabsloven, selskabsloven, lov om visse erhvervsdrivende virksomheder, revisorloven og forskellige andre love af 19. maj 2020]

Har du spørgsmål til dette indlæg, er du mere end velkommen til at kontakte mig. Du finder kontaktoplysningerne nedenfor.
Gå ikke glip af vigtig juridisk viden - Tilmeld dig vores nyhedsservice her.
IUNO logo
København
Njalsgade 19C, 3
2300 København S
53 74 27 00
communication@iuno.law
Stockholm
Grev Turegatan 30
114 38 Stockholm
Oslo
Tollbugata 8
0152 Oslo
Nyhedsservice
Gå ikke glip af vigtig juridisk viden
Vælg selv dine interesseområder og modtag juridisk nyt fra landets førende specialister.
Tilmeld dig nu
Artikler, der kunne være relevante for dig
Bliver "human rights due diligence" snart obligatorisk for europæiske virksomheder?
Bliver "human rights due diligence" snart obligatorisk for europæiske virksomheder?
23/02/2021
Selskabsret, EU-ret
Ny ordning for medarbejderaktier giver bedre vilkår for start-ups
Ny ordning for medarbejderaktier giver bedre vilkår for start-ups
23/02/2021
Selskabsret, Øvrige
Udlodning af ekstraordinært udbytte - sådan gør I
Udlodning af ekstraordinært udbytte - sådan gør I
15/02/2021
Selskabsret
Ny dom om tinglysnings­afgift ved adkomst­ændringer i forbindelse med omstrukturer­inger
Ny dom om tinglysnings­afgift ved adkomst­ændringer i forbindelse med omstrukturer­inger
10/02/2021
Selskabsret
Tjekliste til den virtuelle general­forsamling
Tjekliste til den virtuelle general­forsamling
09/02/2021
Selskabsret
Muligheden for afholdelse af elektronisk generalforsamling forlænges til 31. december 2021
Muligheden for afholdelse af elektronisk generalforsamling forlænges til 31. december 2021
05/02/2021
Selskabsret, Øvrige
Jurainfo logo

Jurainfo.dk er landets største juridiske online-platform samt formidler af juridisk viden. Her finder du juridiske nyheder, kurser og arrangementer. Vi hjælper dagligt danske virksomheder med at tilegne sig juridisk viden samt at sætte virksomheder i forbindelse med den rigtige juridiske rådgiver, når de har brug for råd og vejledning.

Jurainfo.dk ApS
Vandtårnsvej 77, DK-2860 Søborg
E-mail: kontakt@jurainfo.dk
CVR-nr. 38375563
© 2021 Jurainfo.dk - Juridiske nyheder og arrangementer samlet ét sted