Ny lov om tidsregistrering træder i kraft den 1. juli 2024

Baggrund for lovændringen

Den 23. januar 2024 blev et nyt lovforslag om obligatorisk tidsregistrering vedtaget i Danmark (Arbejdstidsloven), som følge af en  EU-domstols afgørelse fra 2019.

Den nye lov om tidsregistrering, der træder i kraft den 1. juli 2024, påbyder alle arbejdsgivere at sikre, at deres medarbejderes daglige arbejdstid registreres for at sikre overholdelse af EU’s Arbejdsdirektiv, der bl.a. omfatter regler for hviletid, maksimal ugentlig arbejdstid og pauser.

Krav til arbejdsgivere

I henhold til den i dag gældende Arbejdsmiljølovs §§ 50 og 51 skal alle arbejdsgivere sikre deres medarbejdere en daglig hvileperiode på 11 timer samt mindst én ugentlig fridag.

Ved den nye arbejdstidslov maximeres den ugentlige arbejdstid som hovedregel til 48 timer, og der indføres krav om, at der for alle medarbejdere – uafhængigt af ansættelsesform – foreligger dokumentation i form af tidsregistrering.   

Der gælder enkelte fagspecifikke undtagelser og særregler, herunder for mobile lønmodtagere, medarbejdere med natarbejde samt særligt risiko fyldt arbejde, og så gælder der en undtagelse for selvtilrettelæggere.

Selvtilrettelæggere kan således undtages for de nye regler om tidsregistrering og reglerne i arbejdstidsloven i øvrigt. En medarbejder er selvtilrettelægger, når den pågældendes arbejdsopgaver ikke tillader forudbestemt planlægning af arbejdstiden på grund af arbejdets art, eller når medarbejderen besidder ledelsesmæssige beføjelser og derfor tilrettelægger sin arbejdstid selv. Et eksempel på dette er medarbejdere i et højere ledelseslag, fx afdelingsledere eller direktører. Da der er tale om en undtagelse til hovedreglen, kan begrebet ”selvtilrettelægger” ikke udvides til at omfatte andre medarbejdere end de, hvor det konkret vurderes, at forudbestemt planlægning ikke er mulig. Anvendelse af undtagelsen for selvtilrettelæggere, kræver at der udarbejdes et tillæg til medarbejderens nuværende ansættelseskontrakt.

Tidsregistreringssystemer

Arbejdsgivere kan frit vælge, hvilket tidsregistreringssystem, de vil bruge, så længe det er ”objektivt, pålideligt og tilgængeligt”. Det kan være lige fra et Excel ark til et mere avanceret tidsregistreringssystem. Det er tilstrækkeligt at registrere den samlede daglige arbejdstid.

GDPR

Af hensyn til persondatareglerne

1. skal lønmodtageren altid have adgang til egne oplysninger i tidsregistreringssystemet og
2. oplysningerne skal opbevares i 5 år, så medarbejderens gennemsnitlige ugentlige arbejdstid kan beregnes.

Sanktioner og overholdelse

Ved manglende overholdelse af de nye regler risikerer arbejdsgivere sanktioner i form af godtgørelser til medarbejdere og bøder. Arbejdstilsynet kan tillige gribe ind ved at forbyde eller begrænse mulighederne for at overskride 48-timers reglen fremadrettet.

Focus Advokater bemærker

Vi anbefaler, at du som arbejdsgiver udarbejde en klar politik for registrering af arbejdstid, som præcist specificerer, hvilke data der skal indsamles og metoden hertil. Denne politik bør være en del af medarbejderhåndbogen. Relevante HR-dokumenter bør ligeledes opdateres for at minimere fejl og sikre dokumentationen og overholdelse af lovgivningen.

Der skal inden lovens ikrafttræden, den 1. juli 2024, etableres et tidsregistreringssystem i overensstemmelse med det nye regelsæt.

Det skal fastlægges hvilke medarbejdere, der er selvtilrettelæggere, og der skal udarbejdes et tillæg til de pågældendes ansættelseskontrakter.

Endelig bør det sikres, at virksomhedens standardkontrakter opdateres i forhold til de funktioner, hvor selvtilrettelæggelse er en mulighed.