Konflikthåndtering i entreprisesager - ny vejledning skal forebygge tvister om ekstraarbejde

Klare retningslinjer, dokumentation og kommunikation

Den nye vejledning er udarbejdet af Banedanmark og Dansk Infrastruktur i fællesskab. Vejledningen skal skabe enighed om, hvordan krav på ekstrabetaling dokumenteres og håndteres for derved at opnå en hurtig afklaring af navnlig følgende spørgsmål: 

• Er ydelsen kontraktarbejde eller ekstraarbejde? 
• Er eller var ydelsen nødvendig? 
• Er grundlaget for ekstrabetalingen dokumenteret?
• Er arbejdet varslet og godkendt? 
• Bliver projektet forsinket som følge af ekstraarbejdet? 
• Hvordan skal kravet afregnes?

Vejledningen afspejler de processer, der findes i AB18, og supplerer i øvrigt parternes aftalegrundlag med retningslinjer om orientering og varsel i forbindelse med identifikation af ekstraarbejder, økonomiske prokuragrænser, udarbejdelse af arbejdsnotater (ét pr. ændring) med henvisning til eventuelt uddybende tekniske forespørgsler og/eller tilsynsnotater.

"Vejledningen er udtryk for en fælles erkendelse af, at dokumentation for krav og ekstraarbejder ikke skal være mere byrdefuld for entreprenørerne end nødvendigt, men samtidig tilstrækkelig til, at bygherre kan forstå baggrunden for og berettigelsen af ekstrakravet" 

(Vejledningen s. 1).

Også betaling er omfattet af vejledningen, der desuden indeholder retningslinjer for kommunikation mellem parterne, herunder at parterne gennem løbende dialog skal afstemme projektet, identificere potentielle uenigheder og håndtere uklarheder, før de udvikler sig til egentlige tvister. Som led heri fastslår vejledningen et go-ring-mail princip. Princippet indebærer, at parterne skal søge at løse udfordringer i fællesskab ved først at tage fysisk kontakt (go), herefter telefonisk (ring) og i sidste ende elektronisk (mail).

Vejledningen indeholder desuden en eskalationsmodel, der gælder ved siden af AB18's løsningstrappe.

Skriftlighedskrav og krav om forudgående aftale om ekstraarbejder

Entreprisekontakter indeholder ofte et generelt formuleret aftalevilkår om, at entreprenøren kun er berettiget til betaling for ekstraarbejder, hvis der er indgået en forudgående skriftlig aftale herom. Efter fast voldgiftspraksis har et sådant vilkår kun virkning som en bevisregel, men er ikke en gyldighedsbetingelse.

De processer, der er skitseret i Banedanmark-vejledningen, må tilsvarende anses for bevisregler, og formålet med dem er da heller ikke at afskære berettigede krav, men snarere at få håndteret disse i fællesskab så hurtigt og hensigtsmæssigt som muligt, så risikoen for efterfølgende uenigheder mindskes.

Vores anbefaling

Spørgsmål om ekstraarbejde giver ofte anledning til uenighed i entrepriseforhold, og arbejdet med tvister er sjældent værdiskabende for byggeriets parter. Vi bifalder derfor de intentioner, som den nye vejledning er bygget på, og selvom vejledningen "kun" er indgået mellem Banedanmark og Dansk Infrastruktur, er der god inspiration at hente i den for andre parter og beslægtede brancher. Vi opfordrer til, at andre lader sig inspirere af de klare retningslinjer og den dialogbaserede proces, der er skitseret i vejledningen, og at det overvejes at implementere hele eller dele af vejledningen i byggeriets aftalegrundlag, dog således at den tilpasses den konkrete situation. 

Hvis du har spørgsmål om udformningen af aftalevilkår om ekstraarbejder, eller har behov for bistand og sparring om berettigelsen og håndteringen af konkrete krav om ekstrabetaling eller tvister i øvrigt, er du velkommen til at kontakte os. Vi har stor erfaring med at bistå med udarbejdelse af entreprisekontrakter samt håndtering af entrepriseretlige tvister, herunder uenigheder om entreprenørens krav på ekstrabetaling.

Relateret indhold

Vejledningen kan findes her.

Læs desuden Banedanmarks pressemeddelelse her.