Jurainfo logo
LUK
Juridiske nyheder Arrangementer Find juridisk specialist Domme
Om Jurainfo Bliv samarbejdspartner Juridiske links Privatlivspolitik Kontakt
Artikel

“Kontrolpakke” stiller krav til opbevaring af selskabsdokumenter

Kromann Reumert
12/08/2020
608
“Kontrolpakke” stiller krav til opbevaring af selskabsdokumenter
Kromann Reumert logo
Den såkaldte "kontrolpakke", der skal styrke selskabs- og regnskabskontrollen, indeholder ændringer til blandt andet selskabsloven, årsregnskabsloven, revisorloven og lov om visse erhvervsdrivende virksomheder. Kontrolpakken træder i kraft den 1. januar 2021. Af betydning for alle selskaber er kravet om opbevaring af "selskabsdokumenter" i mindst fem år. Bliv klogere på opbevaringspligten og konsekvensen af manglende iagttagelse samt kontrolpakkens øvrige nye regler.




Krav om opbevaring af selskabsdokumenter


Selskabers direktion skal sørge for, at selskabsdokumenter, der udarbejdes i regnskabsår begyndende den 1. januar 2021 eller senere, opbevares på betryggende vis i mindst fem år fra udgangen af det regnskabsår, hvor dokumentet er udarbejdet.

"Selskabsdokumenter" er ethvert dokument eller bilag, som selskabet er forpligtet til at udarbejde i medfør af selskabsloven eller regler fastsat i medfør af selskabsloven, eksempelvis stiftelsesdokument, vedtægter, ejerbog, generalforsamlingsprotokollater, bestyrelsesprotokollater og forretningsorden for bestyrelsen. Også dokumentation for selskabskapitalens indbetaling, dokumentation vedrørende oplysninger om ejerforhold og bilag til selskabsretlige beslutninger som mellembalancer, vurderingsmandsudtalelser, anmeldte krav i forbindelse med en kapitalnedsættelse og fusions- samt spaltningsplaner er omfattet af opbevaringspligten. Selskabsdokumenter, der udarbejdes frivilligt, men indgår som bilag til en selskabsretlig beslutning, vil være omfattet af opbevaringspligten. "Selskabsdokumenter" omfatter derimod ikke andre typer af dokumenter eller bilag, der har været fremlagt på og genstand for en beslutning på et direktionsmøde, et bestyrelsesmøde eller en generalforsamling.

Opbevaring af selskabsdokumenter skal ske, så dokumenterne uden vanskeligheder kan gøres tilgængelige for de danske myndigheder. Hvis selskabsdokumenterne ikke opbevares i elektronisk form, skal dokumenterne opbevares i papirform i Danmark. Hvis selskabsdokumenterne opbevares i elektronisk form, kan dette ske ved anvendelse af en server eller en cloud-løsning, uden at der stilles krav om serverens/cloud-løsningens fysiske geografiske placering, blot direktionen til enhver tid kan give de danske myndigheder online adgang i forbindelse med tilsyn. Der stilles i øvrigt ikke krav om opbevaring af fysiske originaler.


Sanktioner ved manglende iagttagelse af opbevaringspligten


Manglende iagttagelse af kravet om opbevaring af selskabsdokumenter kan straffes med bøde og i yderste konsekvens tvangsopløsning af selskabet, hvilket gælder både ved manglende såvel som mangelfuld opbevaring.

Bøde kan udstedes til selskabet og eventuelt de ansvarlige personer i selskabet, såfremt de forsætligt eller groft uagtsomt har medvirket til en overtrædelse, som ikke er af underordnet karakter. Tvangsopløsning vil alene komme på tale, hvis selskabet grundlæggende ikke har overholdt pligten til at opbevare selskabsdokumenter. Såfremt forholdet er muligt at berigtige, vil selskabet blive meddelt en frist, inden selskabet oversendes til tvangsopløsning.


Øvrigt om kontrolpakken


Kontrolpakken har overordnet til formål at skærpe kontrollen med selskaber og giver Erhvervsstyrelsen mulighed for i højere grad at agere kontrolmyndighed.

Kontrolpakken indfører en række nye regler i blandt andet selskabs- og årsregnskabslovgivningen, herunder eksempelvis:

  • at Erhvervsstyrelsen kan trække allerede offentliggjorte årsrapporter tilbage, hvis årsrapporten har alvorlige fejl og mangler

  • at små og mellemstore virksomheder, der ikke oplyser sin nettoomsætning i årsrapporten, skal indberette nettoomsætningen til Erhvervsstyrelsen samtidig med, at årsrapporten indsendes. Nettoomsætningen offentligøres ikke og er undtaget fra aktindsigt, men oplysningen vil kunne videregives til andre offentlige myndigheder.

  • at Erhvervsstyrelsen kan kræve oplysninger eller en redegørelse fra selskabet verificeret af en uafhængig tredjepart (for eksempel revisor eller advokat), eksempelvis om at selskabets kapitalgrundlag er tilstede

  • at Erhvervsstyrelsen kan kræve tvangsopløsning af selskaber, der ikke følger påbud om berigtigelse af ulovlige forhold eller undlader at give krævede oplysninger

  • at der i selskabsloven indsættes en bestemmelse, som fastslår, at personer, som registreres som ledelsesmedlemmer, reelt skal udføre de opgaver, som de er pålagt efter lovgivningen

  • at Erhvervsstyrelsen kan afvise at registrere en person eller afregistrere en registreret person, hvis der er tvivl om, at personen faktisk udøver ledelsen. Reglerne skal forhindre brug af såkaldte "stråmænd".

  • at Erhvervsstyrelsen kan forlange de nødvendige oplysninger til at tage stilling til, om de registrerede medlemmer reelt udøver den faktiske ledelse

  • at Erhvervsstyrelsen kan kræve verifikation af registrerede personer i form af identifikationsoplysninger og om nødvendigt fysisk fremmøde

  • at Erhvervsstyrelsen får mulighed for "udgående kontrol" af selskabers hjemstedsadresse for at sikre, at selskabet faktisk kan kontaktes på den registrerede adresse

  • at der ved kontante kapitalforhøjelser nu skal indsendes dokumentation for indbetaling svarende til kravene ved stiftelse af selskaber.

Har du spørgsmål til dette indlæg, er du mere end velkommen til at kontakte os. Du finder kontaktoplysningerne nedenfor.
Gå ikke glip af vigtig juridisk viden - Tilmeld dig vores nyhedsservice her.
Kromann Reumert logo
København
Sundkrogsgade 5
2100 København Ø
70 12 12 11
mail@kromannreumert.com
Aarhus
Rådhuspladsen 3
8000 Aarhus C
London
65 St. Paul's Churchyard
London EC4M 8AB
Ledige jobs
Jurainfo logo
Annoncér dit stillingsopslag her og nå ud til mere end 29.000 månedlige besøgende

Juridiske nyheder & artikler

Hold dig opdateret på de seneste juridiske nyheder eller søg blandt de mere end 4.000 artikler som allerede er udgivet. Vi har samlet det vigtigste viden ét sted.

Juridiske kurser & arrangementer

Find nemt dit næste kursus eller anden relevant efteruddannelse inden for dit felt. Søg på tværs af fagområder fra en række forskellige udbydere.

Find Juridisk Specialist

Brug for en advokat? Søg efter verificerede specialister på tværs af advokatbranchen og find en specialist inden for det område, hvor du søger råd og vejledning.

Nyhedsservice
Gå ikke glip af vigtig juridisk viden
Vælg selv dine interesseområder og modtag juridisk nyt fra landets førende specialister.
Tilmeld dig nu
Artikler, der kunne være relevante for dig
Lovforslag: Kravene til omregistrering af iværksætterselskaber lempes og fristen forlænges til 15. oktober 2021
Lovforslag: Kravene til omregistrering af iværksætterselskaber lempes og fristen forlænges til 15. oktober 2021
09/10/2020
Selskabsret
Nye krav til omregistrering af iværksætterselskaber
Nye krav til omregistrering af iværksætterselskaber
01/10/2020
Selskabsret, Øvrige
10 råd til udarbejdelsen af en klar og forståelig vederlagsrapport
10 råd til udarbejdelsen af en klar og forståelig vederlagsrapport
11/09/2020
Selskabsret
Ny bekendtgørelse om anbringelse og bestyrelse af fondes midler er sendt i høring
Ny bekendtgørelse om anbringelse og bestyrelse af fondes midler er sendt i høring
08/09/2020
Selskabsret, Finansiering og bankret
Nyt om intern viden og udsættelses­adgangen
Nyt om intern viden og udsættelses­adgangen
03/09/2020
Selskabsret
Finanstilsynet: Børsnoterede selskaber med suspenderede forventninger har nu som udgangspunkt tilstrækkeligt grundlag for at melde nye forventninger ud til markedet
Finanstilsynet: Børsnoterede selskaber med suspenderede forventninger har nu som udgangspunkt tilstrækkeligt grundlag for at melde nye forventninger ud til markedet
26/08/2020
Selskabsret
Jurainfo logo

Jurainfo.dk er landets største juridiske online-platform samt formidler af juridisk viden. Her finder du juridiske nyheder, kurser og arrangementer. Vi hjælper dagligt danske virksomheder med at tilegne sig juridisk viden samt at sætte virksomheder i forbindelse med den rigtige juridiske rådgiver, når de har brug for råd og vejledning.

Jurainfo.dk ApS
Vandtårnsvej 77, DK-2860 Søborg
E-mail: kontakt@jurainfo.dk
CVR-nr. 38375563
© 2020 Jurainfo.dk - Juridiske nyheder og arrangementer samlet ét sted