Vi har gennemgået den seneste praksis om aktindsigt og giver dig her et sammendrag af de nye relevante udtalelser med særlig fokus på det kommunale område.
Denne nyhed er den seneste i en artikelserie, hvor Horten giver dig en update på den nyeste praksis om aktindsigt. Nederst i artiklen finder du links til vores tidligere nyheder med praksisopdateringer.
Ankestyrelsen: Afslag på aktindsigt i advokatrapport ikke berettiget
Sagen handlede om aktindsigt i en rapport fra et advokatfirma, der indeholdt en procesrisikovurdering af Region Syddanmarks mulighed for at opnå medhold i en eventuel erstatningssag mod en tidligere regionsrådsformand.
Region Syddanmark meddelte afslag på aktindsigt i advokatrapporten efter offentlighedslovens § 27, nr. 4, under henvisning til, at rapporten indeholdt rådgivning til regionsrådet til brug for overvejelser om førelse af retssag. Regionen undlod at ekstrahere faktiske oplysninger i advokatrapporten, henset til at oplysningerne var tilgængelige i en offentliggjort undersøgelsesrapport.
Ankestyrelsen udtalte, at regionen som udgangspunkt havde været berettiget til at undtage advokatrapporten fra aktindsigt efter offentlighedslovens § 27, nr. 4, da rapportens indhold vedrører sagkyndig bistand i forbindelse med regionens overvejelser om anlæggelse af en eventuel erstatningssag.
Den såkaldte "ekstraheringspligt" gælder imidlertid, jf. offentlighedslovens § 28. Den indebærer, at der skal gives aktindsigt i oplysninger om en sags faktiske grundlag. Ekstrahering kan udelades, hvis myndigheden tilstrækkeligt præcist angiver det sted, hvor de pågældende oplysninger er offentligt tilgængelige. Ankestyrelsen mente ikke, at regionen havde været tilstrækkelig præcis i sin angivelse af, hvor de faktiske oplysninger kunne findes. Ankestyrelsen bad på den baggrund regionen om at genoptage sagens behandling og tage fornyet stilling til anmodningen om aktindsigt.
Læs Ankestyrelsens udtalelse af 30. april 2018
Ankestyrelsen: Afslag på aktindsigt i APV-målinger udarbejdet af eksternt konsulentfirma ikke berettiget
Sagen handlede om aktindsigt i APV-målinger for fagcentre inden for velfærdsområdet i Odsherred Kommune.
Kommunen afslog at meddele aktindsigt i disse målinger, da de efter kommunens opfattelse var interne dokumenter, jf. offentlighedslovens § 23, stk. 1. Efter en vurdering af meroffentlighedsprincippet i offentlighedslovens § 14 meddelte kommunen imidlertid delvist aktindsigt i målingerne. I vurderingen indgik hensynet til de nævnte personers anonymitet.
Sagen kom for Ankestyrelsen, som skulle vurdere, om APV-målingerne var interne dokumenter, der kan undtages fra aktindsigt efter offentlighedslovens § 23, stk. 1. Ved interne dokumenter forstås dokumenter, der ikke er videregivet til udenforstående. Ankestyrelsen lagde vægt på, at kommunen havde anvendt et eksternt konsulentfirma til udarbejdelse af APV-målingerne. På den baggrund var det Ankestyrelsens opfattelse, at APV-målingerne ikke kunne anses for interne dokumenter og derfor ikke kunne undtages fra aktindsigt efter offentlighedslovens § 23, stk. 1. Ankestyrelsen bad derfor kommunen om at genoptage sagens behandling og træffe en ny afgørelse om aktindsigt, der er i overensstemmelse med offentlighedslovens regler.
Læs Ankestyrelsens udtalelse af 6. juni 2018
Ankestyrelsen: Ressourceforbrug på behandling af tidligere aktindsigtsanmodninger kan ikke indgå i beregningen af ressourceforbrug på ny anmodning om aktindsigt
Sagen vedrørte en række anmodninger om aktindsigt i dokumenter hos affalds- og energiselskabet REFA I/S fra den samme person (klageren). I første omgang ønskede klageren aktindsigt i fakturaer, bilag og underbilag vedrørende bestyrelsesmedlemmers udgifter til rejser, bestyrelsesrejser og studieture, men bad efterfølgende om aktindsigt i bl.a. underliggende bilag. I alt havde klageren fremsat fire anmodninger om aktindsigt i perioden 25. oktober 2017 til 28. februar 2018.
Ved klagerens seneste anmodning om aktindsigt meddelte REFA I/S, at de af ressourcemæssige årsager ikke kunne anvende mere tid på sagen. REFA I/S henviste i den forbindelse til klagerens tidligere aktindsigtsanmodninger. REFA I/S tilkendegav, at de samlet havde brugt over 75 timer på at imødekomme klagerens tidligere anmodninger. De var derfor af den opfattelse, at den seneste anmodning kunne afvises, da behandlingen af den ville medføre et uforholdsmæssigt stort ressourceforbrug, dvs. mere end 25 timer, jf. offentlighedslovens § 9, stk. 2, nr. 1. Klageren var freelancejournalist.
Ankestyrelsen udtalte, at REFA I/S i sin beregning af ressourceforbruget i forbindelse med behandling af den seneste anmodning ikke kunne lade ressourceforbruget for behandlingen af klagerens tidligere aktindsigtsanmodninger indgå. De lagde bl.a. vægt på, at anmodningerne – selvom de var fremsat af samme person – vedrørte forskellige forhold og forskellige typer af dokumenter. Derudover lagde Ankestyrelsen vægt på, at REFA I/S ikke havde redegjort for det forventede tidsforbrug i forbindelse med behandlingen af den seneste anmodning.
Ankestyrelsen bad derfor REFA I/S om at tage sagen op til fornyet behandling.
Læs Ankestyrelsens udtalelse af 26. juni 2018
Ombudsmanden: Lovligt at "pulje" anmodninger om aktindsigt, men tidsfristerne gælder stadig
I forbindelse med behandlingen af klagesager blev ombudsmanden opmærksom på, at myndigheder i flere tilfælde "puljer" aktindsigtsanmodninger, hvilket fører til lange sagsbehandlingstider. Et eksempel på det er behandlingen af Eritrea-sagen, hvor Justitsministeriet inden for kort tid modtog et stort antal aktindsigtsanmodninger. I sagen var der sagsbehandlingstider på mere end fire måneder for blot ét dokument, fordi anmodningerne lå i en bunke sammen med mange andre – mere omfattende – anmodninger.
På den baggrund rejste ombudsmanden spørgsmålet over for Justitsministeriet, som – efter en dialog med ombudsmanden – udsendte information til alle ministerier og offentliggjorde materialet på offentlighedsportalen.
Budskabet er, at når en myndighed modtager flere aktindsigtsanmodninger om det samme emne, er det lovligt at behandle mere eller mindre enslydende anmodninger samlet for at spare ressourcer. Dog skal tidsfristerne i offentlighedsloven til enhver tid overholdes i forhold til hver enkelt ansøger om aktindsigt.
Læs ombudsmandens udtalelse af 7. juli 2018
Ankestyrelsen: Regnskabs- og honoraroplysninger kunne undtages fra aktindsigt – i modsætning til oplysninger om pristilbud
Sagen vedrørte en anmodning om aktindsigt i oplysninger om erhvervsmæssige forhold hos Odense Kommune. Efter offentlighedslovens § 30, nr. 2, kan oplysninger om forretningsforhold mv. undtages fra aktindsigt, hvis offentliggørelse af oplysningerne må antages at indebære en nærliggende risiko for at påføre den pågældende virksomhed økonomisk skade af nogen betydning.
I sagen havde kommunen truffet afgørelse om, at oplysninger om honorarer for afholdte oplæg, oplysninger i to regnskaber og oplysninger om et pristilbud på udleje af et lokale skulle undtages fra aktindsigt. Sagen blev indbragt for Ankestyrelsen.
Oplysninger om honorarer og regnskabsoplysninger
Kommunen vurderede, at den favorable pris, kommunen havde opnået, ville kunne få andre arrangører til at kræve samme pris, hvilket kunne påføre oplægsholderne en økonomisk skade af nogen betydning f.eks. som følge af tabte ordrer og kunder. Kommunen lagde bl.a. vægt på, at oplysninger om størrelsen af honorar for oplægsholdere aldrig oplyses til udenforstående. Tilsvarende havde kommunen undtaget oplysninger i regnskaber om artist- og managerhonorarer under henvisning til, at det er kutyme i branchen aldrig at offentliggøre sådanne honorarer. Kommunen henviste bl.a. til formodningsreglen.
Ankestyrelsen udtalte, at kommunens vurdering – efter styrelsens opfattelse – må antages at være inden for rammerne af offentlighedslovens § 30, nr. 2.
Oplysninger om et pristilbud på udleje af et lokale
Kommunen vurderede, at det favorable tilbud, som kommunen har opnået, vil kunne få andre arrangører til at ville kræve den samme pris, hvilket enten vil kunne påføre udlejer en økonomisk skade af nogen betydning, hvis virksomheden går med til en lavere pris end ellers, og alternativt som følge af tabte lejeindtægter og kunder. Kommunen henviste igen til formodningsreglen.
Ankestyrelsen fandt imidlertid ikke, at oplysninger om pristilbud på udleje af lokaler kunne undtages fra aktindsigt. De udtalte bl.a., at den konkrete prisfastsættelse må antages at afhænge af faktorer som tilbud og efterspørgsel i den konkrete situation. En potentiel kundes mulighed for at forhandle om prisen er således en følge af almindelig konkurrence på markedet. Ankestyrelsen fandt på den baggrund, at kommunen ikke havde foretaget et konkret skøn inden for rammerne af offentlighedslovens § 30, nr. 2, og bad kommunen om at genoptage sagens behandling og træffe en ny afgørelse om retten til aktindsigt i oplysningen om pristilbuddet.
Læs Ankestyrelsens udtalelse af 13. august 2018
Miljø- og Fødevareklagenævnet: Magtfordrejning, at virksomhed undlod at behandle klagers anmodninger om aktindsigt
Sagen vedrørte aktindsigtsanmodninger i en forsynings repræsentations- og rejseudgifter samt dokumenter om forsyningens indkøb og anvendelse af en firmabil. Det var den samme person, der havde fremsat anmodningerne. Forsyningens bestyrelse havde truffet beslutning om ikke imødekomme disse – og alle fremtidige anmodninger – fra den pågældende anmoder. Forsyningen skrev følgende:
"Selskabets administration er pålagt ikke at imødekomme disse eller fremtidige aktindsigtsanmodninger, før du fremsender en uforbeholden undskyldning til selskabets bestyrelse, dets administrerende direktør og de mange medarbejdere for din beskrivelse af os som løgnere, skampletter og tumper".
Sagen blev indbragt for Miljø- og Fødevareklagenævnet. Nævnet afgjorde, at der var tale om et generelt afslag på aktindsigt uden hjemmel, ligesom der ikke var foretaget en individuel vurdering af de konkrete anmodninger. Nævnet hjemviste sagen til fornyet behandling, men forsyningen forholdt sig fortsat passive.
Det resulterede i en ny klage, og denne gang valgte nævnet at bruge den særlige adgang efter offentlighedslovens § 39, stk. 2, 3. pkt., til selv at træffe afgørelse om aktindsigt. Bestemmelsen fastslår, at en klageinstans undtagelsesvist kan træffe afgørelse om aktindsigt ved forsinkelser uden fyldestgørende grund. Nævnet overtog afgørelseskompetencen pga. den særlige omstændigheder, at forsyningen gennem længere tid uden saglig grund undlod at behandle anmodningerne. Derudover fastslog nævnet, at forsyningen havde udøvet magtfordrejning. Nævnet traf herefter afgørelse om aktindsigt, efter det havde modtaget og vurderet de pågældende dokumenter.
Læs Miljø- og Fødevareklagenævnets afgørelse af 15. august 2018 her
-medium.jpg)
