Situationen omkring udbredelsen af COVID-19, i daglig tale "coronavirussen", udvikler sig med alvorlige skridt hver eneste dag, og også i Danmark følges de sundhedsmæssige risici og muligheden for at inddæmme disse på tætteste hold. Den aktuelle situation indebærer en række nødvendige overvejelser og tiltag hos danske virksomheder, og såvel regeringen som arbejdsmarkedets parter har på nuværende tidspunkt været ude med en række udmeldinger. I denne nyhed giver vi vores anbefalinger til punkter, du som arbejdsgiver bør overveje ved udformning af interne retningslinjer og forholdsregler om COVID-19.
Grundet de globale rejsemønstre er det relevant for alle arbejdsgivere at udforme interne retningslinjer og forskrifter, der klargør forholdene for de ansatte. Arbejdsgivere, der opererer på tværs af landegrænser, herunder i risikoområder, har i vid udstrækning allerede implementeret procedurer og forholdsregler relateret til COVID-19, men alle øvrige arbejdsgivere bør også iværksætte tiltag med henblik på at undgå, at deres medarbejdere potentielt udsættes for smitte.
Læs også vores nyhed "COVID-19: Hvem bærer ansvaret for manglende opfyldelse af allerede indgåede aftaler - og hvad med nye aftaler?"
Arbejdsmiljøloven
Alle danske arbejdsgivere er i medfør af de arbejdsmiljøretlige regler forpligtet til at sikre et sikkert og sundt fysisk arbejdsmiljø. Det nødvendiggør, at virksomheden tager stilling til, hvorledes det bedst sikres, at medarbejdere på arbejdspladsen ikke eksponeres unødigt for potentiel smitterisiko af COVID-19 fra kolleger eller kunder og andre forretningsforbindelser.
Fastsættelse af forholdsregler/interne retningslinjer
Det anbefales, at alle arbejdsgivere fastlægger deres egne forholdsregler/interne retningslinjer relateret til COVID-19. Den nærmere udformning heraf vil bero på en konkret vurdering af forholdene i den enkelte virksomhed.
Senest har regeringen opfordret erhvervslivet til at holde medarbejdere hjemme i 14 dage, hvis medarbejderne har været i såkaldte "særlige risikoområder" (Erhvervsministeriets nyhed den 3. marts 2020 baseret på Sundhedsstyrelsens anbefalinger. Særlige risikoområder fremgår af Udenrigsministeriets hjemmeside samt Sundhedsstyrelsens hjemmeside
www.sst.dk/corona).
Afgrænsningen af særlige risikoområder ændrer sig løbende, og arbejdsgivere bør følge udviklingen tæt baseret på de af Udenrigsministeriet og Sundhedsstyrelsen udstukne anbefalinger. Udenrigsministeriet fraråder alle ikke-nødvendige rejser til særlige risikoområder.
Medarbejdernes rejseaktiviteter
Med henblik på at kunne iværksætte relevante forholdsregler er det nødvendigt, at arbejdsgiver har kendskab til medarbejdernes rejseaktivitet.
Indhentning og opbevaring af sådanne personoplysninger skal naturligvis ske i overensstemmelse med databeskyttelsesreglerne, se nærmere herom nedenfor.
Alle arbejdsgivere bør opfordre deres medarbejdere til at tage situationen alvorligt og vejlede medarbejdere med symptomer på COVID-19 om straks at søge læge og ikke møde op på arbejdspladsen. Arbejdsgivere bør indskærpe forpligtelsen på skrift, hvorefter der vil kunne iværksættes sanktioner over for medarbejdere, der forbryder sig mod disse og/eller andre kommunikerede forholdsregler.
Medarbejdere kan som altovervejende udgangspunkt hverken nægte at møde op på arbejdspladsen af frygt for at blive smittet med coronavirus eller af egen drift vælge at arbejde hjemme af frygt for at blive smittet med coronavirus.
Omvendt ligger det inden for arbejdsgiverens almindelige ledelsesret at beordre medarbejdere til at arbejde hjemmefra i en given periode.
Medarbejderes forretningsrejser til særlige risikoområder
I forhold til forretningsrejser til såvel lande med konstateret smittespredning som særlige risikoområder bør en virksomhed ligeledes af hensyn til medarbejderens sundhed forholde sig til, hvorvidt disse bør gennemføres. En arbejdsgiver vil under iagttagelse af relevante forholdsregler godt kunne pålægge en medarbejder at gennemføre en forretningsrejse til et land med konstateret smittespredning, hvis Udenrigsministeriet ikke har frarådet rejse til det pågældende land. Medarbejderens vægring mod at rejse vil efter omstændighederne kunne udgøre misligholdelse af ansættelsesforholdet, medmindre der er tale om, at medarbejderens liv og helbred er truet.
Har medarbejderen i medfør af arbejdet været nødsaget til at rejse til et særligt risikoområde, bør medarbejderen ved returnering til Danmark arbejde hjemmefra i 14 dage, jf. de seneste anbefalinger. Medarbejderen vil i denne situation have krav på at modtage sin sædvanlige løn. Hvis medarbejderen på en forretningsrejse hindres i at rejse hjem (f.eks. på grund af isolation på hotel, lukket lufthavn mv. påkrævet af lokale myndigheder), har medarbejderen krav på at modtage sin løn uændret.
Medarbejderes private rejser til særlige risikoområder
I forhold til en medarbejders private rejser til særlige risikoområder i forhold til Sundhedsstyrelsens anbefalinger på afrejsetidspunktet, gælder det, at hvis medarbejderen ikke kan rejse hjem fra destinationen (f.eks. på grund af isolation på hotel, lukket lufthavn mv. påkrævet af lokale myndigheder), har medarbejderen som udgangspunkt ikke lovligt forfald og dermed ikke ret til at modtage løn i fraværsperioden. Dette skyldes, at medarbejderen har udsat sig for selvforskyldt risiko ved at agere i strid med myndighedernes anbefaling, hvilket ikke skal komme arbejdsgiver til skade.
Tilsvarende gælder hvis medarbejderen smittes med coronavirus/bliver syg under en frivillig rejse til et særligt risikoområde, hvilket formentligt vil blive betragtet som selvforskyldt sygdom. Ultimativt kan arbejdsgiver være berettiget til at bortvise medarbejderen for ulovlig udeblivelse, hvilket vil bero på en konkret vurdering. En anden mere pragmatisk løsning kan være, at arbejdsgiveren og medarbejderen bliver enige om, at der under det selvforskyldte fravær afspadseres eller afvikles ferie, såfremt dette lovligt kan finde sted indenfor rammerne af det pågældende ansættelsesforhold.
Ved en medarbejders hjemkomst fra en privat rejse fra et særligt risikoområde gælder det tilsvarende som ved forretningsrejser, at medarbejderen hjemsendes i 14 dage. Erhvervsministeren har opfordret til, at arbejdsgivere udbetaler løn til medarbejdere i denne periode. Medarbejderen har dog næppe ret til løn i denne selvforskyldte hjemsendelsesperiode, hvis rejsen er gennemført i strid med Udenrigsministeriets anbefalinger og mod arbejdsgivers opfordring til det modsatte, medmindre arbejdsgiver uforandret modtager arbejdsydelsen. Det bør dog være gjort klar for medarbejderen inden afrejse.
Databeskyttelsesretlige aspekter
Som nævnt ovenfor skal behandlingen af medarbejderes personoplysninger i forbindelse med potentielle eller aktuelle COVID-19-tilfælde ske i overensstemmelse med databeskyttelsesreglerne. Det skal blandt andet sikres, at behandlingen overholder databeskyttelsesforordningens generelle principper, herunder om lovlighed, rimelighed og gennemsigtighed. Det er også vigtigt, at virksomheden alene behandler de personoplysninger, der er nødvendige i forhold til forebyggelse m.v. af smittetilfælde.
Som arbejdsgiver skal man altså først og fremmest gøre sig overvejelser om formålet med en given behandling af oplysninger om en medarbejders potentielle eller aktuelle smitte med COVID-19. Formålet skal være legitimt og sagligt. Herefter skal man som arbejdsgiver overveje, hvilke almindelige og særlige kategorier af oplysninger (følsomme oplysninger) der er nødvendige at behandle til formålet.
Når formålet og typen af personoplysninger er fastlagt, skal man som arbejdsgiver være i stand til at fastlægge, hvilke behandlingsaktiviteter der udføres, samt hvilket retsgrundlag, der kan danne grundlaget for de givne behandlingsaktiviteter. For så vidt angår almindelige oplysninger om en medarbejders navn, rejseaktiviteter m.v. kan behandlingen eksempelvis ske på baggrund af arbejdsgiverens legitime interesser i at sikre et sikkert og sundt fysisk arbejdsmiljø, hvis ‒ og i den udstrækning ‒ disse interesser må anses for at overstige hensynet til den registrerede medarbejders grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder.
Samtykke?
Behandling af følsomme personoplysninger, herunder oplysninger om medarbejderens helbred som følge af potentiel eller aktuel smitte med COVID-19, kræver som udgangspunkt medarbejderens udtrykkelige samtykke. Behandlingen kan dog i visse tilfælde også ske på andet grundlag, f.eks. under henvisning til arbejdsgiverens arbejdsretlige forpligtelser. Der skal således foretages en konkret vurdering af, hvornår en behandling af helbredsoplysninger kræver udtrykkeligt samtykke, og hvornår behandlingen kan ske på et andet lovligt grundlag. Da en medarbejder til enhver tid kan trække sit samtykke tilbage, er det at foretrække, at der består et andet behandlingsgrundlag end samtykke.
Endelig kan det ikke udelukkes, at en arbejdsgiver bliver bedt om eller selv har saglig interesse i at videregive oplysninger om (potentielt) smittede medarbejdere til tredjeparter. Det kan f.eks. være til kollegaer, kunder, samarbejdspartnere, myndigheder eller andre. I givet fald skal det vurderes, om det er sagligt, legitimt og nødvendigt, og hvilket retsgrundlag der i bekræftende fald kan lovliggøre en sådan videregivelse. I tilfælde af videregivelse skal de registrerede medarbejdere som udgangspunkt informeres blandt andet om modtagerne eller kategorier af modtagere af personoplysningerne.
Ovenstående er blot nogle af de databeskyttelsesretlige overvejelser, man som arbejdsgiver skal gøre sig forinden, der sker behandling af personoplysninger om medarbejdere i forbindelse med COVID-19.
Checkliste for punkter i interne retningslinjer
Som skitseret ovenfor vil der være flere forhold, der beror på en konkret vurdering og forholdene i den enkelte virksomhed. Vi anbefaler, at man som arbejdsgiver overvejer følgende punkter ved udformning af interne retningslinjer/forholdsregler om COVID-19:
- Beskrivelse af forholdsregler på arbejdspladsen (skærpede hygiejneforanstaltninger mv.) samt kontrol med rejseaktivitet og andre identificerede smittekilder.
- Fastlæggelse af proceduren, hvis en medarbejder viser tegn på smitte eller er smittet.
- Retningslinjer for begrænsning af unødige forretningsrejser (baseret på myndighedsanbefalinger eller yderligere restriktioner fastlagt af virksomheden).
- Virksomhedsbeordrede karantænesituationer og -perioder.
- Arbejds- og lønmæssige forhold under karantæne (mulighed for hjemmearbejde, behov for udstyr mv.).
- Retningslinjer for suspension af fysiske møder, samlinger og andre events.
- Mulige konsekvenser ved private rejser til risikoområder.
- Mulighed for aftaler om ferieafvikling og afspadsering ved forsinkede private hjemrejser og andre lignende situationer.
- Særlige forhold for udstationerede medarbejdere, evt. hjemsendelse og/eller relevant iagttagelse af lokal ret.
- Indskærpelse af almindelige regler for dokumentation af sygdom.
- Sanktionering af manglende overholdelse af interne retningslinjer.
- Effektiv kommunikation af retningslinjer, herunder anvisning til relevante myndigheders hjemmesider mv. samt løbende opdateringer.
- Behov for ledertræning.
Vores rådgivning
Vores team af specialister står klar til at yde rådgivning om udformning og tilpasning af interne retningslinjer samt i de mange konkrete juridiske spørgsmål, der løbende måtte opstå i relation til emnet.
Har du spørgsmål til dette indlæg, er du mere end velkommen til at kontakte os.
