Billigst i længden – ny vejledning om totalomkostninger i udbud

Anskaffelsesprisen for et indkøb er ofte kun toppen af isbjerget. Udgifterne i brugsperioden er tit afgørende for, hvad der er billigst. Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen har lavet en ny vejledning om totalomkostninger i udbud, der skal gøre det lettere for offentlige ordregivere at bruge totaløkonomiske principper, når de køber ind.

Et produkt, som købes billigt i dag, kan ende med at blive dyrt i morgen, hvis man ikke tager hensyn til de udgifter, der er forbundet med at eje og bruge produktet. Ordregivere kan mange gange opnå en billigere totalpris ved at lave en helhedsbetragtning, som kan sikre, at et indkøb er omkostningseffektivt set over hele brugsperioden.

Totalomkostninger er betegnelsen for summen af anskaffelsesprisen og udgifterne i brugsperioden. Det omfatter alle omkostninger ved at anskaffe, råde over og bruge et produkt. Omkostningerne i brugsperioden er fx udgifter til energiforbrug, vandforbrug, brændstofforbrug, service og vedligeholdelse, arbejdstid mv.

Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen har udarbejdet en ny vejledning om totalomkostninger i udbud, som beskriver, hvilke overvejelser ordregivere kan gøre sig, hvis de vil inddrage totaløkonomiske principper i udbuddet, og hvilke forskellige måder, de kan gøre det på.

I nogle tilfælde kan hensynet til totaløkonomien sikres ved at stille mindstekrav til anskaffelsen. Denne model kan især være relevant at overveje, når de væsentligste omkostninger i brugsperioden er koncentreret på nogle få omkostningsposter – fx energiforbrug.

Ordregivere kan også inddrage totaløkonomien i tildelingsfasen. Det kan gøres på to forskellige måder. Enten ved at ordregiveren opgør totalomkostningerne, som derefter benyttes som det økonomiske kriterium i evalueringen af tilbuddene. Eller ved at inddrage totaløkonomiske hensyn som en del af de kvalitative kriterier i tilbudsevalueringen.

Endelig vil der ved visse indkøb være tilknyttet serviceydelser til selve anskaffelsen. For sådanne indkøb kan totaløkonomien sikres ved at efterspørge produktet og de tilknyttede ydelser samlet. Leverandørerne kan derved sammensætte den billigste samlede løsning for ordregiveren.
Vejledningen redegør for de forskellige måder total økonomien kan inddrages på, og hvilke opfølgnings- og sanktionsmuligheder ordregivere har. Vejledningen bidrager desuden med en konkret opgørelsesmetode.

Det næste netværksmøde i Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens OPS-netværk har fokus på totalomkostninger i udbud. Læs mere om OPS-netværket og tilmeld dig netværket her.

Hent vejledning om totalomkostninger i udbud her.

---