Den 1. januar 2014 trådte en ny offentlighedslov i kraft. Offentlighedsloven indeholder bl.a. regler om aktindsigt. Den nye lov udvider kredsen, af selskaber omfattet af loven, betydeligt. Fra 1. januar 2014 er alle selskaber med minimum 75 % offentligt ejerskab således som udgangspunkt omfattet af offentlighedslovens regler om aktindsigt. Ud over offentlighedsloven findes der også regler om aktindsigt i miljøoplysningsloven. I det følgende kan du læse 10 ting, som selskaberne bør være opmærksomme på i forhold til sager om aktindsigt.
1. ENHVER KAN ANMODE OM AKTINDSIGT
Enhver kan bede om aktindsigt i sager, dokumenter eller oplysninger – uanset baggrunden for anmodningen. Selskaberne kan ikke stille krav om, at anmodningen skal begrundes eller indgives på skrift. Det er dog et krav, at den, der anmoder om aktindsigt, kan identificere den ønskede sag eller de ønskede dokumenter samt angive et tema for aktindsigten.
2. HOVEDREGEL ER FULD AKTINDSIGT
Hovedreglen er, at der skal gives aktindsigt i alle dokumenter. Dokumenter eller oplysninger kan derfor kun undtages fra aktindsigten, hvis de er omfattet af en af undtagelsesbestemmelserne i loven. Det vil f.eks. kunne være tilfældet, hvis der er tale om interne dokumenter eller enkeltstående oplysninger, som vedrører forretningshemmeligheder.
3. OPLYSNINGENS KARAKTER
Selskaberne bør være opmærksomme på karakteren af de oplysninger, der søges aktindsigt i. Er der tale om miljøoplysninger, skal anmodningen vurderes efter miljøoplysningsloven. Begrebet "miljøoplysninger" fortolkes meget bredt, og miljøoplysningsloven giver på visse områder videre adgang til aktindsigt end offentlighedsloven.
4. AFVISNING PGA. UFORHOLDSMÆSSIGT RESSOURCEFORBRUG
Selskaberne kan som udgangspunkt afvise en anmodning om aktindsigt, hvis det samlede tidsforbrug forbundet med at behandle anmodningen må forventes at overstige 25 timer (svarende til godt 3 arbejdsdage). Karakteren, af den der søger aktindsigt, har dog betydning. Hvis den begærende har en særlig interesse i aktindsigt, kan ressourcereglen som udgangspunkt ikke anvendes, f.eks. når journalister anmoder om aktindsigt. Bemærk, at ressourcereglen ikke gælder, hvis sagen behandles efter miljøoplysnings-loven.
5. IKKE PLIGT TIL AT KONSTRUERE DOKUMENTER
Selskaberne har ikke pligt til at konstruere dokumenter eller oplysninger, der ikke allerede findes hos selskabet. Loven forpligter således kun selskaberne til at meddele aktindsigt i allerede eksisterende dokumenter og oplysninger. Selskaberne har endvidere ikke pligt til at journalisere eksisterende dokumenter eller udarbejde postlister.
6. SOM UDGANGSPUNKT INGEN NOTATPLIGT
Den nye lov udvider området for notatpligten. Selskaber, der ikke træffer myndighedsafgørelser, har dog ikke notatpligt. Reglerne om notatpligt vil derfor sjældent være relevante for selskaberne, men vil dog være gældende i f.eks. sager om aktindsigt. Her skal selskaberne tage notat af mundtlige oplysninger om væsentlig sagsbehandlingsskrift, f.eks. hvis selskabet mundtligt oplyser den, der har søgt aktindsigt, om at 7-dages fristen ikke overholdes.
7. TIDSFRISTER
Fristen for at besvare en anmodning om aktindsigt afhænger af kompleksiteten af de juridiske vurderinger i sagen og omfanget af sagens materiale:
- 1-2 arbejdsdage ved en ukompliceret vurdering/få dokumenter
- 3-7 arbejdsdage for lidt merekomplicerede sager
- 14 arbejdsdage for mere komplicerede sager/stort antal dokumenter
- 40 arbejdsdage for helt store og meget komplicerede sager.
Kan sagen ikke færdigbehandles senest 7 arbejdsdage efter, at begæringen er modtaget, skal selskabet underrette den, der har søgt aktindsigt om årsagen, og om hvornår sagen forventes behandlet.
Sager efter miljøoplysningsloven skal behandles hurtigst muligt og som udgangspunkt senest 1 måned efter modtagelsen af anmodningen. Er sagen særlig omfangsrig eller kompleks, gælder en frist på 2 måneder.
8. MEROFFENTLIGHED
Selskabet er forpligtet til altid at overveje, om selskabet vil give adgang til aktindsigt i videre omfang, end selskabet efter loven er forpligtet til.
9. BEGRUNDELSE OG KLAGEVEJLEDNING
Ved et helt eller delvist afslag på aktindsigt vil en offentlig myndighed efter forvaltningsloven være forpligtet til at begrunde undtagelse af oplysninger fra aktindsigten samt til at give klagevejledning. Selvom selskaber imidlertid ikke er omfattet af forvaltningsloven, bør de alligevel give en begrundelse ved et helt eller delvist afslag på aktindsigt.
En afgørelse om aktindsigt kan påklages til den myndighed, der er øverste klageinstans i forhold til den sag, materialet vedrører. Denne regel er også relevant for selskaberne, der skal give klagevejledning, hvis ansøgeren ikke får alt det ønskede materiale.
10. HVILKE DOKUMENTER ER OMFATTET?
Adgangen til aktindsigt gælder for de dokumenter, der er tilgået eller oprettet af selskabet efter 1. januar 2014.
Hvis selskabet var omfattet af den tidligere offentlighedslov, er alle dokumenter omfattet af loven.
Skal din artikel også udgives via Jurainfo og udsendes direkte, via e-mail, til personer og virksomheder som specifikt efterspørger viden og kompetencer inden for dit område? Ansøg om en profil her.
