Må den tidligere leverandør udføre arbejde i standstill-perioden?

Klagenævnet for Udbuds kendelse af 18. december 2020, Kube Data ApS mod Udenrigsministeriet m.fl.

I februar 2020 udbød Udenrigsministeriet, Rigspolitiet og Udlændinge- og Integrationsministeriet i fællesskab en kontrakt om opgradering og vedligeholdelse af udstyr til biometrioptagelse samt køb af nye biometristationer, som gør det nemt for borgere at få taget pasfoto, afgive fingeraftryk og lave digitale underskrifter.

Den tidligere leverandør af biometristationer til de tre ordregivere var Biometric Solutions A/S, hvis tidligere aftale var udløbet i 2018. Biometric afgav også tilbud i det nye fællesudbud og vandt det.

Kube Data ApS, som også havde afgivet tilbud på opgaven, klagede derefter med påstand om annullation, fordi Kube mente, at Biometrics tilbud ikke overholdt et mindstekrav. Derudover klagede Kube over, at ordregiverne overtrådte forbuddet mod at indgå kontrakt i perioden fra klagens indgivelse, og indtil Klagenævnet træffer beslutning om spørgsmålet om opsættende virkning ("standstill-perioden").

I standstill-perioden havde Biometric nemlig udført arbejde for ordregiverne i form af  flytning af nogle (gamle) biometristationer samt efterfølgende faktureret herfor.

Ordregiverne argumenterede for, at dette arbejde ikke var omfattet af den udbudte ydelse. I stedet mente de, at arbejdet udgjorde ekstraordinære opgaver under tærskelværdien i den mellemliggende periode fra den tidligere aftale og indtil færdiggørelsen af det nye udbud.

Klagenævnet for Udbuds afgørelse

Klagenævnet argumenterede for, at udbudsmaterialet måtte forstås sådan, at flytning af udstyr – herunder allerede leverede biometristationer – var arbejde, som ordregiverne kunne rekvirere den vindende leverandørs bistand til. Henset hertil og til sammenhængen med den udbudte kontrakt i øvrigt, herunder den tidsmæssige sammenhæng, fandt Klagenævnet, at arbejdet udført af Biometric i standstill-perioden var omfattet af den udbudte ydelse.

Ordregiverne havde dermed overtrådt § 12, stk. 2 i lov om Klagenævnet for Udbud. Da arbejdet allerede var udført, besluttede Klagenævnet, at det var mest hensigtsmæssigt med en økonomisk sanktion, som blev fastsat til 25.000 kr.

Klagenævnet annullerede i øvrigt tildelingsbeslutningen, fordi Biometrics tilbud ikke overholdt et mindstekrav.

Vores bemærkninger

Kendelsen er en påmindelse til ordregivere om, at opgaver, der er omfattet af den udbudte kontrakt, ikke må udføres i standstill-perioden. Det gælder også, selv om den konkrete opgave har en nær relation til en tidligere kontrakt.

Hvis der alligevel måtte være opgaver eller ydelser, der af uopsættelige grunde skal udføres på et tidspunkt, hvor et igangværende udbud fører til en standstill-periodes opstart – og måske endda et sammenfald med udførelsen – bør ordregiver derfor sikre sig dokumentation for, at udførelsen i netop den periode ikke kan have nogen sammenhæng med udbuddet. Det kan eksempelvis være dokumentation for, at bestillingen til den eksisterende leverandør er afgivet inden tilbudsfristen, eller at der ikke er nogen aftaleretlig forpligtelse mellem ordregiver og den vindende tilbudsgiver som i sagen mellem Aarsleff Rail A/S og Viborg Kommune, hvor Klagenævnet accepterede afholdelsen af et projektgennemgangsmøde i standstill-perioden, da parterne deltog i mødet for egen regning og risiko.

Læs Klagenævnet for Udbuds kendelse.