Jurainfo logo
LUK
Juridiske nyheder Kurser Find juridisk specialist Jobbørs Domme
Om Jurainfo Podcasts Juridiske links Privatlivspolitik Kontakt
Ansøg om en profil Bliv kursusudbyder Bliv jobannoncør
Artikel

Hvor længe kan virksomheder opbevare oplysninger om jobansøgere?

IUNO
18/06/2021
Hvor længe kan virksomheder opbevare oplysninger om jobansøgere?
IUNO logo
Som led i en rekrutteringsproces, bliver der ofte indsamlet store mængder oplysninger om dem, der søger stillingerne. Derfor er det vigtigt, at virksomheder har godt styr på, præcis hvilke oplysninger de lovligt kan beholde og hvilke der skal slettes, når processen er slut. Vi har set lidt nærmere på reglerne i lyset af Datatilsynets seneste tre afgørelser.

Efter tilsyn hos tre forskellige virksomheder, hvor Datatilsynet netop fokuserede på behandling af oplysninger om jobansøgere efter rekrutteringsprocessen, har Datatilsynet nu besluttet at udpensle de retningslinjer, der gælder under databeskyttelsesreglerne. Det skyldtes, at Datatilsynet efter de udførte tilsyn kunne konstatere, at jobansøgernes oplysninger blev behandlet efter rekrutteringsprocessens afslutning, selvom de pågældende ikke var blevet tilbudt en stilling.


Virksomhederne behandlede oplysningerne om jobansøgerne med henvisning til, at det var nødvendigt at dokumentere rekrutteringsforløbet eller med henvisning til senere at kunne tilbyde jobansøgerne en lignende stilling. På den baggrund opbevarede virksomhederne oplysningerne om jobansøgerne fra tre måneder til to år efter, dog sådan at personlighedstests blev slettet efter et halv år. Datatilsynet var enig i, at de valgte opbevaringsperioder var saglige.


Spørgsmålet er herefter, hvordan virksomheder helt konkret kan sikre, at anvendte opbevaringsperioder også er korrekte, og i overensstemmelse med Datatilsynets retningslinjer.

Formål og forklaring for opbevaring er afgørende

Hovedreglen for opbevaring af oplysninger om jobansøgere er, at virksomheder skal slette oplysningerne, når det ikke længere er nødvendigt at opbevare dem.


Det kan være nødvendigt at opbevare oplysningerne, for at virksomheder kan dokumentere rekrutteringsprocessen, for eksempel hvis forløbet skal dokumenteres for Ligebehandlingsnævnet eller lignende. I det tilfælde, kan virksomheder opbevare oplysningerne i op til tre år efter rekrutteringsprocessen, for de jobansøgere der ikke fik stillingen. Efter omstændighederne, kan der dog også være særlige grunde til at opbevare oplysningerne endnu længere. Modsat kan virksomheder også vurdere, at en kortere opbevaringsperiode er tilstrækkelig, og herefter eksempelvis nøjes med at opbevare oplysningerne i et halv år efter.


Hvis formålet med at opbevare jobansøgernes oplysninger derimod er, at kunne tilbyde en anden stilling senere hen, kræver det imidlertid flere foranstaltninger. Opbevaring i det tilfælde forudsætter nemlig, at virksomheden indhenter et samtykke fra jobansøgeren. Samtykket bør indeholde information om, hvor længe oplysningerne vil gemmes og skal selvfølgelig opfylde databeskyttelsesreglernes øvrige krav. Igen er det dog fortsat vigtigt, at virksomheden kun beder om samtykke til at opbevare oplysningerne i en relevant periode.


IUNO mener

Hvor længe oplysninger om jobansøgere skal opbevares efter rekrutteringsprocessen kræver en konkret vurdering af formålet. Afgørende for Datatilsynet er, at virksomheder kan forklare hvorfor den anvendte opbevaringsperiode er valgt, og at vurderingen er skrevet ned. Det gælder især, hvis virksomheder anvender længere opbevaringsperioder, såsom perioder på over tre år.


IUNO anbefaler desuden, at virksomheder sikrer at jobansøgere i alle tilfælde bliver godt informeret om, hvordan deres oplysninger bliver behandlet som led i rekrutteringsprocessen. Oplysningerne kan med fordel gives i en politik, hvor jobansøgerne bliver oplyst om hvilke oplysninger virksomheden vil behandle, hvordan og hvor længe de vil blive opbevaret og om der vil ske udveksling af oplysningerne med andre modtagere etc.


[Datatilsynets afgørelse om Kræftens Bekæmpelses behandling af personoplysninger i forbindelse med rekruttering af den 2. marts 2021, Datatilsynets afgørelse om Fødevarestyrelsens behandling af personoplysninger i forbindelse med rekruttering af den 2. marts 2021 og Datatilsynets afgørelse om Carlsberg Danmark A/S' behandling af oplysninger om ansøgere af den 25. maj 2021].

Gå ikke glip af vigtig juridisk viden - Tilmeld dig vores gratis nyhedsservice her →
Har du spørgsmål til dette indlæg, er du mere end velkommen til at kontakte os.
Fagligt indhold, der kunne være relevante for dig
Har du pligt til at oprette en whistleblowerordning inden den 17. december 2023?
Jurainfo Exclusive logo
PODCAST
Har du pligt til at oprette en whistleblowerordning inden den 17. december 2023?
Bliv klogere på whistleblowerloven, herunder hvilke virksomheder, der har pligt til at etablere en whistleblowerordning.
Artikler, der kunne være relevante for dig
Tvillingeforældre får ekstra barsel
Tvillingeforældre får ekstra barsel
03/04/2024
Ansættelses- og arbejdsret
At ophæve på egen bekostning
At ophæve på egen bekostning
04/04/2024
Ansættelses- og arbejdsret
Ekstra orlov til tvillingeforældre og lempeligere regler for udenlandsk arbejdskraft
Ekstra orlov til tvillingeforældre og lempeligere regler for udenlandsk arbejdskraft
12/04/2024
Ansættelses- og arbejdsret
Flere ansatte indberetter om virksomhedens interne forhold til Den Nationale Whistleblowerordning
Flere ansatte indberetter om virksomhedens interne forhold til Den Nationale Whistleblowerordning
11/04/2024
Compliance, Ansættelses- og arbejdsret
PTSD-ramt politibetjent fik ret i Højesteret
PTSD-ramt politibetjent fik ret i Højesteret
16/04/2024
Ansættelses- og arbejdsret
Aktieoptionernes akilleshæl
Aktieoptionernes akilleshæl
I går
Ansættelses- og arbejdsret
Jurainfo logo

Jurainfo.dk er landets største juridiske nyhedsside. Her finder du juridiske nyheder, kurser samt ledige juridiske stillinger. Vi hjælper dagligt danske virksomheder med at tilegne sig juridisk viden samt at sætte virksomheder i forbindelse med den rigtige juridiske rådgiver, når de har brug for råd og vejledning.

Jurainfo.dk ApS
CVR-nr. 38375563
Vandtårnsvej 62B, DK-2860 Søborg
(+45) 71 99 01 11
kontakt@jurainfo.dk
Ønsker du hjælp til at finde en specialist?
2024 © Jurainfo.dk - Juridiske nyheder og arrangementer samlet ét sted