Fratrådt medarbejders overdrevne indsigtsanmodning kunne godt afvises

En fratrådt medarbejder sendte en indsigtsanmodning til den kommune, som medarbejderen havde arbejdet for i en årrække. Medarbejderen ønskede indsigt i al kommunikation, hvori medarbejderen nogensinde var nævnt – herunder alle mails afsendt som led i sin sagsbehandling, eller underskrevne dokumenter i løbet af ansættelsen. Årsagen var, at medarbejderen ville bygge en sag op mod kommunen i forbindelse med hans fratræden, og via indsigtsanmodningen forsøgte at indsamle bevismateriale.

Anmodningen blev besvaret kort efter med, at indsigtsanmodningen skulle præciseres. Efter flere års ansættelse var der nemlig tale om en meget omfattende mængde materiale, som var blevet udfærdiget eller sendt afsted i løbet af årene. I stedet for at afgrænse anmodningen, gentog den fratrådte medarbejder den. Igen blev den henvist og medarbejderen fik vejledning om, at det var nødvendigt at afgrænse de oplysninger, der blev ønsket indsigt i.

Den fratrådte medarbejder klagede herefter til Datatilsynet.

Indsigtsretten har grænser

Indsigtsretten giver ret til adgang og information omkring behandling af de personoplysninger, som den dataansvarlige er i besiddelse af.

Datatilsynet var dog enig i, at indsigtsretten ikke er absolut. Den fratrådte medarbejders indsigtsanmodning var urimelig henset til omfanget af materiale. Datatilsynet understregede i den forbindelse, at når der er tale om oplysninger i breve, notater, e-mails og lignende, udarbejdet, underskrevet eller sendt som led i arbejdet, kan oplysningerne undtages fra indsigt efter omstændighederne. Det vil ifølge Datatilsynet være tilfældet, når personoplysningerne alene er et resultat af medarbejderens funktion.

Det kræver dog en konkret vurdering. Der vil nemlig være tilfælde, hvor personoplysninger indgår som led i arbejdsopgaver, men ikke alene er et resultat af medarbejderens funktion eller ikke alene konstaterer medarbejderens tilstedeværelse. Hvis oplysningerne herefter er et resultat af en medarbejders egen handlemåde eller udtryk for et personligt valg fra medarbejderens side, vil oplysningerne efter Datatilsynets opfattelse ikke kunne undtages fra indsigtsretten.

IUNO mener

Ikke alle oplysninger er nødvendigvis omfattet af retten til indsigt. Men det vil kræve en konkret vurdering i hvert enkelt tilfælde af afgøre det. Det viser Datatilsynets afgørelse tydeligt.

IUNO anbefaler, at virksomheder har faste retningslinjer på plads for, hvordan indsigtsanmodninger skal håndteres. Hvis oplysninger skal undtages, kan det i sig selv udløse en stor arbejdsmængde, der dog vil kunne lettes af etablerede processer. Det vil i den forbindelse også være en fordel at besvare omfangsrige eller på anden måde urimelige indsigtsanmodninger med en anmodning om, at datasubjektet præciserer eller begrænser sig, i forhold til hvilke oplysninger der anmodes om.

[Datatilsynets afgørelse af den 31. marts 2022 i sag nr. 2021-32-2438]