Forlængelse af ramme­aftale eller ulovlige, midler­tidige kontrakter?

Det er ordregiver, der bærer risikoen og ansvaret for, at der bliver tildelt en ny kontrakt inden udløbet af en tidligere kontrakt. Lykkes ordregiveren ikke med det, betyder det ikke, at rammeaftalen bare kan forlænges.


Kort om sagen

Aalborg Kommune og Brønderslev Kommune (kommunerne) havde i 2011 udbudt og indgået en toårig rammeaftale med Lyreco om levering af kontorartikler. Rammeaftalen indeholdt mulighed for to forlængelser, hver af ét års varighed, hvilket kommunerne benyttede sig af. Derfor udløb rammeaftalen i 2015. Aftalen med Lyreco blev imidlertid forlænget både en tredje og fjerde gang, så rammeaftalen endte med at løbe til og med januar 2017.

Kommunerne havde ellers, i flere omgange og uden held, forsøgt at udbyde aftalen igen. I perioden fra 2015 til 2017 nåede kommunerne at udbyde og annullere hele fire gange. Til sidst endte kommunerne med at tilslutte sig en rammeaftale fra Staten og Kommunernes Indkøbsservice (SKI).

Leverandøren, Staples, klagede efter kommunernes annullering af det tredje forsøg på at afholde et udbud. Her havde Staples afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud, og derfor klagede Staples både over annulleringen og kommunernes forlængelser af den hidtidige rammeaftale.


Forlængelserne af rammeaftalen

I forhold til kommunernes første to forlængelser af rammeaftalen med Lyreco kom Klagenævnet for Udbud frem til, at disse ikke strakte sig over mere end en kontraktperiode på fire år, der er udgangspunktet for den maksimale varighed af en rammeaftale. Derfor havde kommunerne i hvert fald overholdt deres udbudspligt frem til og med den 31. august 2015.

Klagenævnet fandt til gengæld, at den tredje og fjerde forlængelse af rammeaftalen ville være udbudspligtig, hvis de hver for sig oversteg tærskelværdierne.

Under klagesagen havde kommunerne ikke oplyst om omfanget af de indkøb, der var foretaget under den tidligere rammeaftale og forlængelserne heraf. Kommunerne havde heller ikke oplyst om, hvorvidt der var foretaget en konkret vurdering af værdien af forlængelsesaftalerne.

Derfor lagde klagenævnet den stipulerede værdi af det første af de annullerede udbud til grund, da nævnet beregnede kontraktværdien. Med udgangspunkt i denne værdi oversteg den tredje forlængelse (på 12 måneder) tærskelværdierne og havde dermed været udbudspligtig. Den fjerde forlængelse (på fem måneder) oversteg derimod ikke tærskelværdierne, hvorfor denne forlængelse ikke havde været udbudspligtig.

Der blev, bemærkelsesværdigt nok, ikke set på, om de to forlængelser reelt kunne eller skulle ses i en sammenhæng.


Økonomisk sanktion for den tredje forlængelse

Klagenævnet kom frem til, at den tredje kontraktforlængelse skulle erklæres for uden virkning, fordi den var ulovlig. Men da forlængelsen allerede var udløbet, blev kommunerne i stedet pålagt at betale en økonomisk sanktion på 50.000 kroner. Denne sanktion blev udmålt som en procentdel af værdien af den forlængelse, der har været i strid med udbudsreglerne.

 



 

---