Byggesagsadministratorens ansvar, når finansieringen går galt

Af Johan Iversen Møller, advokat og associeret partner, og Simon Sylow, chefjurist og leder af byggesagsafdelingen.

Det begynder næsten altid på samme måde. En forening beslutter at sætte gang i et større projekt. Taget skal skiftes, facaden renoveres eller installationerne fornyes. Der holdes generalforsamling, der træffes beslutning, og bestyrelsen får at vide, at administrator og rådgivere har styr på det. Men hvad sker der, når bestyrelsen pludselig bliver i tvivl om, hvorvidt det faktisk er tilfældet? Det kan være, fordi en konkret sag udvikler sig anderledes end forventet. Eller fordi nye oplysninger om en administrator eller rådgiver får bestyrelsen til at stille spørgsmål ved, om tilliden fortsat er på sin plads.

Det betyder ikke nødvendigvis, at der er begået fejl i netop jeres forening. Men det kan være en god anledning til at spørge: Har vi det nødvendige overblik? Er vores aftaler blevet fulgt? Og kan vi fortsat have tillid til, at foreningens interesser bliver varetaget af administrator og rådgiver?

Sagen kort fortalt

En ejer- eller andelsboligforening kan efter en konkret vurdering have et erstatningskrav, hvis en professionel byggesagsadministrator tilsidesætter de opgaver, administratoren har påtaget sig, og det medfører et dokumenterbart økonomisk tab. I den konkrete sag opgjorde foreningen sine økonomiske merudgifter til knap 400.000 kr., efter den endelige finansiering ikke kom på plads som forudsat. Sagen endte med retsmægling og et betydeligt sekscifret forlig. Her gennemgår vi, hvad bestyrelser bør være opmærksomme på, hvis en byggesag eller et administratorsamarbejde er kørt skævt.

Fejl i byggesagens finansiering: Det endelige lån kom aldrig på plads

I den sag, denne artikel bygger på, så alt rigtigt ud på papiret. Der var et finansieringsoplæg, en byggesagsadministrationsaftale, en midlertidig byggekredit og et realkreditlån, der skulle være den endelige løsning. Foreningen havde en bestyrelsesansvarsforsikring og en professionel administrator, der markedsførte sig som totalrådgiver på byggesager. Alt burde være trygt. Senere viste det sig imidlertid, at et afgørende skridt i finansieringen ikke var blevet gennemført.

Efter byggesagens afslutning skulle foreningens midlertidige byggekredit afløses af den endelige realkreditfinansiering, som var forudsat i projektets økonomi. Lånedokumenterne blev sendt til underskrift, men den nødvendige underskriftsproces blev aldrig fuldført. Administratoren var ikke selv opmærksom på, at der manglede en underskrift, før banken kontaktede administratoren og gjorde opmærksom på det. Efter den indgåede byggesagsadministrationsaftale havde administratoren en central rolle i at hjælpe foreningen med både den midlertidige og den endelige finansiering samt hjemtagelsen af lånet. Administratoren havde samtidig tidligere bekræftet over for bestyrelsen, at lånet var gennemført. Det var derfor først senere, det stod klart, at den endelige finansiering alligevel ikke var kommet på plads. Det økonomiske resultat blev dermed et helt andet end forventet.

Foreningen måtte i stedet håndtere finansieringen senere og på andre vilkår end forudsat. Det medførte både kurs- og rentemæssige merudgifter samt udgifter til mellemfinansiering. Foreningen opgjorde de samlede merudgifter til knap 400.000 kr., hvoraf hovedparten angik kurs- og rentetab. De involverede parter var imidlertid uenige om, hvem der bar ansvaret.

Når man som bestyrelse føler sig magtesløs

Det, der fylder mest i sådanne situationer, er sjældent paragrafferne. Det er følelsen af, at man har gjort det rigtige, men alligevel står alene med konsekvenserne. Bestyrelsen i den konkrete sag var ikke jurister eller finansieringseksperter. De var beboere, der havde sagt ja til et frivilligt ansvar for foreningens fælles økonomi og fysiske rammer. De oplevede, at de havde fulgt de beslutninger, der var truffet på generalforsamlingen, og handlet loyalt ud fra de oplysninger, de havde fået. Alligevel stod de pludselig over for betydelige økonomiske konsekvenser og usikkerhed om, hvem der bar ansvaret. Samtidig oplevede de, at ansvaret i vidt omfang blev placeret hos bestyrelsen, selv om en professionel administrator havde haft en central rolle i finansieringsprocessen.

Forsikringsselskabet afviste samtidig ansvar med henvisning til, at administrator ikke kunne gøres ansvarlig for, at foreningen ikke fik gennemført den endelige låneoptagelse, blandt andet fordi underskriftsprocessen foregik i bankens signeringsportal. Spørgsmålet om, hvorvidt administrator alligevel burde have fulgt aktivt op, blev derfor et centralt stridspunkt i sagen. Bestyrelsen sad tilbage med følelsen af at være magtesløs, men samtidig dybt ansvarlig over for beboerne.

Det er netop i det spændingsfelt, mange bestyrelser i ejer- og andelsboligforeninger kan genkende sig selv. Man har en stærk fornemmelse af, at noget er gået galt, men ikke værktøjerne til at gennemskue præcis hvor – eller om nogen faktisk er juridisk ansvarlig. I andre tilfælde er der måske endnu ikke konstateret en fejl. Men bestyrelsen er blevet i tvivl om, hvorvidt den fortsat kan have tillid til sin administrator eller advokat. Her kan det være relevant at få undersøgt foreningens aftaler, økonomiske dispositioner og igangværende sager, før man beslutter, om samarbejdet skal fortsætte.

Hvordan skulle ansvaret mellem bestyrelsen og byggesagsadministratoren vurderes?

Da bestyrelsen i denne sag kontaktede ØENS Advokatfirma, var det ikke med en færdig beslutning om, at der skulle anlægges retssag. Det var med et mere grundlæggende behov for klarhed: Var der begået en fejl? Havde administrator et ansvar? Og havde foreningen overhovedet mulighed for at gøre noget ved det? Arbejdet begyndte med, at forløbet blev gennemgået trin for trin. Aftaler, referater, interne mails og beslutningsprocesser blev lagt ud på bordet og sat ind i en juridisk ramme. Særligt vigtige var byggesagsadministrationsaftalen, hvor administratorens rolle som rådgiver og opgaver i forbindelse med den endelige finansiering fremgik, generalforsamlingsreferatet om den valgte finansieringsmodel, lånedokumenterne og mailkorrespondancen om underskrifterne i februar 2022. Dertil kom materialet fra den efterfølgende generalforsamling, som viste, at bestyrelsen og foreningen fortsat havde den opfattelse, at finansieringen var blevet gennemført som planlagt. Gennemgangen rejste flere centrale spørgsmål for bestyrelsen:

• Hvad var administratoren faktisk forpligtet til?
• Hvilket ansvar kunne med rimelighed forventes at ligge hos bestyrelsen?
• Hvordan spillede forsikringsdækningen ind?

Den juridiske kerne var, at administrator efter aftalen ikke blot var en passiv mellemmand, men en professionel rådgiver med en konkret rolle i at få den endelige finansiering på plads. Efter ØENS’ vurdering burde administrator derfor have sikret sig, at underskriftsprocessen var afsluttet, og at lånet rent faktisk var blevet gennemført. Administratoren havde tidligere bekræftet dette over for bestyrelsen, men blev først selv opmærksom på den manglende underskrift, da banken senere kontaktede administratoren. Ansvaret kunne derfor ikke uden videre placeres hos bestyrelsen alene. To bestyrelsesmedlemmer havde underskrevet, og bestyrelsen havde grund til at stole på administratorens bekræftelse og på, at den professionelle administrator fulgte sagen til dørs. Undervejs var det afgørende, at bestyrelsen ikke kun fik svar på de juridiske spørgsmål, men også oplevede, at nogen tog deres situation alvorligt.

At føle sig svigtet af en professionel administrator kan være lige så belastende som det konkrete økonomiske tab. Det handler om tillid – både til den rådgiver, man har valgt, og til at man som bestyrelse har truffet beslutninger på et ordentligt grundlag.

Foreningens bestyrelse beskriver det således:

“Vi kom ikke med en færdig plan, vi kom med en mavefornemmelse. Vi havde en klar følelse af, at noget var gået galt, men hver gang vi spurgte administrator eller forsikringen, fik vi vage svar eller blev sendt videre. Da vi mødtes med ØENS, blev der for første gang sat ord på, hvad der var vores ansvar, og hvad der var andres. De forklarede det i et sprog, vi kunne forstå, og tog os alvorligt. Det gav os ro og mod til at gå videre.”

Det, der stod stærkest tilbage for bestyrelsen, var ikke kun, at nogen nu førte sagen. Det var oplevelsen af, at der var et sted, hvor de kunne få forklaret, hvad der var sket, og hvad de med rimelighed kunne gøre. De stod ikke længere alene.

Forlig efter retsmægling: En løsning i stedet for en lang retssag

Den konkrete sag endte med retsmægling, hvor parterne med hjælp fra en retsmægler gennemgik forløbet og mulighederne for en løsning. Inden da havde foreningen rejst krav mod både byggesagsadministratoren og det bestyrelsesmedlem, som ikke havde underskrevet lånedokumenterne. Den overordnede uenighed angik dels, om administrator havde forsømt sin opgave i forbindelse med hjemtagelsen af lånet, dels om den manglende underskrift fra et bestyrelsesmedlem kunne bryde årsagssammenhængen eller flytte ansvaret væk fra administrator. Der var også uenighed om tabets størrelse og om, hvorvidt foreningen kunne have begrænset sit tab tidligere i forløbet.

På den baggrund blev der indgået et forlig, hvor foreningen modtog et betydeligt sekscifret beløb som afslutning på sagen, og hvor alle parter gik hver til sit uden en formel anerkendelse af ansvar. For bestyrelsen var det afgørende, at der kom en løsning med både økonomisk og praktisk betydning. De kunne gå tilbage til beboerne og fortælle, at de havde undersøgt sagen grundigt, søgt professionel hjælp og opnået det resultat, der samlet set blev vurderet som bedst muligt.

Forliget var samlet set den rigtige løsning, fordi sagen rummede både juridiske og bevismæssige usikkerheder. Der var uenighed om ansvarsfordelingen mellem administrator og det pågældende bestyrelsesmedlem, om den præcise tabsopgørelse og om, hvorvidt foreningen kunne have begrænset sit tab tidligere. Samtidig ville et fuldt retsforløb have betydet mere tid, flere omkostninger og fortsat uro i foreningen.

Sådan hjælper ØENS før, under og efter en byggesag

ØENS Advokatfirma rådgiver dagligt ejer- og andelsboligforeninger om byggeprojekter, entrepriseret og foreningsret. Vi hjælper både før problemerne opstår, mens projektet gennemføres, og hvis der efterfølgende opstår uenighed om ansvar, økonomi eller mangler. Det giver os blik for hele forløbet – ikke kun den juridiske konflikt, når den allerede er opstået. Tidligt i en byggesag hjælper vi blandt andet med at gennemgå byggesagsadministrationsaftaler, rådgiveraftaler, entreprisekontrakter og finansieringsoplæg. Vi undersøger, om aftalerne afspejler det, bestyrelsen og generalforsamlingen faktisk har besluttet, og om det fremgår tydeligt, hvem der har ansvaret for de enkelte opgaver, beslutninger og frister.

God juridisk rådgivning handler derfor ikke kun om at få formuleringerne på plads. Det handler også om at skabe en gennemsigtig og dokumenteret proces, hvor bestyrelsen ved, hvad den selv skal følge op på, hvad administrator og de øvrige rådgivere skal levere, og hvornår der skal reageres. Det mindsker risikoen for misforståelser og gør det lettere at placere ansvaret, hvis noget alligevel går galt.

Hvad bør bestyrelsen gøre, hvis administrator kan have begået en fejl?

Hvis I er blevet i tvivl om, hvorvidt administrator eller en anden rådgiver har begået en fejl, er det første skridt at få samlet aftaler, beslutninger og relevant korrespondance. I behøver ikke på forhånd at vide, om der er grundlag for et krav. En uvildig juridisk vurdering kan afklare, hvad der er sket, hvordan ansvaret kan være fordelt, og om bestyrelsen bør gå videre. Hvis tilliden til administratoren samtidig er væk, kan det også være relevant at overveje et skifte af administrator.

Få en uvildig vurdering af jeres byggesag

Er I i tvivl om, hvorvidt administrator, rådgiver eller andre professionelle aktører har begået en fejl? Vi gennemgår aftaler, korrespondance, beslutninger, finansiering og forsikringsforhold og giver jer en klar vurdering af, om der er grundlag for at gå videre.