Må I optage telefonsamtaler i henhold til GDPR?

En ny afgørelse fra Datatilsynet sætter fokus på, hvad du som virksomhed skal være opmærksom på, når I ønsker at optage jeres telefonopkald.

Optagelse af telefonsamtaler uden samtykke

Sagen tog sit udgangspunkt hos Erhvervsstyrelsen, der siden 2018 havde optaget alle indgående telefonopkald til styrelsens kundecenter.

Erhvervsstyrelsen havde to formål med at optage telefonsamtalerne:

1. At beskytte medarbejdere mod trusler, da telefonsamtalerne således kunne bruges som dokumentation ved en evt. politianmeldelse.
2. At bruge optagelserne til at oplære og uddanne kundecentrets medarbejdere.  

Optagelserne skete uden samtykke fra de registrerede.

Afgørelse i sagen

Datatilsynet udtalte i afgørelsen alvorlig kritik af Erhvervsstyrelsens optagelse af telefonsamtaler.  

Datatilsynet lagde blandt andet vægt på, at det ikke var nødvendigt for styrelsen, at optage samtlige indgående opkald. Datatilsynet anså ikke trusler mod medarbejdere som en stor risiko, taget Erhvervsstyrelsens myndigheds- og vejledningsopgaver i betragtning, og derfor var dette ikke en gyldig grund til at optage samtlige telefonopkald uden samtykke.

Datatilsynet fandt desuden, at optagelser af telefonsamtaler til brug for uddannelse af Erhvervsstyrelsens medarbejdere, alene kunne ske ved indhentelse af samtykke fra de registrerede.

Læs hele afgørelsen her.

Hvornår må I optage telefonsamtaler?

Udgangspunktet er, at man skal indhente samtykke fra de registrerede, når man ønsker at optage telefonsamtaler.

Ifølge Datatilsynet kan optagelse af telefonsamtaler uden samtykke kun ske undtagelsesvis. Det kan eksempelvis være gyldigt at optage telefonsamtaler uden samtykke, hvis det i høj grad er i den registreredes interesse, eller hvis din virksomhed har behov for at kunne dokumentere telefonsamtalers indhold, og at dette behov ikke kan opfyldes på anden måde end at optage dem.

Hvis du ønsker at optage telefonsamtaler med henblik på at bruge optagelserne til at oplære og uddanne medarbejdere, så kan dette som udgangspunkt kun gøres via et samtykke fra den registrerede.  Medmindre du arbejder i eksempelvis akut- og redningsbranchen, hvor løbende uddannelse af medarbejderne i høj grad er i den registreredes interesse, hvorfor der ikke nødvendigvis skal indhentes samtykke til optagelse af disse samtaler.

Optagelse af telefonsamtaler adskiller sig fra andre behandlinger af persondata, da den dataansvarlige ikke på forhånd kan vide, hvordan samtalen vil udvikle sig. Hvis din virksomhed ofte modtager telefoniske trusler, der skal kunne videregives til politiet så nøjagtigt, at telefonnoter ikke er nok, kan dette også være en gyldig grund til at optage telefonsamtaler uden samtykke.