Implementeringen af e-formularer i de nationale e-udbudssystemer – hvordan virker det?

EU-kommissionens nye gennemførelsesforordning (EU) 2019/1780 fastlægger de nye e-formularer, som omfatter 40 bekendtgørelser. Formularerne er navngivet "Planlægning", "Konkurrencevilkår", "Forudgående underretning om direkte tildeling", "Resultater" "Kontraktændring" og "Ændring", hvoraf ”Konkurrencevilkår” er den e-formular, der skal anvendes for bl.a. generering af en udbudsbekendtgørelse.

Udbudsbekendtgørelsen indeholder, som noget nyt, bl.a. felter for indikation af strategiske elementer i udbuddet, herunder felter til angivelse af, om der anvendes kriterier for grønne udbud (BT-774) og grønne indkøb (BT-805) ud fra en prædefineret liste. ”Grønne indkøb” henviser konkret til EU-kommissionens Green Public Procurement-kriterier, GPP, som vi har behandlet i tidligere artikler, f.eks. i artiklen om Sådan gør du dine it-investeringer bæredygtige - Bird & Bird (twobirds.com) af 19. april 2023.

E-formularer formes efter brugernes behov og lovkrav, og i gennemførelsesforordningens bilag, tabel 1-2, er fastsat de felter, der skal angives i e-formularen som enten obligatoriske og valgfrie felter.

For at overholde ”engangsprincippet” i forbindelse med e-forvaltning og dermed mindske den administrative byrde og øge datapålideligheden, er det hensigten og betragtningerne bag forordningen, at formularer udarbejdes, så de kan udfyldes automatisk med oplysninger fra foregående bekendtgørelser, tekniske specifikationer, tilbud, kontrakter, nationale forvaltningsregistre og andre datakilder.

EU-Kommissionen har dermed efterlagt medlemsstaterne og de nationale udbudssystemer en betydelig fleksibilitet, hvor det i udbudssystemerne vil være muligt at få vist felter fra forordningen i en hvilken som helst rækkefølge, og felterne behøver ikke nødvendigvis at være synlige for slutbrugerne; kunne ses eller udfyldes af ordregivere.

I sidste ende bør det ikke være nødvendigt at udfylde sådanne formularer manuelt; de bør kunne genereres automatisk af udbudssystemerne.