Datatilsynet har tidligere tilkendegivet, at de accepterer en opbevaringsperiode på 6 måneder for personoplysninger, der indsamles i forbindelse med en rekrutteringsproces. I en ny vejledning accepterer Datatilsynet nu en opbevaringsperiode på op til 3 år, så længe opbevaringstiden er sagligt begrundet.
Datatilsynet har på baggrund af tre konkrete afgørelser udtalt sig generelt om opbevaring og sletning af personoplysninger i en rekrutteringsproces i henhold til GDPR.
Datatilsynet havde i de tre konkrete sager haft fokus på virksomhedernes opbevaring og sletning af personoplysninger om de ansøgere, der ikke blev tilbudt en stilling.
I de tre afgørelser varierede opbevaringstiden af personoplysningerne fra tre til 24 måneder.
Datatilsynet vurderede i alle tre tilfælde, at opbevaringsperioderne var sagligt begrundet. Der er dermed ikke et entydigt svar på, hvor længe man må opbevare personoplysninger fra en rekrutteringsproces, da det beror på en saglig vurdering, du som dataansvarlig skal foretage.
Slet oplysninger, der ikke er nødvendige
Ofte vil du i en rekrutteringsproces indsamle oplysninger om blandt andet navn, adresse, mailadresse, telefonnummer, statsborgerskab, køn, uddannelsesmæssig baggrund, tidligere beskæftigelse, civilstatus, og i nogle tilfælde strafbare forhold, helbredsoplysninger m.m.
I henhold til GDPR er det et grundlæggende princip, at personoplysninger skal slettes, når det ikke er nødvendigt at opbevare dem længere. Derfor skal du som dataansvarlig vurdere, hvor længe virksomheden har behov for at opbevare eksempelvis jobansøgninger, CV’er og personlighedstests, efter rekrutteringsprocessen er afsluttet.
Opbevaringsperioden skal være sagligt begrundet
Det kan f.eks. være hensigtsmæssigt at gemme oplysningerne i en vis periode, så du kan give ansøgere relevant feedback, og så du kan dokumentere rekrutteringsforløbet, i tilfælde af at en ansøger vil gøre indsigelser om diskrimination og klager til Ligebehandlingsnævnet.
Datatilsynet skriver, at de i udgangspunktet vil acceptere en opbevaringsperiode på op til 3 år efter endt rekrutteringsproces for oplysninger om ansøgere, der har fået afslag på et job. Hvis du vil opbevare oplysningerne i længere tid, skal der derfor være helt særlige grunde til dette.
Uanset hvor lang opbevaringsperiode du har valgt, er det vigtigt, at du kan forklare, hvorfor du har valgt den givne opbevaringsperiode f.eks. ved at skrive dine overvejelser ned.
Indhent særskilt samtykke, hvis du vil tilbyde anden stilling
Hvis du vil gemme en ansøgning med henblik på at tilbyde ansøgeren en anden stilling, så skal du være opmærksom på, at du skal indhente et særskilt samtykke til dette.
Du skal samtidig oplyse ansøgeren om, hvor længe du vil opbevare ansøgningen, og om at ansøgeren til enhver tid kan trække sit samtykke tilbage.
Læs mere om afgørelserne og Datatilsynets spørgsmål og svar om opbevaring af personoplysninger om ansøgere her.
Gå ikke glip af vigtig juridisk viden - Tilmeld dig vores gratis nyhedsservice
her →
Skal din artikel også udgives via Jurainfo og udsendes direkte, via e-mail, til personer og virksomheder som specifikt efterspørger viden og kompetencer inden for dit område? Ansøg om en profil her.
