Jurainfo logo
LUK
Juridiske nyheder Kurser Find juridisk specialist Jobbørs Domme
Om Jurainfo Podcasts Juridiske links Privatlivspolitik Kontakt
Ansøg om en profil Bliv kursusudbyder Bliv jobannoncør
Artikel

Hvor længe må du opbevare personoplysninger fra en rekrutteringsproces?

WTC advokaterne
06/07/2021
Hvor længe må du opbevare personoplysninger fra en rekrutteringsproces?
WTC advokaterne logo
Datatilsynet har tidligere tilkendegivet, at de accepterer en opbevaringsperiode på 6 måneder for personoplysninger, der indsamles i forbindelse med en rekrutteringsproces. I en ny vejledning accepterer Datatilsynet nu en opbevaringsperiode på op til 3 år, så længe opbevaringstiden er sagligt begrundet.

Datatilsynet har på baggrund af tre konkrete afgørelser udtalt sig generelt om opbevaring og sletning af personoplysninger i en rekrutteringsproces i henhold til GDPR.


Datatilsynet havde i de tre konkrete sager haft fokus på virksomhedernes opbevaring og sletning af personoplysninger om de ansøgere, der ikke blev tilbudt en stilling.


I de tre afgørelser varierede opbevaringstiden af personoplysningerne fra tre til 24 måneder.


Datatilsynet vurderede i alle tre tilfælde, at opbevaringsperioderne var sagligt begrundet. Der er dermed ikke et entydigt svar på, hvor længe man må opbevare personoplysninger fra en rekrutteringsproces, da det beror på en saglig vurdering, du som dataansvarlig skal foretage.


Slet oplysninger, der ikke er nødvendige

Ofte vil du i en rekrutteringsproces indsamle oplysninger om blandt andet navn, adresse, mailadresse, telefonnummer, statsborgerskab, køn, uddannelsesmæssig baggrund, tidligere beskæftigelse, civilstatus, og i nogle tilfælde strafbare forhold, helbredsoplysninger m.m.  

I henhold til GDPR er det et grundlæggende princip, at personoplysninger skal slettes, når det ikke er nødvendigt at opbevare dem længere. Derfor skal du som dataansvarlig vurdere, hvor længe virksomheden har behov for at opbevare eksempelvis jobansøgninger, CV’er og personlighedstests, efter rekrutteringsprocessen er afsluttet.


Opbevaringsperioden skal være sagligt begrundet

Det kan f.eks. være hensigtsmæssigt at gemme oplysningerne i en vis periode, så du kan give ansøgere relevant feedback, og så du kan dokumentere rekrutteringsforløbet, i tilfælde af at en ansøger vil gøre indsigelser om diskrimination og klager til Ligebehandlingsnævnet.

Datatilsynet skriver, at de i udgangspunktet vil acceptere en opbevaringsperiode på op til 3 år efter endt rekrutteringsproces for oplysninger om ansøgere, der har fået afslag på et job. Hvis du vil opbevare oplysningerne i længere tid, skal der derfor være helt særlige grunde til dette.


Uanset hvor lang opbevaringsperiode du har valgt, er det vigtigt, at du kan forklare, hvorfor du har valgt den givne opbevaringsperiode f.eks. ved at skrive dine overvejelser ned.


Indhent særskilt samtykke, hvis du vil tilbyde anden stilling

Hvis du vil gemme en ansøgning med henblik på at tilbyde ansøgeren en anden stilling, så skal du være opmærksom på, at du skal indhente et særskilt samtykke til dette.

Du skal samtidig oplyse ansøgeren om, hvor længe du vil opbevare ansøgningen, og om at ansøgeren til enhver tid kan trække sit samtykke tilbage.


Læs mere om afgørelserne og Datatilsynets spørgsmål og svar om opbevaring af personoplysninger om ansøgere her.

Gå ikke glip af vigtig juridisk viden - Tilmeld dig vores gratis nyhedsservice her →
Har du spørgsmål til dette indlæg, er du mere end velkommen til at kontakte mig.
Fagligt indhold, der kunne være relevante for dig
Hvornår må du udsende nyhedsbreve og tilbud til dine kunder?
Jurainfo logo
EXCLUSIVE
VIDEO
Hvornår må du udsende nyhedsbreve og tilbud til dine kunder?
Det kræver et markedsføringssamtykke fra dine kunder, hvis du ønsker at udsende nyhedsmail, sms'er eller på anden måde kontakte dem med gode tilbud. Advokat, Torsten Hylleberg, kommer her nærmere ind på hvad du skal være opmærksom på i forbindelse med indhentelse af markedsføringssamtykker.
4 år med GDPR
Jurainfo Exclusive logo
PODCAST
4 år med GDPR
Hvordan ligger landet 4 år efter ikrafttrædelsen af Databeskyttelsesforordningen?
Tredjelandsoverførsler og den nye aftale med USA
Jurainfo Exclusive logo
PODCAST
Tredjelandsoverførsler og den nye aftale med USA
Vi sætter fokus på overførsel af personoplysninger til usikre tredjelande, herunder overførsler til USA baseret på den nye aftale mellem EU og USA.
Artikler, der kunne være relevante for dig
Chromebook-sagens relevans – herunder når du udleverer en computer eller mobiltelefon som arbejdsredskab
Chromebook-sagens relevans – herunder når du udleverer en computer eller mobiltelefon som arbejdsredskab
08/03/2024
Persondata, IT- og telekommunikation
Datatilsynet og Digitaliseringsstyrelsen etablerer AI-sandkasse
Datatilsynet og Digitaliseringsstyrelsen etablerer AI-sandkasse
11/03/2024
Persondata, IT- og telekommunikation, Compliance
AI Act vedtaget af Europa-Parlamentet
AI Act vedtaget af Europa-Parlamentet
22/03/2024
Persondata, EU-ret
Træning af kunstig intelligens
Træning af kunstig intelligens
03/04/2024
Persondata, Immaterialret
Ansvaret for cybersikkerhed ligger hos ledelsen
Ansvaret for cybersikkerhed ligger hos ledelsen
08/04/2024
Persondata, Compliance, Øvrige
VIRK23 er på gaden
VIRK23 er på gaden
16/04/2024
Kontraktret, IT- og telekommunikation, Persondata
Jurainfo logo

Jurainfo.dk er landets største juridiske nyhedsside. Her finder du juridiske nyheder, kurser samt ledige juridiske stillinger. Vi hjælper dagligt danske virksomheder med at tilegne sig juridisk viden samt at sætte virksomheder i forbindelse med den rigtige juridiske rådgiver, når de har brug for råd og vejledning.

Jurainfo.dk ApS
CVR-nr. 38375563
Vandtårnsvej 62B, DK-2860 Søborg
(+45) 71 99 01 11
kontakt@jurainfo.dk
Ønsker du hjælp til at finde en specialist?
2024 © Jurainfo.dk - Juridiske nyheder og arrangementer samlet ét sted