Hvor længe må du opbevare personoplysninger fra en rekrutteringsproces?

Datatilsynet har på baggrund af tre konkrete afgørelser udtalt sig generelt om opbevaring og sletning af personoplysninger i en rekrutteringsproces i henhold til GDPR.

Datatilsynet havde i de tre konkrete sager haft fokus på virksomhedernes opbevaring og sletning af personoplysninger om de ansøgere, der ikke blev tilbudt en stilling.

I de tre afgørelser varierede opbevaringstiden af personoplysningerne fra tre til 24 måneder.

Datatilsynet vurderede i alle tre tilfælde, at opbevaringsperioderne var sagligt begrundet. Der er dermed ikke et entydigt svar på, hvor længe man må opbevare personoplysninger fra en rekrutteringsproces, da det beror på en saglig vurdering, du som dataansvarlig skal foretage.

Slet oplysninger, der ikke er nødvendige

I henhold til GDPR er det et grundlæggende princip, at personoplysninger skal slettes, når det ikke er nødvendigt at opbevare dem længere. Derfor skal du som dataansvarlig vurdere, hvor længe virksomheden har behov for at opbevare eksempelvis jobansøgninger, CV’er og personlighedstests, efter rekrutteringsprocessen er afsluttet.

Opbevaringsperioden skal være sagligt begrundet

Det kan f.eks. være hensigtsmæssigt at gemme oplysningerne i en vis periode, så du kan give ansøgere relevant feedback, og så du kan dokumentere rekrutteringsforløbet, i tilfælde af at en ansøger vil gøre indsigelser om diskrimination og klager til Ligebehandlingsnævnet.

Datatilsynet skriver, at de i udgangspunktet vil acceptere en opbevaringsperiode på op til 3 år efter endt rekrutteringsproces for oplysninger om ansøgere, der har fået afslag på et job. Hvis du vil opbevare oplysningerne i længere tid, skal der derfor være helt særlige grunde til dette.

Uanset hvor lang opbevaringsperiode du har valgt, er det vigtigt, at du kan forklare, hvorfor du har valgt den givne opbevaringsperiode f.eks. ved at skrive dine overvejelser ned.

Indhent særskilt samtykke, hvis du vil tilbyde anden stilling

Hvis du vil gemme en ansøgning med henblik på at tilbyde ansøgeren en anden stilling, så skal du være opmærksom på, at du skal indhente et særskilt samtykke til dette.

Du skal samtidig oplyse ansøgeren om, hvor længe du vil opbevare ansøgningen, og om at ansøgeren til enhver tid kan trække sit samtykke tilbage.

Læs mere om afgørelserne og Datatilsynets spørgsmål og svar om opbevaring af personoplysninger om ansøgere her.