Datatilsynet: Få styr på medarbejdernes håndtering af persondata

Sagens baggrund var, at referater fra samtaler mellem en række ansatte i en kommune og kommunens arbejdspsykolog i perioden fra april 2013 til marts 2015 havde været lagret på en medarbejders private server, efter at medarbejderen havde overført en række dokumenter fra kommunens netværk til en USB-nøgle og herefter havde gemt dokumenterne på den private server. Kommunen udtalte, at det skyldtes en fejl, at medarbejderen tog oplysningerne med hjem. Oplysningerne blev herefter tilgængelige for uvedkommende, idet den private server ifølge kommunen blev hacket af en anonym person. Denne anonyme person tog selv direkte kontakt til medarbejderen og anbefalede medarbejderen at slette oplysningerne, hvilket medarbejderen straks gjorde.

Datatilsynet fandt det kritisabelt, at følsomme personoplysninger, som kommunen var dataansvarlig for, havde været lagret på en medarbejders private IT-udstyr, hvor kommunen ikke havde kontrol med datasikkerheden. Det var tilsynets opfattelse, at kommunen ikke havde levet op til persondatalovens krav om fornødne sikkerhedsforanstaltninger.


INSTRUÉR JERES MEDARBEJDERE I RETNINGSLINJERNE 

I afgørelsen opfordrede Datatilsynet kommunen til at fastlægge retningslinjer for, hvorvidt og under hvilke sikkerhedsforanstaltninger oplysninger fra kommunens systemer må kopieres over på USB-nøgler.  Datatilsynet opfordrede i sin afgørelse endvidere kommunen til at intensivere sin indsats med at sikre, at kommunens retningslinjer om, at personoplysninger, som kommunen er dataansvarlig for, ikke må behandles på medarbejdernes private IT-udstyr, er kendt og overholdes af alle medarbejdere.


GENNEMGÅ JERES RETNINGSLINJER FOR SIKKERHED MINDST ÉN GANG OM ÅRET

Datatilsynet fandt endvidere anledning til at indskærpe over for kommunen, at kommunens informationssikkerhedshåndbog skal gennemgås mindst én gang om året med henblik på at sikre, at reglerne er fyldestgørende og afspejler de faktiske forhold. I den forbindelse henledte Datatilsynet også opmærksomhed på, at det følger af sikkerhedsbekendtgørelsen, at kommunen skal fastsætte retningslinjer for kommunens eget tilsyn med overholdelsen af de sikkerhedsforanstaltninger, der er fastsat for kommunen, samt at kommunen skal give den fornødne instruktion til de medarbejdere, der behandler personoplysninger.

Se Datatilsynets afgørelse her.