Datatilsynet har offentliggjort en opdateret og strengere vejledning om fortegnelseskravet i Databeskyttelsesforordningens artikel 30

Formålet med en fortegnelse er at sikre, at den dataansvarlige danner sig et overblik over sine behandlingsaktiviteter i tråd med GDPR’s øgede fokus på ansvarlighed (”accountability”), og netop som led i heri mener Datatilsynet derfor, at fortegnelsen skal udvides. Baggrunden for ændringen var en række konkrete tilsyn, hvor ingen af de adspurgte kommuner, kunne uddybe den fortegnelse, de havde udarbejdet.

Ud over de generelle krav oplistet i artikel 30 i GDPR mener Datatilsynet, at fortegnelsen skal indeholde følgende:

1. En tydelig kobling mellem, hvilke kategorier af personoplysninger, der behandles om de enkelte kategorier af registrerede
2. Hvis der videregives personoplysninger i forbindelse med en behandlingsaktivitet, skal det også oplyses, hvilke kategorier af personoplysninger, der videregives til den pågældende modtager og det fremgå, hvilke kategorier af registrerede, de pågældende oplysninger vedrører.
3. Samme princip som nævnt under pkt. 2 gælder også for overførsler til tredjelande. Det skal fremgå klart, hvilke kategorier af personoplysninger om hvilke kategorier af registrerede, der overføres til tredjelande.

Datatilsynet giver et eksempel på, hvordan en opdateret fortegnelse kan se ud i ”Bilag 5” til den opdaterede Vejledning om fortegnelse.

Bird & Birds kommentar

Den opdaterede vejledning til fortegnelsen viser vigtigheden i at få kortlagt sine behandlingsaktiviteter og vil utvivlsomt medføre mere arbejde med ikke kun at opdatere fortegnelsen, men også løbende at holde den ajour.

Ikke desto mindre vil en mere detaljeret fortegnelse give et bedre overblik over virksomhedens enkelte behandlingsaktiviteter, og den vil derfor i højere grad tjene som internt overbliksdokument end de tidligere, mere generiske fortegnelser.

Bird & Bird anbefaler alle dataansvarlige at genbesøge sin fortegnelse, og om nødvendigt også sin kortlægning af behandlingsaktiviteter og på den måde sikre den nødvendige ajourføring.