Data Protection Officer: Sådan kommer du godt i gang

En lang række organisationer og medarbejdere er i øjeblikket i fuld gang med at forberede sig til den nye persondataforordning og ikke mindst til den nye rolle som Data Protection Officer. Men hvordan forbereder du dig bedst muligt til den nye rolle? Vi giver her 5 gode råd.

Efter fire års forhandlinger vedtog EU’s institutioner i april 2016 de nye regler for behandling af persondata. Med den nye forordning vil både private virksomheder og offentlige myndigheder blive pålagt strenge dokumentationskrav, og bødeniveauet vil stige markant. Derudover vil en lang række organisationer blive underlagt et lovkrav om udpegning eller ansættelse af en Data Protection Officer (DPO). Mange organisationer har samtidig valgt frivilligt at udpege en DPO med henblik på at sikre compliance med reglerne.

DPO’ens rolle bliver overordnet at sikre, at regler og procedure i forhold til behandling af personoplysninger overholdes i det daglige. Vi har her samlet fem gode råd til, hvordan man kan komme godt i gang med den nye rolle som DPO. De fem gode råd bygger blandt andet på erfaringer fra vores nye DPO-uddannelse, herunder fra erfarne DPO’er.


1. Identificér relevante stakeholders

Det er vigtigt at få identificeret relevante stakeholders i organisationen, der har viden om og erfaring med behandlingen af personoplysninger, der pågår i organisationen; både i relation til kortlægningsfasen og den efterfølgende implementering. En fuldstændig beskyttelse af personoplysninger sker bedst igennem tværfaglige konstellationer.


2. Kortlæg behandlingen af personoplysninger

Lav i samarbejde med stakeholders/interessenter en kortlægning af organisationens nuværende behandling af personoplysninger; herunder hvilke oplysninger, der behandles, hvorfra oplysningerne indsamles, og hvem de videregives til. Endvidere bør det klarlægges, på hvilket grundlag oplysningerne overlades til databehandlere, og om der er indgået lovpligtige databehandleraftaler mv.


3. Foretag en risikovurdering

Vurdér de kortlagte behandlinger af personoplysninger, så organisationens persondataretlige risikobillede bliver kendt, og konkrete indsatsområder kan identificeres og prioriteres.


4. Udarbejd en handlingsplan

Udarbejd på baggrund af kortlægningen af organisationens behandling af personoplysninger og den udarbejdede risikovurdering – en handlingsplan, der blandt andet specificerer strategien for risikoreduktion og foranstaltninger til sikring af compliance.


5. Foretag regelmæssig opfølgning

Det handler ikke om at give et øjebliksbillede af compliance, men om at sikre kontinuerlig overholdelse af de iværksatte foranstaltninger fremadrettet, hvilket forudsætter regelmæssig kontrol, opfølgning og opdatering på processer, politikker, nye systemer mv.

Det er stadig muligt at tilmelde sig vores DPO-uddannelse. Med vores nye DPO-uddannelse klæder vi dig på til rollen som Data Protection Officer eller databeskyttelsesansvarlig og forbereder dig på, hvordan du bedst muligt håndterer persondataret i praksis.

 

---