Del 6: Nye e-formularer til EU-udbud

Baggrund

Kommissionen indførte et nyt format for standardformularer til bekendtgørelser, der anvendes i forbindelse med EU-udbud, ved gennemførelsesforordning (EU) 2019/1780. Det nye format, som omfatter 40 bekendtgørelser, trådte formelt i kraft 14. november 2022 og er blevet obligatorisk at anvende fra 25. oktober 2023, hvor muligheden for at anvende de hidtidige formularer blev ophævet.

Formålet med de nye e-formularer er bl.a. at reducere papirarbejdet, fremskynde udbudsprocessen og gøre det lettere for virksomheder at deltage i udbud, ligesom de indholdsmæssige ændringer af formularerne skal bidrage til at minimere fejl.

Ændringernes betydning

Lad os gøre det helt klart fra starten; de nye e-formularer indfører ikke nye indholdsmæssige krav til, hvilke oplysninger der skal indgå, fx i en udbudsbekendtgørelse eller i en bekendtgørelse om indgået kontrakt. Der er alene tale om layoutmæssige ændringer, der har til hensigt at lette en korrekt udfyldelse og offentliggørelse af de respektive bekendtgørelser.

Ændringerne i den nye standardformular til udbudsbekendtgørelser omfatter bl.a. opdaterede felter, herunder obligatoriske og valgfrie felter, som ordregiveren skal udfylde, fx et nyt specifikt felt, der giver mulighed for at angive en rammeaftales maksimale værdi.

Ændringerne i formatet for de nye standardformularer påvirker ordregivere, som benytter EU’s eNotices-funktion, idet de fremover vil skulle udfylde standardformularerne i eNotices2, for at sikre sig, at de nye standarder bliver overholdt. Ordregivere, der anvender elektroniske udbudsplatforme som fx Ethics, vil fortsat kunne benytte platformen, idet de nye standardformularer implementeres direkte i disse udbudsplatforme.

Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen har udgivet en vejledning og et opslagsværk til hjælp ved udfyldelse af de indførte e-formularer, som giver et indblik i og hjælp til det nye format, herunder hjælp til forståelsen af indholdsmæssige felter i de nye e-formularer.

Vejledningen fra KFST kan læses her.

Bech-Bruuns kommentar

De første erfaringer med udfyldelse og offentliggørelse af bekendtgørelser baseret på de nye e-formularer er, at udfyldelsen er gjort intuitiv og med en større grad af brugervenlighed, idet de dynamiske felter og muligheden for at validere undervejs bidrager til korrekt udfyldelse. Herudover opleves det, at offentliggørelsen i Supplement til EU-Tidende gennemføres hurtigt og effektivt, idet bekendtgørelserne oftest offentliggøres allerede den efterfølgende hverdag. Erfaringerne viser dog også, at det er nødvendigt – i hvert fald i en tilvænningsperiode – at sætte ekstra tid af til at udfylde bekendtgørelserne, da de nye e-formularer er bygget op og fungerer på en anderledes måde end de hidtidige standardformularer.

Ved udfyldelse via EU’s eNotices skal ordregiver bl.a. være opmærksom på, at de særlige danske krav, der følger med implementeringen af den danske udbudslov, ikke er anført som obligatoriske felter i e-formularen, og en ordregiver kan derfor ikke nødvendigvis rette sig efter eNotices’ valideringsfunktion.

Ved udfyldelse via en udbudsplatform skal ordregiver bl.a. være opmærksom på, at formularen ikke er implementeret i overensstemmelse med rækkefølgen i eNotices, at der er indført flere obligatoriske felter (på grund af særlige danske krav), og at navngivningen af visse af felterne kan være misvisende på grund af uhensigtsmæssige oversættelser.